De l'aide sociale à la GED transverse la CTM de Martinique transforme le quotidien de ses 4 500 agents

La CTM regroupe les compétences du département et de la région : 4 500 agents, 350 sites, 360 000 habitants à servir. Développement économique, santé, solidarité, éducation — chaque mission génère des documents. Beaucoup de documents.
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Depuis 2020, la CTM déploie progressivement la Suite Efalia. Pas de big bang : une approche pilote puis généralisation, de l'action sociale à la RH. Résultat : une GED devenue "indispensable au quotidien" pour ses agents.

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Défi‍

Côté action sociale :

• Difficulté à traiter efficacement les nombreux dossiers de demandes d'aides sociales
• Manque de transversalité entre les différents services (MMPH, direction de l'autonomie)
• Redondance des documents demandés aux bénéficiaires pour différentes procédures
• Longs délais de traitement des dossiers et de recherche d'informations
• Problèmes de stockage physique des dossiers et risques liés à la conservation papier
• Manque de transparence dans le suivi des dossiers pour les agents et les bénéficiaires

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Côté RH :

• Dossiers agents dispersés sur 350 sites sans référentiel commun
• Chaque service gérait ses documents à sa manière : papier, disques locaux, serveurs de proximité
• Impossible de savoir où se trouvent les pièces administratives
• Agents sans accès réseau : assistants familiaux, agents des EPLE, agents de terrain
• Gestionnaires RH submergés par les demandes de documents et les recherches chronophages
• Bulletins de paie uniquement disponibles en format papier pour la majorité des agents

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Cyberattaque survenue en plein déploiement RH :

• La crise force la prise de conscience : il faut structurer, sécuriser, centraliser
• Urgence de penser continuité de service, pas juste organisation documentaire

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Les spécificités ultra-marines

• Décalage horaire avec la métropole
• Zones blanches en dehors des centres urbains et connectivité variable selon les sites
• Culture terrain forte : les agents martiniquais veulent être accompagnés dans la durée,

Solution

Pour répondre à ces défis, la Collectivité Territoriale de Martinique a choisi de déployer la GED Efalia Doc (Multigest) et le Portail Efalia Portal.
La CTM n'a pas voulu tout faire d'un coup. Elle a commencé par un pilote en 2020. Un domaine. Un cas d'usage. Une équipe.

Action sociale : MMPH et Direction de l'autonomie

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Efalia Doc déployé pour :

• Gestion électronique des dossiers adaptée à l'administration
• Intégration complète avec SOLIS et Arche
• Numérisation et classement automatique
• Recherche rapide des documents
• Vision transverse entre services (MMPH / Direction autonomie)
• Formation complète des agents

Résultat : GED devenue indispensable pour la constitution et l'instruction des dossiers.
Vision transversale qui casse les silos. Bénéficiaires ne fournissent plus plusieurs fois les mêmes documents.

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Ressources humaines

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Efalia Doc :
‍Centralisation du DIA conforme décret 2012.
Plan de classement structuré.
Gestion du cycle de vie documentaire (DUC/DUA).
Dossier centralisé, accessible depuis n'importe quel site.
Fin des versions multiples.
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Coffre-fort Digiposte :
Coffre-fort numérique personnel.
Bulletins de paie via connecteur Digipost (La Poste).
Espace sécurisé pour documents sensibles.A
Accès 24/7 à ses documents perso.
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Efalia Portal :
‍Portail agent unifié.
Accès aux documents, démarches en ligne, signature, coffre personnel.
Une seule interface. Simple.
Accessible

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Proximité locale depuis la Guadeloupe

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• Décalage horaire maîtrisé
• Déplacements terrain possibles rapidement
• Lien direct avec les équipes métropole
• Connaissance des spécificités ultramarines (zones blanches, agents délocalisés, culture terrain)
• Pas de support distant et froid. Un vrai relai de proximité.

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Résultats et ROI

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Action sociale

• Dossiers numérisés et classés automatiquement — recherche instantanée
• Silos cassés entre MMPH et direction de l'autonomie
• Zéro document redemandé : un usager fournit ses pièces une fois pour tous les services
• Traçabilité complète de l'avancement des dossiers

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RH

• 4 300 agents avec coffre numérique actif — 51% personnalisés dès les 2 premiers mois
• Agents terrain inclus : assistants familiaux, personnels EPLE, agents techniques
• Données cloisonnées, conformes — continuité garantie après la cyberattaque
• DIA conforme Décret 2012 : cycle de vie géré, accès immédiat aux dossiers, fin des recherches chronophages

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Transversal

• Disponibilité 24/7 depuis tous les points de service
• Espaces de stockage physique libérés
• Signature et démarches en ligne, sans déplacement

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