Workflow : définition, mise en œuvre et avantages

Le workflow, pourquoi ?

Avez-vous déjà eu l’impression de perdre du temps à effectuer des tâches répétitives et chronophages dans votre entreprise ? Et si je vous disais qu’il existe une solution pour améliorer votre performance. C’est notamment grâce à l’automatisation des processus métier au travers un logiciel de BPM d’orchestration des flux de travail.

L’optimisation des processus est un enjeu stratégique majeur pour les entreprises de toutes tailles. Les gains de productivité et les économies de coûts qui en découlent peuvent faire la différence dans un environnement économique de plus en plus concurrentiel.

C’est dans ce contexte qu’intervient la notion de workflow, un outil de gestion de processus qui permet d’automatiser certaines tâches répétitives et de fluidifier la circulation de l’information entre les différents départements de l’entreprise. Plus généralement, un workflow est un processus (ou une série de processus) qui permet de gérer et d’optimiser les tâches et les activités liées à un projet, un produit ou un service.

Alors, comment mettre en place un tel système, quels sont les avantages pour votre entreprise ? Dans cet article, nous allons explorer les avantages de l’automatisation des processus métier et vous donner des conseils pratiques pour commencer à les automatiser dans votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Le workflow, ou flux de travail, est un concept qui est de plus en plus traduit par le terme BPM pour Business Process Management.

Il s’agit d’un ensemble de tâches, de règles et de procédures qui permettent d’organiser et de gérer les flux de travail au sein d’une organisation.

Par conséquent un workflow implique la coordination d’une série d’actions impliquant un ou plusieurs participants, qu’ils soient internes ou externes à l’entreprise, ainsi que l’utilisation parfois d’automatismes tels que le calcul, la mise à jour d’informations ou les tâches automatisées. Le workflow est généralement représenté et modélisé graphiquement à l’aide d’un logiciel de modélisation de processus métier.

La modélisation des processus permet de définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe, ainsi que les délais pour accomplir chaque tâche. Le but est de minimiser les erreurs, de réduire les temps d’attente et d’augmenter la qualité du travail.

La modélisation permet de faciliter la création, la lecture et le partage du processus avec les équipes métier. Cela permet de visualiser les différentes étapes du circuit, les tâches associées, les rôles et les responsabilités de chaque intervenant, ainsi que les règles de validation et de circulation des informations.

Le fonctionnement d’un moteur de workflow est basé sur une logique de flux de travail. Chaque étape du processus est définie en amont, avec des règles de validation, des rôles et responsabilités clairement définis. Les intervenants du processus sont informés de leurs tâches et de leurs délais grâce à des notifications automatiques. Les données sont centralisées et partagées en temps réel, ce qui permet d’optimiser la collaboration entre les équipes et de réduire les risques d’erreurs.

Ainsi, l’automatisation des processus vise à améliorer la productivité et la qualité du travail en automatisant les tâches répétitives, en suivant les activités en temps réel à l’aide de tableaux de bord et à fournir à chacun des acteurs impliqués dans la réalisation du process, sa liste de tâches (todo list).

Les différents types de workflows

Chaque type de workflow a sa propre utilisation et son propre objectif.  Nous pouvons distinguer :

Workflow linéaire

Il est également appelé séquentiel. C’est la méthode la plus simple et la plus courante pour traiter des flux. Il consiste en une série d’étapes qui doivent être effectuées dans un ordre précis pour atteindre un objectif donné. Chaque étape ne peut être effectuée que si l’étape précédente est terminée.

Cette méthode est très utile pour les processus simples et peu complexes, mais elle peut rapidement devenir inefficace pour les processus plus complexes.

Workflow parallèle

C’est une méthode dans laquelle plusieurs étapes peuvent être effectuées en même temps. Cette méthode est très utile pour les processus qui nécessitent une collaboration entre plusieurs personnes ou départements comme par exemple le lancement d’un nouveau produit. Les départements de marketing, de production et de ventes peuvent travailler en parallèle pour accélérer le processus.

Workflow conditionnel

Pour ce modèle, les étapes suivantes dépendent du résultat de l’étape précédente. Cette configuration est très utile pour les processus qui ont plusieurs résultats possibles comme les demandes de remboursement de ses clients par exemple. Si la demande est validée, elle sera traitée normalement, sinon elle sera transférée à un service spécifique pour enquête.

Workflow ad hoc

Le workflow n’a pas de structure définie. Elle est souvent utilisée pour des processus ponctuels qui ne sont pas répétitifs. Ainsi, chaque étape est décidée au fur et à mesure de l’avancement du processus. On retrouve souvent ce type de processus dans un système de Case Management.

Workflow séquentiel avec boucle de rétroaction

Ce principe permet de réviser les étapes précédentes si nécessaire. Cette méthode est très utile pour les processus qui peuvent être influencés par des facteurs externes. Par exemple, une entreprise peut utiliser un workflow séquentiel avec boucle de rétroaction pour développer un nouveau produit. Si un test montre que le produit n’est pas assez performant, l’étape de développement sera révisée.

Quelques exemples de processus

Les workflows peuvent être utilisés dans de nombreux domaines, tels que la finance, la qualité, la logistique, les ressources humaines, etc. Voici quelques exemples :

1. Validation de demande d’achat : ce workflow permet de gérer les demandes d’achat hors production, depuis la demande initiale jusqu’à l’approbation finale et l’édition de la commande par exemple
2. Traitement des factures : ce processus permet de gérer le traitement des factures depuis leur réception jusqu’au paiement final.
3. Workflow RH, pour gérer les processus RH comme l’onboarding des nouveaux collaborateurs, les tickets RH, les demandes de recrutement, les demandes de formation
4. Workflow qualité, pour gérer les processus qualité comme les non conformités, les plans d’actions, les audits
5. Workflow documentaire, pour gérer le cycle de vie de document présent dans la GED
6. La gestion de projet : ce workflow permet de gérer toutes les étapes d’un projet, depuis la planification jusqu’à la réalisation et la livraison.

Comment mettre en place un workflow pour optimiser vos processus métiers

La mise en place d’un système de workflow est une étape clé pour optimiser vos processus métiers et atteindre vos objectifs de manière plus rapide et plus efficace. Alors, comment procéder ?

1. Définir les processus à automatiser : La première étape pour mettre en place un workflow consiste à identifier les processus à automatiser par rapport notamment à ceux dèjà couverts par votre système d’information. Cela implique de comprendre les objectifs métiers de chaque processus et de déterminer les étapes clés qui doivent être automatisées. Il est important de définir clairement les objectifs à atteindre pour chaque processus comme par exemple la réduction des temps de traitement, la réduction des risques. Afin de mesurer les bénéfices futurs, pensez aussi à mesurer leur performance actuelle.
2. Modéliser le processus : La modélisation des processus est une étape cruciale pour assurer l’efficacité du résultat. Elle implique de créer une représentation visuelle des différentes étapes du processus, des tâches associées, des rôles et des responsabilités de chaque intervenant et des règles de validation et de circulation des informations. Cette étape permet de visualiser le diagramme de processus dans son ensemble et de déterminer les étapes critiques à optimiser. Il est important lors de cette phase d’impliquer les services métier impactés par le processus. Il est donc important d’utiliser une méthode de modélisation qui soit compréhensible par l’ensemble des acteurs du projet. Pour cela vous pouvez utiliser la méthode OSSAD.
3. Automatiser le processus : L’automatisation à l’aide d’une plateforme de Business Process Management est essentielle. Cette étape consiste à orchestrer le processus pour automatiser les tâches répétitives, réduire les erreurs et les retards, transférer les tâches aux bonnes personnes. L’automatisation des flux de travaux (workflow automation) permet également d’optimiser la charge de travail en répartissant les tâches de manière équitable entre les différents intervenants.
4. Intégrer le workflow aux outils existants : Une fois que le processus est automatisé, il est important de l’intégrer aux outils existants de l’entreprise, tels que le CRM, l’ERP ou les outils de gestion de projet. Cette intégration permet de garantir une synchronisation des informations et des données entre les différents outils et ainsi éviter des erreurs de saisie par exemple.
5. Suivre et améliorer les processus : Le suivi et l’amélioration continue du workflow sont essentiels pour assurer son efficacité à long terme. Il est important de mesurer la performance du processus en utilisant des indicateurs clés de performance tels que le temps de traitement, le taux de conformité et le taux d’erreur. Ces indicateurs permettent d’identifier les points à améliorer pour optimiser en continu les flux de travaux.

Les avantages du workflow : comment optimiser la gestion de vos processus métiers ?

L’utilisation d’un logiciel de workflow apporte de nombreux avantages à votre entreprise et impacte donc positivement la gestion de votre organisation :

• Amélioration de la qualité et de la fiabilité des processus métiers en réduisant les erreurs et les retards.
• Augmentation de la productivité en automatisant les tâches répétitives et en optimisant la charge de travail.
• Accélération de la prise de décision en facilitant la circulation des informations et en réduisant les délais de validation.
• Amélioration de la collaboration en favorisant la communication entre les différents intervenants et en clarifiant les responsabilités de chacun.
• Réduction des coûts en optimisant les ressources et en évitant les gaspillages.
• Amélioration de la satisfaction des clients en réduisant les délais de traitement et en offrant une meilleure qualité de service.

Conclusion

Un système de workflow est un outil puissant qui peut aider les entreprises à améliorer leur efficacité dans la gestion des tâches, leur productivité et leur qualité de travail. Il permet une gestion optimale des processus et des tâches, en offrant une vue d’ensemble complète et en facilitant la communication entre les différents collaborateurs. La mise en place d’un workflow peut sembler complexe au premier abord, mais avec les bons outils et les bonnes ressources, il est possible de créer simplement et rapidement un workflow personnalisé et adapté à chaque entreprise.

Chez EFALIA, nous sommes des experts en matière de gestion des processus et nous pouvons vous accompagner tout au long de votre projet. Nous comprenons l’importance de la gestion efficace de vos processus et nous sommes là pour vous aider à atteindre vos objectifs. N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins en matière de BPM et découvrir comment nous pouvons vous aider à optimiser vos processus.