Solution de dématérialisation modulaire

Tout d’abord nous avons déployé cette solution GED pour améliorer  le processus  de facturation, en automatisant le rapprochement des documents de transports à nos factures lors des éditions. D’autre part , nous avons  diminué  l’archivage papier ainsi que  les temps de recherche à ces documents dans nos  différents services. Pour arriver à ce résultat, il a fallu  interfacer la solution d’ECM d’Efalia à notre outil métier TMS (R2000X de chez OMP informatique).

Vous savez ce que c’est, les documents d’entreprise s’accumulent, le papier déborde du bureau. La recherche d’un simple document devient infernale. Je lance un SOS !
Les équipes commerciale et technique d’Efalia nous ont beaucoup rassurés sur l’organisation grâce à un accompagnement depuis la rédaction du cahier des charges, en passant par l’audit jusqu’à la mise en production et l’aide au démarrage.
Quant au budget, il nous a paru très raisonnable par rapport aux gains de temps et à la sérénité qu’apporte cette solution à l’entreprise.

Les principaux enjeux du déploiement de cette solution étaient la centralisation du stockage des informations, et bien entendu leur circulation entre services.
Forts des expériences acquises à France 5 et France 3, l’extension à toutes les chaines du groupe a naturellement été proposée.
Les dossiers de production contiennent une vingtaine de nature de documents, dont le contrat. Plusieurs services participent à la dématérialisation des documents, selon leur nature.
Efalia Doc permet un partage des documents tout en ayant une seule version sauvegardée à un endroit unique : optimisation du stockage, de la consultation et du partage d’information entre les services.

J’ai un retour très positif sur la mise en œuvre du projet. Nous avions une équipe d’experts et une équipe de formateurs qui étaient très professionnels et qui nous ont beaucoup aidés. À cet égard, le bilan est vraiment très positif.