Repenser les workflows : Déconstruire les idées reçues et redécouvrir l’efficacité opérationnelle

Avant de plonger dans la démystification des idées reçues sur les workflows, rappelons brièvement ce que c’est. Un workflow ou flux de travail est une séquence structurée d’étapes qui définissent comment une tâche ou un processus est effectué. Il peut s’agir d’une série d’activités, d’étapes de validation, de décisions et de collaborations, orchestrées à l’aide d’un logiciel de BPM, de manière à optimiser l’efficacité et la cohérence des opérations.

Idée reçue N°1 : Les Workflows sont rigides et inflexibles

La conception traditionnelle de workflows rigides a été révolutionnée par l’avènement de plateformes de BPM modernes. Les workflows actuels intègrent des options de flexibilité qui permettent aux entreprises de s’adapter rapidement aux changements. Les approches agiles et la gestion dynamique des processus permettent de réassigner des tâches, de créer des chemins alternatifs et de faire face aux imprévus sans retard ni confusion.

Par exemple, une entreprise industrielle utilise des workflows pour gérer les non-conformités dans le processus de production. Plutôt que de suivre un processus rigide pour chaque non-conformité, ils ont mis en place des workflows flexibles qui permettent de sélectionner les étapes appropriées en fonction de la gravité et de la nature de la non-conformité. Cela leur permet de traiter rapidement et efficacement les problèmes de qualité. Autre exemple, une entreprise dans la grande distribution, utilise une plateforme de BPM pour gérer l’ensemble des tickets RH, afin de traiter un processus de bout en bout entre les collaborateurs présents dans chaque magasin et la DRH au niveau du siège social.

Idée reçue N°2: Les Workflows sont uniquement pour les grandes entreprises

Les bénéfices des workflows automatisés ne sont pas l’apanage des grandes entreprises. Les solutions technologiques modernes sont conçues pour s’adapter aux besoins de diverses entreprises, quelle que soit leur taille. Des outils conviviaux et abordables sont disponibles pour aider les petites entreprises à automatiser et optimiser leurs processus, améliorant ainsi leur efficacité opérationnelle.

Une petite entreprise de distribution adopte des workflows pour gérer la validation des factures fournisseurs. Au lieu de compter sur des approbations manuelles qui peuvent entraîner des retards, l’entreprise met en place des workflows automatisés qui routent les factures aux responsables appropriés pour approbation. Cela permet une validation rapide et précise, réduisant les retards de paiement et améliorant les relations avec les fournisseurs, démontrant ainsi que les workflows sont pertinents pour la validation des factures fournisseurs.

Idée reçue N°3: Les workflows automatisés suppriment l’humain

L’automatisation des workflows ne remplace pas les employés, mais libère plutôt leur potentiel. En déchargeant les tâches manuelles et répétitives, les collaborateurs sont libres de se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée. Cela stimule l’innovation, la créativité et l’engagement des employés, tout en favorisant des interactions plus significatives et des prises de décision éclairées.

Par exemple, une entreprise de services financiers automatise le processus de traitement des demandes de prêt à l’aide de workflows. Cela permet aux agents de prêts de se concentrer sur des tâches plus complexes, comme l’analyse des dossiers et les interactions avec les clients, montrant ainsi que les workflows libèrent le potentiel humain.

Idée reçue N°4: Les Workflows sont complexes à mettre en place

Les idées reçues sur la complexité des workflows sont obsolètes. Les outils de conception de workflows modernes offrent des interfaces conviviales qui permettent de modéliser et créer des processus sans nécessiter des compétences de codage avancées grâce à une approche low code. De plus, de nombreuses plateforme de BPM proposent des modèles préconçus pour accélérer la mise en place des workflows, rendant le processus plus simple et plus accessible.

Par exemple, une société en croissance adopte une plateforme de gestion de workflows conviviale pour automatiser ses processus internes. Grâce à des modèles préconçus, l’équipe configure rapidement des workflows pour gérer les RH, les finances et les projets, remettant en question l’idée de complexité.

Idée reçue N°5: Les Workflows sont statiques et ne favorisent pas l’innovation

Les workflows sont en réalité des catalyseurs d’innovation. En fournissant une structure claire et une coordination efficace, ils encouragent la collaboration et la communication entre les équipes. Cette synergie entre les individus favorise l’échange d’idées et la recherche de nouvelles approches, alimentant ainsi l’innovation au sein de l’organisation.

Par exemple, une entreprise de service clientèle utilise des workflows dynamiques pour gérer les requêtes clients. En fonction des besoins spécifiques de chaque client, les étapes et les intervenants sont ajustés automatiquement, montrant ainsi la flexibilité des workflows modernes.

Idée reçue N°6: Les Workflows ne conviennent pas aux industries créatives

Les workflows ne se limitent pas aux industries traditionnelles. Les industries créatives peuvent également bénéficier de la structure et de la traçabilité qu’offrent les workflows. Ils facilitent la gestion des cycles de révision, la coordination des collaborations artistiques et l’assurance d’une gestion transparente des projets.

Par exemple, une agence de design intègre des workflows pour gérer la création de concepts pour des clients. En définissant les étapes de conception, de validation et de révision, ils libèrent du temps pour explorer de nouvelles idées, démontrant que les workflows peuvent soutenir la créativité.

Idée reçue N°7: Les Workflows sont coûteux et demandent des investissements importants

Les workflows ne sont plus réservés aux budgets élevés. Les solutions cloud, les offres d’abonnement et les plateformes accessibles ont rendu l’automatisation des processus plus abordable. Les gains d’efficacité, de productivité et d’innovation qu’ils apportent surpassent souvent les investissements nécessaires.

Par exemple, une organisation à but non lucratif utilise des outils de gestion de workflows en ligne pour gérer les campagnes de collecte de fonds. Les coûts minimes associés à ces outils sont largement compensés par l’efficacité accrue dans la collecte et la gestion des dons.

Conclusion

En démystifiant ces idées reçues et en ouvrant de nouvelles perspectives sur les workflows, nous dévoilons une opportunité exceptionnelle. Ils se transforment en des outils adaptables, humains et propices à l’innovation, ouvrant la voie à une efficacité opérationnelle réinventée. Ne laissez pas ces idées reçues freiner votre entreprise. Il est temps de repenser votre approche et de découvrir comment les workflows peuvent catalyser la croissance de votre entreprise.

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