Qu’est ce que la GED Sociale

La GED dans le domaine du social, une accélération des besoins

Confinement, télétravail, la GED pour l’Aide Sociale devient essentielle

La GED sociale, définition

La Gestion Électronique des Documents (GED) est un outil crucial pour les organisations travaillant dans le domaine social. La GED est un système permettant de gérer efficacement les documents dématérialisés, tout au long de leur cycle de vie.
Elle est de plus en plus employée dans l’action sociale. Cela augmente l’efficacité et la qualité des services offerts aux citoyens.
Les professionnels de l’action sociale sont confrontés à des enjeux et des défis tels que la gestion des dossiers, la coordination entre les différents acteurs, la sécurité et la confidentialité des informations, ainsi que les besoins croissants en matière de transparence et d’efficacité. La GED dédiée à l’Aide sociale peut être définie comme GED sociale.

GED sociale premier pas dans la dématérialisation du service public ?

La dématérialisation du service public est un sujet d’actualité, en particulier depuis le confinement. Depuis octobre 2017, une démarche globale d’amélioration de la qualité du service numérique a été mise en place dans le cadre du lancement du plan Action publique 2022. La période de confinement de 2019 a souligné l’importance pour les services publics et notamment pour les professionnels de l’Aide sociale, d’avoir un accès complet aux données et aux dossiers des utilisateurs, à tout moment et partout, afin d’assurer une continuité dans le traitement des demandes et dans le service.

Traiter des documents papier est-ce encore viable ?

Les documents sensibles à traiter pour les demandes d’aides sociales

Les services de l’action sociale doivent faire face à de nombreux défis dans l’administration et le traitement des demandes et des dossiers. Ils gèrent de nombreux documents sensibles pour traiter les demandes et aider au mieux les citoyens. Le domaine de l’aide sociale utilise divers types de documents, tels que les dossiers de demande d’aide sociale, les certificats médicaux, les attestations de revenus, les bulletins de salaire, les fiches de paie et les factures…

Assurer une bonne prise en charge des demandes pour améliorer le service aux usagers

Les enjeux auxquels sont confrontés les agents de l’Action sociale

Les services sont confrontés à de nombreux enjeux : la gestion des dossiers, la collecte de l’information depuis différents canaux, la coordination entre les différents services et interlocuteurs, la sécurité et la confidentialité des informations, le suivi et la traçabilité ; ainsi que les besoins croissants en matière de transparence et d’efficacité.

La GED sociale pour répondre aux défis

La GED sociale offre de nombreux avantages.
Elle permet la centralisation des données et facilite la collaboration entre les acteurs de l’action sociale.
De plus, elle améliore l’efficacité et la qualité des interventions et optimise les coûts. Elle permet de :
– Gérer les dossiers plus efficacement.
– Un accès rapide et facile aux informations.
– Faciliter la coordination entre les acteurs.
– Garantir sécurité et confidentialité des données des citoyens.

Les avantages de la GED sociale

La GED sociale offre des avantages considérables en termes de simplification des processus administratifs, d’optimisation de la gestion des documents et d’amélioration de la qualité des services offerts aux citoyens.

Réduire le papier, stocker en GED sociale

Moins de papier

Un avantage de la GED sociale est la réduction de l’utilisation de papier. En effet, la GED permet de stocker tous les documents électroniquement, ce qui élimine la nécessité d’imprimer et de stocker des copies papier. Cela permet non seulement de réduire les coûts liés à l’impression et au stockage, mais aussi de réduire l’impact environnemental.

L’archivage simplifié et le droit à l’oubli

La GED sociale permet également une gestion plus efficace de l’archivage des documents. En effet, la GED permet de stocker les documents électroniquement et de les classer selon différents critères, ce qui facilite leur recherche et leur récupération. De plus, la GED permet également de garantir le droit à l’oubli en supprimant les données personnelles des individus lorsque cela est nécessaire.

Rendre le travail des agents plus simple

Tout le processus de la création de l’individu à l’archivage de son dossier et prenant en compte le besoin de créer diffuser, signer des documents, suivre des courriers peut être géré facilement grâce à la digitalisation.

Améliorer la relation avec le citoyen

Amélioration de la qualité des services offerts aux citoyens

La GED sociale permet d’améliorer la qualité des services offerts aux citoyens en facilitant l’accès à l’information et en réduisant les délais de traitement. Les citoyens peuvent accéder à l’information en ligne, ce qui réduit le temps nécessaire pour obtenir une réponse. De plus, la GED sociale permet de réduire les erreurs et les omissions en automatisant certains processus, ce qui améliore la fiabilité et la qualité des services offerts.

Proposer des téléservices et améliorer la relation avec le citoyen

Enfin, la GED sociale se connecte en toute transparence au portail  de l’administration et aux  téléservices et permet d’améliorer la relation avec le citoyen. En effet, couplée aux outils comme le portail de téléservices les documents sont automatiquement traités, classés archivés, et les citoyens peuvent accéder à leurs documents électroniquement et effectuer des démarches en ligne. Cela permet de réduire les délais de traitement et d’améliorer la satisfaction des citoyens.

La GED sociale apporte de nombreux avantages pour répondre aux défis actuels des administrations publiques. En simplifiant les processus administratifs, en optimisant la gestion des documents et en améliorant la qualité des services offerts aux citoyens, la GED sociale peut aider à moderniser et à améliorer l’efficacité des professionnels de l’aide sociale.