Que veut dire GED ? Définition, fonctionnalités

GED définition

La GED est une méthode de gestion de l’information. Elle permet de numériser, stocker et gérer des documents électroniquement.

Elle offre également la possibilité de retrouver facilement ces documents.

Cela permet d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts de stockage, de sécuriser les documents et d’optimiser les processus métier.

C’est une solution informatique qui permet de numériser, classer et stocker des documents électroniques de toutes sortes, qu’il s’agisse de documents scannés, de fichiers PDF, de fichiers Word, de feuilles de calcul Excel, de présentations PowerPoint, de courriels ou de fichiers multimédias. Ces documents peuvent être stockés dans des systèmes de stockage en réseau, des bases de données ou des solutions cloud.

La gestion des documents dans un système de GED est rendue possible grâce aux métadonnées. Ces métadonnées sont des informations supplémentaires qui décrivent le document. Elles comprennent des éléments tels que le nom du fichier, la date de création, l’auteur, les mots-clés et les numéros de référence. Les métadonnées facilitent la recherche de documents. Ainsi, à l’aide de ces métadonnées, on peut effectuer une recherche par mot-clé, une recherche avancée. Ce type de recherche vient en complément d’une recherche plein texte (full text) sur l’ensemble du document.

La liste des avantages GED pour les entreprises est longue, notamment pour celles qui souhaitent améliorer leur efficacité, leur productivité et leur rentabilité. Elle permet de réduire les coûts de stockage et de gestion des documents, d’améliorer la productivité, d’offrir une sécurité accrue pour les documents sensibles, de faciliter la collaboration et d’améliorer la satisfaction des clients. Si vous cherchez à améliorer la gestion de vos documents, la GED est certainement une solution à envisager.

GED fonctionnalités

La gestion électronique de documents est un système riche qui offre de nombreuses fonctionnalités utiles pour gérer les documents numériques d’une entreprise. Voici un aperçu des principales fonctionnalités offertes par les solutions de GED :

Conclusion

En somme, les fonctionnalités offertes par les solutions de GED sont nombreuses et variées. Les solutions de gestion de documents numériques améliorent la collaboration entre les équipes.

Elles permettent également de réduire les coûts de stockage et de gestion. Elles offrent une gestion efficace des documents numériques d’une entreprise.

Il est capital de respecter les étapes de mise en place d’une GED pour en tirer le meilleur parti.