Pourquoi mettre en place une GED immobilier

Pourquoi une gestion électronique des documents immobiliers ?

Qu’est ce qu’une GED Immobilier

La GED, ou Gestion Electronique des Documents, est un procédé permettant la gestion électronique des différents documents d’une entreprise. Un logiciel de GED est un outil informatique qui permet de gérer, classer, stocker et retrouver efficacement tous les documents de l’entreprise.

Gérer des documents papiers quand on est un professionnel de l’immobilier

En tant que professionnel de l’immobilier vous devez quotidiennement gérer, conserver de nombreux documents,  les contrats, les accords, les plans d’architecte, les devis, les factures, les pièces justificatives, les courriers, les états des lieux et autres documents importants.

Vous êtes alors confronté aux problématiques de stockage des documents, d’organisation, de suivi et de mise à jour, de confidentialité, d’accès, de partage de l’information…

Dans ce contexte, la Gestion Électronique de Documents Immobiliers (GED) devient un outil indispensable.

La GED immobilier pour optimiser la gestion documentaire

Grâce à la numérisation des documents immobiliers, les dossiers peuvent être stockés dans un système centralisé accessible à tout moment, depuis n’importe quel endroit. Cela vous permet de travailler plus efficacement, d’accéder rapidement aux informations dont vous avez besoin et de répondre aux demandes de vos clients plus rapidement.
Que vous soyez dans la gestion locative, la promotion immobilière, la transaction immobilière, la gestion de construction, la gestion de l’habitat social, la GED Immobilier est adaptée à votre métier et à votre usage.

Informations et données centralisées, recherche simplifiée

Tous les documents d’un projet sont centralisés au même endroit. Vous retrouvez tous les documents (mandat, contrats, baux, photos, pièces jointes, DPE …) relatifs à votre projet, organisés et classés.
Tous les documents administratifs sont réunis sur une interface, quelle que soit leur origine ou leur format (papier, électronique, mail, courriers…).

Le processus de gestion et de dématérialisation de documents est uniformisé. Vos documents sont classés automatiquement selon le plan que vous avez défini. Ils s’intègrent et se classent directement dans votre arborescence (Armoires /dossiers/ sous dossiers) en fonction de ce que vous avez défini (date de signature, type de document, nom du client…).

La plateforme de GED Efalia Doc s’intègre dans votre écosystème, directement dans vos applications métiers ( SAP…).

La recherche de document est fluide et rapide grâce au plan de classement dynamique et à la recherche intelligente.
L’ensemble des acteurs utilisent la même plateforme. Les services collaborent plus facilement.

Dossiers et documents accessibles tout le temps

Les dossiers sont accessibles à tout moment et de manière organisée. Vos équipes retrouvent le bon document par une simple recherche textuelle ou par le plan de classement.
En agence, ou sur le terrain, la GED Immobilier est accessible partout. Plus besoin de chercher dans des armoires ou des classeurs encombrants, tout est à portée de main.

L’accès aux informations est rapide ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la réactivité. Sur PC, tablette, smartphone, vous pouvez valider un document, vérifier le statut d’une facture, commenter… Vos commerciaux, vos agents immobiliers ont sous la main tous les documents à jour.

Gestion, traitement, partage

La GED Immobilier facilite le travail quotidien de vos équipes. Elle permet de simplifier les tâches administratives en automatisant certaines opérations et de travailler plus efficacement en éliminant les tâches chronophages et répétitives. La GED facilite la collaboration entre les différents acteurs d’un projet, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs. Les équipes sont mobilisées sur le cœur de métier et les tâches à valeur ajoutée et s’affranchissent des tâches administratives fastidieuses.

Vous pouvez transmettre vos documents en 1 clic et partagez aisément des informations confidentielles et sécurisées avec vos clients et partenaires tels que notaires, géomètres…
La GED s’intègre à vos applications métiers, pour plus de fluidité.

Les documents sont facilement signés grâce à la signature électronique intégrée, vous pouvez même tracker la lecture de vos documents pour être alerté en temps réel.

Conformité et sécurité garanties

Vos documents immobiliers doivent être archivés de manière entièrement sécurisée.
Vous gérez les droits d’accès aux documents avec un ensemble d’habilitations, vous assurez la sécurité et la confidentialité de l’ensemble de vos documents. Vous assurez la traçabilité de vos documents à forte valeur juridique.

Avec une GED immobilier vous assurez votre conformité avec les évolutions des réglementations. Signature électronique, facturation électronique, Piste d’Audit Fiable, zéro papier.

Pour les bailleurs sociaux, gérer ses documents et ses processus électroniquement permet aussi de respecter la loi ALUR qui impose aux copropriétés de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés et la loi ELAN.

Que vous soyez dans la gestion locative, la promotion immobilière, la transaction immobilière, la gestion de construction, la gestion de l’habitat social, La GED Immobilier est adaptée à votre métier et à votre usage.

Comment mettre en place une GED ?