Pourquoi mettre en place une GED ?

La gestion électronique de documents (GED) est devenue un élément essentiel dans le domaine de la dématérialisation. La numérisation et la gestion des documents sont devenues une nécessité pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur productivité et leur efficacité.

Elle permet aux entreprises :

• De gérer plus efficacement leurs documents,
• D’améliorer leur productivité
• De réduire leurs coûts de traitement de documents.

Si vous vous demandez si la mise en place d’une GED est pertinente pour votre entreprise, cet article vous expliquera les avantages et bénéfices qu’elle peut vous apporter.

Amélioration de l’efficacité de la gestion de documents

La mise en place d’une GED vous permet de stocker et d’accéder à vos documents de manière électronique. Cela signifie que vous n’aurez plus besoin de passer du temps à chercher des documents dans des armoires ou des dossiers physiques. Vous pourrez facilement retrouver les documents dont vous avez besoin à partir de votre ordinateur, tablette ou smartphone, où que vous soyez.

Un salarié passe environ 7h30 par semaine a rechercher une information*

De plus, la GED vous permet de gérer plus efficacement les flux de travail de documents. Les fonctionnalités de la GED, telles que l’automatisation des flux de travail, la numérisation des documents et la création de rapports, vous permettent de traiter rapidement les documents et de réduire le temps de traitement global.

Réduction des coûts de traitement de documents

La GED peut réduire considérablement les coûts de traitement de documents pour votre entreprise. En effet, les coûts liés aux documents papier, tels que l’impression, la numérisation, la copie et la gestion de stockage, peuvent être considérablement réduits grâce à l’utilisation de la GED. De plus, la GED peut également réduire les coûts liés aux erreurs de traitement de documents, telles que les pertes de documents et les erreurs de saisie de données.

Le coût annuel de recherche de documents papier par an et par salarié est estimé à 8400€*

Amélioration de la sécurité des documents

La GED peut également améliorer la sécurité des documents de votre entreprise. Les documents stockés électroniquement sont plus faciles à sécuriser et à protéger que les documents papier. Les fonctionnalités d’un système de gestion documentaire, telles que la gestion des droits d’accès, la signature électronique et la journalisation des activités, vous permettent de contrôler l’accès aux documents et de protéger les données sensibles.

2/3 des entreprises françaises risquent la perte de documents critiques*

Le coût d’un document perdu pour une entreprise est estimé à 200€*

Amélioration de la collaboration et de la communication

La gestion électronique des documents permet une meilleure collaboration et communication entre les membres de l’équipe. Les membres de l’équipe peuvent facilement partager des documents et des informations, collaborer sur des projets et communiquer à partir de différentes plates-formes. Cela peut améliorer l’efficacité globale de l’équipe et accélérer la prise de décision.

Conformité aux réglementations

La GED peut aider votre entreprise à être conforme aux réglementations en matière de gestion de documents. Les réglementations telles que la conformité fiscale, la conformité réglementaire et la protection des données peuvent être mieux gérées à l’aide d’un tel système. Les fonctionnalités de gestion de l’archivage, des durées de conservation, ou bien de la complétude de dossiers sont des mécanismes qui permettent d’améliorer la conformité.

1 entreprise sur 4 sait qu’il lui faudra environ 1 mois pour retrouver les documents nécessaires en cas d’audit.*

La transition vers le travail à distance

La mise en place du télétravail implique souvent un changement dans la gestion des documents et des données. Cette transition met en évidence la nécessité d’adopter des outils numériques pour permettre la gestion efficace de la documentation de l’entreprise

C’est tout l’intérêt d’un système de gestion électronique de documents. Ce système numérique permet de stocker, d’organiser et de gérer des documents électroniques, qui sont accessibles depuis n’importe où et à tout moment. Les collaborateurs de l’entreprise peuvent accéder aux fichiers nécessaires à leur travail, même lorsqu’ils travaillent à distance. La collaboration entre les membres de l’équipe, même s’ils sont géographiquement éloignés est donc possible.

 

Conclusion

La mise en place d’une GED est essentielle pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion documentaire. Elle permet de centraliser les informations et de les rendre accessibles à tout moment et depuis n’importe où, facilitant ainsi le travail à distance et la collaboration entre les équipes. De plus, la GED offre des gains de temps et d’argent considérables en réduisant les coûts liés au stockage, à l’impression et à l’envoi de documents papier. Enfin, elle assure une meilleure sécurité et confidentialité des informations grâce à des fonctions de gestion des accès et de suivi des modifications et ce aussi bien au bureau qu’en télétravail.

En somme, la mise en place d’une GED représente un investissement rentable et stratégique pour toute entreprise qui souhaite se développer tout en répondant aux nouveaux enjeux du travail à distance et de la dématérialisation. Contactez-nous dès maintenant pour en savoir plus sur nos solutions de GED adaptées à vos besoins spécifiques.

*Audros – source Association Information et Management