Pourquoi est-il préférable de dématérialiser un processus à l’aide d’une solution de BPM plutôt qu’avec un tableur Excel ?

Difficile d’exécuter un processus avec Excel

Force est de constater que nous sommes tous des inconditionnels des tableaux Excel ! mais savez vous ce qu’est le business process management ?

Le système d’information de nos entreprises ou organisations respectives est riche d’applications métiers, d’ERP mais non, l’usage d’Excel reste l’outil que nous exploitons chaque jour pour :

• Saisir des données généralement à valeur ajoutée
• Faire compléter ces données par d’autres collaborateurs
• Données que nous consolidons ensuite par un autre fichier Excel
• Pour ensuite le faire valider par un énième service

A moins d’être le loup solitaire de la donnée, nous partageons ces tableaux avec d’autres collaborateurs, d’autres services, voire avec nos clients ou fournisseurs. Car nous avons trouvé en Excel un moyen simple de rompre avec les silos applicatifs en mimant le travail collaboratif par un simple partage de fichier. Et c’est là que les choses se compliquent ! Combien de fois avons-nous été confrontés au tableau Excel mal enregistré dans le répertoire partagé par la comptabilité, la cellule qui a été effacée par mégarde par le marketing, en passant par le tableau Excel mis en pièce jointe d’un mail, sauvegardé en local sur le poste, alors qu’il est partagé sur le réseau…

Notre propos ici, n’est pas de signer l’arrêt de mort de notre doudou-tableur quotidien mais de vous proposer une alternative qui, aujourd’hui, a du sens compte tenu des nouvelles obligations des entreprises et des organisations.

En effet, les mots clés que nous entendons chaque jour comme « collaboratif », « Cloud », « RGPD », « cybersécurité », ne sont pas franchement les premiers atouts d‘Excel.

Il faut en avoir conscience, un tableau dans Excel ne se partage pas, la gestion des droits sur les cellules n’est pas son fort, la gestion des règles de visibilité sur certaines informations non plus, et quand le fichier est ouvert en écriture, difficile d’être à deux pour le mettre à jour. En revanche la perte de données suite à une mauvaise manipulation est fréquente et cela peut avoir des conséquences graves pour votre entreprise.

Quelles solutions de gestion des processus utilisées ?

Alors que faire pour satisfaire nos exigences croissantes en termes de partage

 d’informations intra et inter services, tout en garantissant un niveau de sécurité important et une totale convivialité d’usage. Que faire pour prendre la bonne décision au bon moment sans être perdu par N mails avec en pièce jointe un fichier Excel ? Que faire pour avoir une vision transverse du processus de traitement de l’information ?

Le mot « processus «  est lâché ! Et là encore, désolé de vous décevoir, mais ce n’est pas avec Excel que vous allez pouvoir gérer l’intégralité d’un processus transverse afin d’en avoir une vision globale de bout en bout.

Une solution de Business Process Management en mode Saas peut en revanche rapidement satisfaire l’ensemble de vos exigences :

• Le tableau Excel se mute en un formulaire structuré avec des contrôles sur les champs. Chaque champ de saisie est finalement une colonne de votre fichier Excel
• Le tableau de bord de suivi, n’est plus la collection de lignes du fichier Excel, mais une vue particulière sur la base du système vous permettant de ne présenter que les informations pertinentes pour le suivi du processus (données métier, statut, intervenant en cours, …)
• Les actions de traitement sont tracées
• Chaque intervenant est alerté par mail dès qu’une tâche est à réaliser au sein du workflow
• La gestion des règles d’accès, de visibilité de l’information est directement gérée par le système de BPM
• Les informations sont partagées et accessibles par les personnes autorisées

 

Vous souhaitez mettre fin à Excel pour vos données sensibles ? Alors, mieux qu’un long discours, isolez un fichier Excel qui vous pose problème, adressez-nous de façon textuelle le processus de traitement de ce fichier ainsi que les colonnes de votre fichier Excel.

Nous réaliserons une maquette à l’aide de la solution Efalia Process et nous vous la mettrons à disposition en mode Saas pour test.

A vous maintenant de tenter l’aventure avec Efalia Process et de vous lancer dans le low code !