Logiciel de numérisation
Efalia Capture

La solution de numérisation de vos documents pour tous, depuis tout périphérique et où que vous soyez.

Fonctionnalités Accompagnement Demander une démo

Efalia Capture, numérisez vos documents là où ils sont

Au bureau, en télétravail, nomade, sur le terrain ? Vous scannez, numérisez depuis un copieur multifonction, vous prenez une photo depuis votre smartphone ou tablette et vos documents sont directement intégrés dans Efalia Suite et accessibles pour tous.

Efalia Capture répond à vos différents usages quotidiens. Vous définissez des scénarios automatisés de traitement et classement des documents pour ainsi en simplifier leur traitement.

Besoin de sécuriser le processus de traitement des factures conformément à la piste d’audit fiable ?

Rien de plus simple, la facture est scannée depuis votre copieur, via l’interface Efalia Capture et va suivre le scénario défini. Votre comptabilité fournisseur dispose de la facture en 1 clic, depuis un espace documentaire sécurisé, et peut lancer un processus de bon à payer et disposer ainsi d’une piste d’audit fiable en cas de contrôle.
Besoin de classer un contrat fournisseur ?

Vous scannez le contrat fournisseur avec Efalia Capture, il sera classé automatiquement dans le dossier fournisseur, nommé avec la bonne référence. Facile à retrouver, facile à partager !
Vous êtes mobile, et vous gérez des incidents sur le terrain ?

Avec l’application mobile de capture, vous prenez une photo de chaque incident à l’aide de votre smartphone, et les documents sont directement classés, nommés dans le système documentaire. Un traitement métier, une consolidation sous forme d’un dossier, est réalisé immédiatement.
Vous souhaitez simplifier la saisie des notes de frais ?

Efalia Capture permet à chaque collaborateur de capturer depuis son mobile l’ensemble de ses dépenses (facturette carte de crédit, factures hôtel, restaurant, essence, …). La note de frais électronique est consolidée avec l’ensemble des éléments capturés, sans besoin de réaliser une saisie (fournisseur, date, montant, TVA, …) et part directement pour validation. Toutes les pièces justificatives sont stockées dans l’espace documentaire du collaborateur et accessibles par la comptabilité en cas de contrôle.
Plus généralement, vous souhaitez contrôler les processus de numérisation.

Faciliter la mise en œuvre d’une chaîne de numérisation fidèle certifiée NF-Z42-026, alimenter des chaînes d’archivage en copie fiable (NF-Z42-013 SAE et NF-Z42-020 CFN), Efalia Capture répondra à vos attentes.

Pourquoi choisir Efalia Capture ?

Efalia Capture est la solution de capture de documents qui vous garantit de renforcer la sécurité et d’homogénéiser vos pratiques.

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1 seule interface

Avec Efalia Capture, chaque copieur ou scanner se ressemble : une même interface de capture quel que soit le modèle (Twain).

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Une capture homogène

Efalia Capture simplifie et rend homogène la capture des documents quel que soit le point de numérisation. Des boutons utilisateurs sont accessibles directement depuis le menu du terminal et déclenchent des scénarios de capture en fonction du type de document.

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Sécurisée

Il est primordial que les données et documents de votre organisation soient sécurisées et confidentielles c’est pourquoi Efalia Doc permet une gestion des habilitations pointue pour se conformer aux principes du RGPD et ainsi contrôler les accès aux données.

Les consultations et modifications sont journalisées et horodatées afin d’assurer la traçabilité des données.

Des sauvegardes sont effectuées et assurent la sécurité des données des accidents, des cyberattaques… que la solution soit hébergée en On premise ou en Saas.

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No-code

Une bibliothèque offre plus de 200 traitements possibles sur les documents (compression, conversion vers les formats MSOffice, fusion de documents, découpe, redressement, suppression de pages blanches, signature électronique, PDF avec couche OCR…). Ces traitements peuvent être définis selon des scenarios différents par nature de document.

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Ouverture

Efalia Capture est compatible avec tous les scanners de numérisation Twain. La solution est également compatible nativement avec les interfaces des modèles constructeurs suivants : Canon, Xerox, Kyocera, Ricoh, HP, Sharp, Fujitsu, Toshiba.

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L’accompagnement Efalia

Efalia, c’est aussi une équipe d’experts en gestion documentaire, impliquée à vos côtés pour vous accompagner dans la définition de vos besoins, la création de vos plans de classement, le paramétrage des habilitations, la formation et l’intégration parfaite de notre solution de GED dans vos pratiques.

Formation

Efalia propose un ensemble de formations concernant aussi bien la gestion documentaire, l’administration, et l’utilisation de notre logiciel de GED, mais aussi l’intégration d’Efalia Doc avec vos applications métier … Nos formations se déroulent en intra ou inter-entreprises, en présentiel ou à distance. Toutes sont éligibles à une prise en charge par votre organisme collecteur.

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Accompagnement

Autour de vos projets, nous mettons à votre disposition des équipes de consultants, spécialistes en dématérialisation des documents en de nombreux secteurs d’activité et métiers. Nous vous accompagnons ainsi lors des phases d’AMOA, dans la dématérialisation de vos documents, dans l’installation de nos solutions ou le développement de connecteurs.

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TMA

Efalia vous propose un support fonctionnel opérationnel supplémentaire, visant à optimiser l’exploitation de notre solution de dématérialisation, au-delà du support de premier niveau. C’est le programme Alliance. En plus de la résolution des problèmes rencontrés, il comprend un suivi dans l’utilisation du produit et des scénarios d’amélioration dans son exploitation, en vue d’optimiser leur usage.

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Hébergement

Un cloud de confiance, sécurisé pour les services critiques et les données stratégiques. L’offre d’Efalia comprend un hébergement externalisé et une exploitation intégrale assurés par Efalia.

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Demandez une démo

Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts pour une démonstration personnalisée de notre solution de GED.

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Ils nous font confiance

Ils ont fait l’expérience de notre solution de numérisation et en parlent mieux que nous.

Vous savez ce que c’est, les documents d’entreprise s’accumulent, le papier déborde du bureau. La recherche d’un simple document devient infernale. Je lance un SOS !
Les équipes commerciale et technique d’Efalia nous ont beaucoup rassurés sur l’organisation grâce à un accompagnement depuis la rédaction du cahier des charges, en passant par l’audit jusqu’à la mise en production et l’aide au démarrage.
Quant au budget, il nous a paru très raisonnable par rapport aux gains de temps et à la sérénité qu’apporte cette solution à l’entreprise.

Thierry L., Directeur des Systèmes d’Informations