LE LABORATOIRE LANDAUER® AUTOMATISE SES FLUX DOCUMENTAIRES AVEC Efalia

A propos de LANDAUER®

Fondé il y a 70 ans, LANDAUER® est un laboratoire de dosimétrie accrédité COFRAC -ISO/CEI 17025 dont la vocation est de procéder à la surveillance individuelle de l’exposition externe des travailleurs soumis aux rayonnements ionisants dans différents environnements professionnels : santé, nucléaire, industrie, recherche et éducation.

 Avec plus de 250 000 dosimètres en circulation pour 10 000 clients, LANDAUER® est le premier acteur mondial en matière de dosimétrie passive ou à lecture différée. Implanté sur une dizaine de sites au plus près de ses clients, ses solutions permettent de suivre 2 millions de travailleurs dans plus de 30 pays, alors que le groupe équipe, par ailleurs, plus de 200 laboratoires qui utilisent ses appareils de mesure et sa technologie OSL (Optically Stimulated Luminescence). Pour faire face à une forte croissance et automatiser au maximum la production et la diffusion des nombreux documents liés à ses activités, LANDAUER® a lancé en 2005 un projet d’industrialisation de ses flux documentaires, puis mis en œuvre un nouvel ERP maison, dispositif qu’il ne cesse de faire évoluer d’année en année.

La problématique

Initié en 2005, le projet visait à automatiser au maximum la gestion des flux documentaires encore réalisés manuellement, notamment dans un premier temps ceux liés à la facturation (avec près de 8 000 factures trimestrielles), ainsi que les bordereaux d’expédition (soit 100 000 bordereaux annuels et 200 000 rapports de contrôle associés).

Alain Hostiou, Responsable « Systèmes Applications » chez LANDAUER®, explique : « Mon arrivée en 2005 avait pour principal objectif de repenser l’ensemble de notre système de gestion avec le déploiement d’un nouvel ERP métier (développé en interne) et, en parallèle, l’intégration et l’optimisation de la solution d’éditique en place, MAPPING Suite, aujourd’hui rachetée par Efalia et devenue Efalia Compose. »

La solution

Précisons qu’Efalia Compose est une solution d’éditique globale qui permet de dématérialiser et d’optimiser la création, la diffusion digitale et « cross media », ainsi que l’archivage de l’ensemble des documents d’entreprise, tout en éliminant les différents points de complexité au niveau des différents processus d’édition.

Alain Hostiou précise : « Notre ERP maison a été mis en production en 2007, alors que dans le même temps, nous lancions un portail web à destination de nos clients (cabinets dentaires, hôpitaux, CHU, centrales nucléaires…) pour leur permettre d’accéder à la consultation et au téléchargement de leurs factures et autres documents associés. Depuis, nous ne cessons de faire évoluer notre dispositif, notamment grâce à ce portail web qui nous a permis de dématérialiser de plus en plus de documents. »

Aujourd’hui, quasiment l’ensemble des documents produits dans le cadre des activités du Laboratoire sont automatisés et dématérialisés, à l’exception des bordereaux et étiquettes d’expédition (soit 1 million de pages par an et près de 50 000 envois) qui ont été confiés à un partenaire externe et sont donc, sous-traités.

Alain Hostiou explique : « Concrètement, les dosimètres sont assemblés sur notre site de production de Vélizy en France, expédiés à nos clients qui les portent 1 à 3 mois, puis nous les retournent pour analyses et résultats. Ces mêmes dosimètres sont ensuite reconditionnés et réexpédiés aux clients, constituant une boucle vertueuse génératrice d’un grand nombre d’envois. »

Les bénéfices, l’avenir

Pour l’heure, LANDAUER® estime avoir gagné un temps significatif en matière de traitement de factures (soit plus d’une semaine), de volume de stockage, ainsi qu’une grande flexibilité lors de la mise à jour de ses documents. Fort de ces premiers résultats, le groupe s’est lancé en 2021 un nouveau défi avec la mise en œuvre et le déploiement d’une nouvelle solution de GED qui devrait lui permettre de se mettre en conformité avec ses objectifs « zéro papier » d’ici à fin 2023.

Alain Hostiou conclut : « Cette solution devra proposer un hébergement moderne et sécurisé, qui puisse répondre aux contraintes RGPD et aux obligations réglementaires auxquelles nous sommes soumis en matière de données de santé, notamment en termes de suppression régulière des données. »

De plus, cette solution devra être multilingue, capable de répondre au traitement de données en masse et embarquer un module d’archivage optimisé, de nouvelles fonctions de recherche avancée, ainsi que des workflows de validation documentaires évolués.