Le projet initial
Le département de l’Allier, qui s’étend sur 7 340 km², abrite plus de 335 000 résidents répartis entre ses villes principales, telles que Moulins, la préfecture, ainsi que Montluçon et Vichy, ses sous-préfectures. Malgré une population relativement faible, l’Allier est un leader dans le domaine de l’innovation numérique. Depuis environ deux décennies, l’administration départementale s’emploie à diminuer la fracture numérique.
![allier](https://www.efalia.com/wp-content/uploads/2024/06/allier.jpg)
Depuis 2012, nous menons un projet exemplaire en matière de dématérialisation, qui a débuté par la dématérialisation des documents de la plupart de nos services d’aides sociales, premier poste de dépenses du département, ainsi que par la mise en place d’un portail accessible à l’ensemble de nos bénéficiaires handicap et de leurs tuteurs.
Philippe Gras, Chef du Service « Méthodes et Projets » au sein de la DSI du Conseil Départemental
Le projet a pris de l’envergure notamment en 2015 avec le choix de la solution de gestion documentaire (GED) pour le secteur du Handicap, puis de l’aide sociale générale, à savoir les aides liées à l’autonomie et aux personnes âgées.
Toute la DRH travaille désormais à la mise en oeuvre de cette démarche. Nous avons commencé par la création d’une interface concernant la mise en place de coffre-fort numériques hébergés chez un tiers, ce qui permet d’adresser à chaque collaborateur son bulletin de salaire au sein de cet espace virtuel personnel et sécurisé. Alors que 2 000 bulletins transitent aujourd’hui par la GED d’EFALIA, nous prévoyons dans les prochains mois d’aller encore plus loin en dématérialisant l’ensemble du dossier personnel de chacun.
Philippe Gras, Chef du Service « Méthodes et Projets » au sein de la DSI du Conseil Départemental
Les solutions que nous avons apportées
Une plateforme de Gestion Electronique des Documents
Suite à l’appel d’offre, c’est la solution de GED Efalia qui a été retenue pour son interface conviviale et sa simplicité d’utilisation. Efalia Doc, en synergie avec le logiciel métier “social” Solis déjà utilisé par le département, facilite désormais la dématérialisation globale et le stockage sécurisé des documents associés à chaque dossier de bénéficiaire, incluant correspondances et pièces jointes.
La GED Efalia utilisée dans le département de l’Allier pour :
La transition vers la numérisation des archives “physiques” liées aux aides sociales a été mise en œuvre progressivement. Après avoir commencé par les aides destinées aux personnes âgées et handicapées, notre solution a été étendue pour inclure d’autres programmes tels que l’insertion RSA, les aides à l’enfance, et le support aux assistantes maternelles.
Aide sociale générale
Secteur du Handicap
L'insertion RSA
Aide à l'enfance
Support aux assistantes maternelles
Un portail de télé-services
Dans le cadre d’une initiative gouvernementale, nous avons également déployé en 2022 un portail de télé-services et d’échanges documentaires spécifiquement pour le domaine du handicap. La généralisation de télé-services à toutes les aides du domaine social se poursuivra dans les prochaines années.
Puis, en 2023, c’est au tour du volet RH d’intégrer le projet avec pour objectif de dématérialiser, dès 2024, la totalité du dossier personnel de chaque élu ou agent territorial.
Toute la DRH travaille désormais à la mise en oeuvre de cette démarche. Nous avons commencé par la création d’une interface concernant la mise en place de coffre-fort numériques hébergés chez un tiers, ce qui permet d’adresser à chaque collaborateur son bulletin de salaire au sein de cet espace virtuel personnel et sécurisé. Alors que 2 000 bulletins transitent aujourd’hui par la GED d’EFALIA, nous prévoyons dans les prochains mois d’aller encore plus loin en dématérialisant l’ensemble du dossier personnel de chacun.
Philippe Gras, Chef du Service « Méthodes et Projets » au sein de la DSI du Conseil Départemental
D’autres initiatives spécifiques sont également à divers stades de déploiement. Certaines, déjà en place, comme l’adoption d’Efalia Doc pour la gestion documentaire relative à l’entretien des infrastructures départementales, et d’autres, en cours de développement, telles que l’emploi d’Efalia Transfer pour la transmission de dossiers numériques entre les Maisons Départementales pour les Personnes Handicapées (MDPH) de différents départements.
En 2020, c’est Efalia Process, solution de BPM, qui a permis de déployer les premiers processus du département de l’Allier comme :
Les signalements "hygiène et sécurité"
Les demandes de remisage d’un véhicule à domicile par les agents
Les demandes de virements de crédits
Ainsi, chaque année, de nouveaux processus sont mis en production :
2022
les demandes de création de nouveaux tiers pour la gestion comptable et la gestion de la viabilité hivernale pour les agents de la direction des routes
Voir plusRéduire2023
les demandes de création d’unités fonctionnelles pour les achats et les demandes d’assistance juridique
Voir plusRéduireÀ ce jour, notre solution a traité plus de 19 200 demandes, et elle est désormais accessible à 1 600 utilisateurs.
Les bénéfices et l’avenir
Pour l’heure, tous ces process dématérialisés sont encore appelés à s’étoffer, mais ont déjà permis aux agents du département de l’Allier de gagner un temps significatif et de mieux collaborer ensemble.
Les points forts de ce projet
la pérennisation des données
la fiabilité et la traçabilité des process
l’optimisation des recherches
Fort de ces premiers succès et de la satisfaction de la plupart de nos utilisateurs, nous allons continuer à faire évoluer notre dispositif. En effet, au-delà d’apporter un meilleur accès au service public pour l’usager, ce type de démarche peut également représenter une plus grande attractivité en termes de recrutement par le coté facilitateur de ces outils vis-à-vis du télétravail. Enfin, la relation de proximité développée avec les équipes d’EFALIA au cours de ces dernières années nous permet d’envisager l’avenir avec confiance et sérénité.
Philippe Gras, Chef du Service « Méthodes et Projets » au sein de la DSI du Conseil Départemental