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Briques additionnellesSolution: Le logiciel de GEC, Gestion Electronique des Courriers d’Efalia
Les objectifs principaux étaient la simplicité d’usage pour les collaborateurs, la possibilité d’étendre l’utilisation sur plusieurs sites, la capacité du fournisseur à nous accompagner rapidement et complètement dans le projet, et tout cela bien sûr à un coût raisonnable. Les interfaces ont tout de suite plu à tous les niveaux de la hiérarchie pour leur simplicité. La structure « full web du produit nous a permis de transférer le traitement du courrier sur un seul site, sur lequel des ressources étaient disponibles. Dès la numérisation, les courriers sont accessibles par les utilisateurs à l’écran et peuvent être traités sur tous les sites. C’est très important car l’ARS Normandie a des contraintes réglementaires fortes pour les délais de réponses aux courriers qu’elle reçoit.
Retours d’expérience et bénéfices
La solution est entièrement opérationnelle. Vite adoptée elle est aujourd’hui utilisée par 400 agents quotidiennement. La solution de gestion des courriers d’Efalia est connectée avec les outils métier. Le temps de traitement des courriers entrants et sortants a considérablement été diminué passant de 1semaine à 2 jours. Enfin, le tableau de bord de suivi des courriers permet une excellente vision globale.
Comment ça marche ?
NUMERISATION DE DOSSIER EN GED
Efalia doc permet de numériser, des documents rapidement, et surtout efficacement. Le « dossier de travail » met en avant, de manière très visuelle, le «dossier en cours» par rapport à l’historique archivé, en GED. Il accélère donc la recherche en isolant les pièces sur lesquelles les processus sont en cours, mais sans perdre la cohérence amenée par le « Plan de Classement ». Lors de la clôture du dossier de travail, les documents qu’il contient sont réintégrés le logiciel de GED en respectant scrupuleusement les plans de classement. Au besoin, des informations spécifiques peuvent être ajoutées en masse à tous les fichiers composant le dossier de travail ; ces informations sont conservées lors de la fermeture du dossier de travail.
DIMINUTION DU TEMPS DE RECHERCHE
La fonction « Rechercher» est la fonction «reine» dans toute GED. Le but est de diminuer les temps de recherche. Il s’agit d’être capable de trouver le document recherché et lui seul, dans sa bonne version, sans être submergé par une masse inutile d’autres documents, puis éventuellement d’avoir la capacité d’accéder à des documents en rapport avec le document initial. C’est la raison pour laquelle l’indexation a été consentie à l’étape précédente. C’est aussi pour cela qu’on aura éventuellement construit préalablement un plan de classement. La solution de gestion des courriers d’Efalia offre de multiples possibilités de recherche, permettant d’accéder simplement et en un minimum de clics à l’information recherchée.
