Gérez vos contrats fournisseurs
simplement et efficacement

Enregistrez et suivez vos contrats, et ne ratez plus vos échéances en dématérialisant tout le cycle de vie de vos contrats fournisseurs.

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Et si vous mettiez sous contrôle vos processus de gestion des contrats fournisseurs ?

La gestion des contrats au format papier est une activité chronophage et risquée pour votre entreprise.

Cela se traduit par de l’inefficacité, un coût élevé de gestion des documents contractuels, une non-standardisation des processus de signature des contrats.

Conséquence, des contrats renouvelés chaque année à tort. Le suivi des différents fournisseurs, partenaires et prestataires liés à vos contrats nécessite aussi une attention régulière tout le long du cycle de vie du contrat et ce quel que soit le type de contrat (maintenance, logiciel, bail, téléphonie, location, prestataire, énergie …).

Les outils bureautiques trouvent ainsi vite leurs limites, car ils sont inadaptés à la gestion des contrats. Avec ce type d’outil, il est très difficile de suivre les échéances, d’avoir des alertes et surtout de suivre es engagements. Les contrats sont des documents évolutifs qui doivent être suivis tout au long de leur cycle de vie.

Perte de temps et d’efficacité

Risque fournisseur

Risque financier

La gestion des contrats dématérialisée représente donc la meilleure solution afin de vous faire gagner du temps tout en améliorant votre performance et la sécurité de vos informations.

Gagnez en efficacité dans la gestion de vos contrats

En dématérialisant vos contrats, vous disposez d’une base juridique à jour afin de créer, suivre et piloter l’ensemble de vos contrats (partenaires, fournisseurs, juridiques, …).

Tous vos contrats fournisseurs sont disponibles en un seul clic (contrats de biens ou services, sous-traitants, contrats de maintenance, contrat de téléphonie, électricité, …). Vous allez pouvoir suivre les engagements et les objectifs de vos contrats selon les différents jalons prévus.

Chaque contrat est dématérialisé à l’aide d’un formulaire vous permettant de renseigner les caractéristiques du contrat directement dans la solution de gestion comme

le fournisseur
la catégorie du contrat
les clauses juridiques
la date de signature, la date d’effet
le type de contrat (durée déterminée, tacite reconduction, …)
la durée du contrat, montant des échéances
les engagements contractuels, les dates de résiliation et de fin.

Des listes déroulantes facilitent la saisie et l’homogénéité des contrats du département juridique. Chaque contrat suit un cycle de rédaction, validation, publication dans la bibliothèque des contrats. Fini les échanges de contrat par mail entre les juristes et les différents services ! Vous pouvez même opter pour la signature électronique accessible depuis le logiciel gestion de contrats.

Un workflow de validation est proposé par la solution afin de suivre facilement l’état d’avancement du contrat.

Enregistrement des contrats

Composition de nouveaux contrats

Gestion d'un clausier

Workflow de validation des contrats

Alerte sur les échéances

Gestion des avenants et des engagements contractuels

Tableau de bord de suivi temps réel

Signature du contrat

Demandez une démo

Le gestion des contrats avec une vision 360°

A l’aide de tableaux de bord personnalisables, vous suivez l’ensemble du cycle de vie de vos contrats fournisseurs. Fini la consolidation à l’aide d’un tableur ! En un seul clic vous avez la ventilation de vos contrats par fournisseur, par catégorie, par statut… Chaque engagement, objectif est inscrit dans le référentiel des contrats, ce qui vous permet d’être alerté à chaque intervention. Vous anticipez et réduisez vos risques fournisseurs dès les premières alertes.

Simple, efficace vous pilotez le cycle complet de vos contrats et vous réduisez les risques opérationnels.

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Suivez les engagements fournisseurs

Vous pouvez définir les différentes interventions contractuelles de vos contrats à savoir les engagements de vos fournisseurs. Ainsi dès que l’échéance de l’intervention arrive, vous validez, reportez ou rejetez l’intervention. Pour chaque contrat vous disposez d’un tableau bord avec l’ensemble des engagements contractuels avec leur échéance et leur statut.

La revue du contrat est donc simplifiée et vous gagnez du temps à l’aide d’une information fiable. Lors de vos négociations avec vos fournisseurs vous disposerez d’éléments factuels vous permettant de mesurer les écarts entre les engagements contractuels prévus et réalisés.

Améliorez le suivi et la conformité du service

Automatisez les relances

Réduisez les coûts

Êtes alerté en cas de retard

Attestez le service fait

5 avantages clés

La gestion des contrats permet de maximiser l’efficacité opérationnelle et la performance globale des organisations.

Optimisation des coûts

L’un des avantages majeurs de la gestion des contrats fournisseurs réside dans la capacité à optimiser les coûts. En établissant des contrats clairs et transparents, les entreprises peuvent négocier des tarifs avantageux et éviter des coûts imprévus. La visibilité accrue sur les conditions contractuelles permet également de mieux anticiper les renouvellements, contribuant ainsi à une meilleure planification budgétaire.

Réduction des risques juridiques

Une gestion efficace des contrats réduit considérablement les risques juridiques auxquels les entreprises peuvent être exposées. Des termes et conditions bien définis minimisent les litiges potentiels, tandis que la conformité légale est assurée. Les contrats bien gérés protègent les intérêts de l’entreprise en établissant des obligations claires et en définissant des mécanismes de résolution des conflits.

Amélioration de la collaboration fournisseur

La collaboration fructueuse avec les fournisseurs est un aspect crucial du succès commercial. La gestion des contrats favorise une relation transparente et équilibrée entre l’entreprise et ses fournisseurs. En établissant des attentes mutuelles dès le départ, les partenariats gagnent en stabilité, ce qui se traduit par des relations durables et mutuellement bénéfiques.

Agilité opérationnelle

La flexibilité opérationnelle est devenue indispensable dans le monde des affaires en constante évolution. Une gestion proactive des contrats permet aux entreprises de s’adapter rapidement aux changements du marché. Les clauses de révision et d’ajustement dans les contrats fournisseurs offrent une marge de manœuvre pour faire face aux évolutions économiques et technologiques.

Gain de temps

Automatiser le processus de gestion des contrats permet de gagner un temps précieux. Les tâches manuelles et répétitives sont réduites, libérant ainsi les équipes pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. L’efficacité opérationnelle est optimisée, et les collaborateurs peuvent se consacrer à des initiatives stratégiques.

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