GED RH, le complément de votre SIRH

Introduction

La gestion électronique de documents (GED) pour les ressources humaines (RH) est un outil clé pour améliorer l’efficacité des processus de gestion des ressources humaines dans les entreprises. Il permet aux employés et aux gestionnaires de RH d’accéder facilement à des informations actualisées et pertinentes, tout en réduisant les coûts liés au stockage de documents papier et en facilitant la collaboration entre les employés.

Pourquoi une gestion documentaire pour les ressources humaines ?

Une gestion électronique de documents (GED) pour les ressources humaines (RH) est un système de gestion documentaire qui permet de stocker, de gérer et de partager électroniquement des documents liés aux employés d’une entreprise. Il permet aux employés et aux gestionnaires de RH d’accéder facilement à des informations telles que les dossiers de candidature, les contrats de travail, les dossiers de formation, les dossiers de paie, les politiques de l’entreprise et les procédures de gestion des performances.

Les fonctionnalités courantes incluent la gestion des données du personnel, la gestion des processus de recrutement, la gestion des politiques d’entreprise, la gestion des processus de formation, la gestion des processus de paie et de bénéfices, et la gestion des performances.

Il peut également inclure des outils pour automatiser des tâches administratives et des processus de gestion des talents, permettant aux employés et aux gestionnaires de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Une GED RH peut également fournir des fonctionnalités de reporting et de suivi pour les gestionnaires de RH, pour les aider à prendre des décisions stratégiques basées sur des données actualisées et à améliorer les processus de gestion des talents.

GED RH et SIRH, faut il les opposer ?

Une gestion documentaire pour les ressources humaines (RH) peut être utilisée de manière complémentaire à un système intégré de gestion des ressources humaines (SIRH) pour améliorer l’efficacité des processus de gestion des ressources humaines.

Un SIRH est un outil complet qui permet de gérer l’ensemble des processus de gestion des ressources humaines, de la gestion des talents à la paie, en passant par la gestion des politiques d’entreprise, la formation, les avantages sociaux et le suivi des performances.

Une solution de GED RH peut être utilisée pour stocker, gérer et partager électroniquement des documents liés aux employés, tels que les dossiers de candidature, les contrats de travail, les dossiers de formation, les dossiers de paie, les politiques de l’entreprise et les procédures de gestion des performances. Ces documents peuvent être facilement intégrés au SIRH pour une meilleure collaboration et une meilleure prise de décision.

En utilisant une GED RH conjointement à un SIRH, les employés et les gestionnaires de RH peuvent accéder facilement à des informations actualisées et pertinentes, tout en automatisant les tâches administratives pour une gestion plus efficace.

Les fonctions clés

Les fonctionnalités essentielles d’une GED pour les ressources humaines (RH) peuvent inclure :

• Gestion des dossiers de candidature : stocker, gérer et partager électroniquement les dossiers de candidature, les CV et les lettres de motivation des candidats.
• Gestion des contrats de travail : stocker, gérer et partager électroniquement les contrats de travail et les accords de confidentialité des employés.
• Gestion des dossiers de formation : stocker, gérer et partager électroniquement les dossiers de formation et les certificats des employés.
• Gestion des dossiers de paie : stocker, gérer et partager électroniquement les dossiers de paie et les informations de bénéfices des employés.
• Gestion des politiques de l’entreprise : stocker, gérer et partager électroniquement les politiques de l’entreprise et les procédures de gestion des performances.
• Gestion des accès et des droits : gérer les accès aux documents et les droits d’accès des employés et des gestionnaires de RH pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations.
• Recherche de documents : rechercher des documents en utilisant des mots-clés et des filtres pour une meilleure efficacité.
• Intégration avec d’autres systèmes : intégrer la GED avec d’autres systèmes, tels que les systèmes de paie ou les systèmes de gestion des talents pour une meilleure collaboration et une meilleure prise de décision.

Quels sont les bénéfices d’une GED RH

Il existe de nombreux bénéfices et avantages dans l’utilisation d’une GED :

• Amélioration de l’efficacité de la recherche de documents : permet aux employés et aux gestionnaires de RH d’accéder facilement à des informations actualisées et pertinentes, en utilisant des mots-clés et des filtres pour rechercher des documents, ce qui permet de gagner du temps et d’augmenter l’efficacité des processus de gestion des ressources humaines.
• Réduction des coûts de stockage de documents papier : permet de stocker, de gérer et de partager électroniquement des documents, ce qui permet de réduire les coûts liés au stockage de documents papier et de libérer de l’espace de stockage physique.
• Facilitation de la collaboration entre les employés : permet aux employés de partager des documents et des informations en temps réel, ce qui facilite la collaboration entre les employés et les gestionnaires de RH pour une meilleure prise de décision.
• Automatisation des tâches administratives : peut inclure des outils pour automatiser des tâches administratives, telles que la gestion des processus de recrutement, la gestion des processus de formation, la gestion des processus de paie et de bénéfices, et la gestion des performances.
• Reporting et suivi pour les gestionnaires de RH : peut fournir des fonctionnalités de reporting et de suivi pour les gestionnaires de RH, pour les aider à prendre des décisions stratégiques basées sur des données actualisées.
• Sécurité et confidentialité des informations : permet de gérer les accès aux documents et les droits d’accès des employés et des gestionnaires de RH pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations.