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Briques additionnellesIntroduction
La gestion documentaire est une tâche essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Un logiciel GED est un outil informatique qui permet de gérer, classer, stocker et retrouver efficacement tous les documents de l’entreprise.
La dématérialisation des documents offre de nombreux avantages par rapport aux méthodes traditionnelles de gestion papier des documents, notamment en termes de gain de temps, de productivité et de sécurité. Dans ce blog GED, nous allons explorer les avantages d’une solution de gestion documentaire et comment elle peut aider votre entreprise à améliorer son efficacité.
Qu’est-ce que la G.E.D ?
La définition de la GED peut se résumer à un système informatique qui permet de gérer l’ensemble des documents d’une entreprise, qu’ils soient d’origine numérique ou papier. La Gestion Electronique de Documents permet de stocker et de retrouver rapidement les documents de l’entreprise grâce à une indexation automatique et une recherche avancée. La GED permet également de garantir la sécurité et la confidentialité des documents grâce à des niveaux d’accès personnalisés et à une traçabilité des actions effectuées sur les documents.
Les avantages de la G.E.D
La GED offre de nombreux avantages pour l’entreprise, notamment :
Une réduction des coûts liés à la gestion de documents
moins de papier, moins de stockage physique, moins de temps passé à chercher des documents.
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Une amélioration de la productivité
la recherche et la consultation des documents sont plus rapides, ce qui permet aux collaborateurs de se concentrer sur leur cœur de métier.
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Une meilleure gestion des flux de travail
Automatisation des processus de validation, de signature et de validation des documents.
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Une meilleure collaboration entre les collaborateurs
les documents sont accessibles à distance et peuvent être partagés facilement.
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Une meilleure sécurité et confidentialité des documents
Une meilleure sécurité et confidentialité des documents
Voir plusRéduireLes fonctionnalités de la G E D
Les fonctionnalités de la GED sont nombreuses et varient en fonction des solutions proposées sur le marché.
La numérisation des documents
Numériser des documents papier et de les intégrer dans une base de données électronique. Cette fonctionnalité facilite la recherche et la récupération des documents.
Voir plusRéduireL'indexation
Attribuer des métadonnées aux documents électroniques. Ces métadonnées permettent de mieux les classer et les retrouver plus facilement.
Voir plusRéduireLa recherche de documents
Disposer de fonctionnalités de recherche avancées qui permettent de trouver rapidement des documents en utilisant des critères de recherche précis.
Voir plusRéduireLa gestion des versions
Gérer les différentes versions d'un même document, en enregistrant les modifications et en archivant les anciennes versions.
Voir plusRéduireLa sécurité des documents
Sécuriser les documents en limitant l'accès aux personnes autorisées. Elle permet également de suivre les modifications apportées aux documents pour une meilleure traçabilité.
Voir plusRéduireLa collaboration
Faciliter la collaboration entre les utilisateurs en permettant le partage des documents et en offrant des fonctionnalités de commentaires et de révision.
Voir plusRéduireL'automatisation des processus
La GED peut être intégrée à d'autres applications de l'entreprise pour automatiser les processus de travail, comme la facturation ou la gestion des contrats. On retrouvera notamment ces fonctionnalités dans un système de GEIDE.
Voir plusRéduireLes différents types de gestion électronique de documents
OnPremise
La solution de gestion électronique de documents est installée et exécutée sur les serveurs de votre entreprise. Elle est généralement utilisée pour stocker et gérer les documents de manière centralisée. Cette solution peut être avantageuse pour les entreprises qui ont besoin de contrôler leur infrastructure informatique, mais elle peut être coûteuse en termes de maintenance.
Cloud ou Saas
Le logiciel de GED est hébergé dans le cloud. Les données sont stockées sur des serveurs distants, ce qui permet aux utilisateurs d’y accéder à partir de n’importe où, à condition d’avoir une connexion Internet. Cette solution est généralement plus économique en termes de coûts d’infrastructure et de maintenance.
Métier
C’est une solution spécifiquement conçue pour répondre aux besoins d’un métier particulier, comme les RH, finance, qualité, par exemple. Elle peut inclure des fonctionnalités spécifiques à l’industrie et des outils d’intégration pour les applications existantes. Cette solution est idéale pour les entreprises qui ont des besoins spécifiques en matière de gestion documentaire afin de compléter leurs logiciels métiers (SIRH, CRM, ERP, …)
Transverse
La GED transverse peut être utilisée par l’ensemble des métiers de l’entreprise. Elle est généralement utilisée pour stocker et gérer des documents de manière générique. Cette solution est idéale pour les entreprises qui ont des besoins de gestion documentaire 360° et quel que soit le secteur d’activité.
Les critères de choix d’une solution de gestion documentaire
Lorsqu’il s’agit de choisir une solution de G E D, il est important de bien définir le type de logiciel souhaité, mais aussi les critères à prendre en compte pour choisir la solution qui convient le mieux à votre entreprise.
Les besoins de votre entreprise
Il est important de comprendre les besoins de votre entreprise en termes de gestion des documents mais plus globalement sur votre stratégie de dématérialisation à court et moyen terme. En fonction de la taille de votre entreprise, du nombre de documents à gérer et du nombre d'utilisateurs qui auront besoin d'accéder à la solution, vous pourrez déterminer quelle solution convient le mieux à vos besoins.
Voir plusRéduireLa facilité d'utilisation
La solution choisie doit être facile à utiliser et à comprendre pour les utilisateurs. Il est important de choisir une solution conviviale qui ne nécessite pas de formation intensive pour les utilisateurs.
Voir plusRéduireLa sécurité
La solution doit être sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur. Elle doit offrir des fonctionnalités de sécurité, la gestion des autorisations d'accès aux documents.
Voir plusRéduireL'intégration
La solution doit être ouverte et s'intégrer aux systèmes existants de votre entreprise, tels que les systèmes de gestion des ressources humaines ou les systèmes de gestion de la relation client (CRM).
Voir plusRéduireLes étapes de mise en place d’un projet de GED
La mise en place d’un projet GED est un processus qui peut être vite complexe. Il est donc impératif de gérer ce projet comme un projet à part entière qui nécessitera une planification minutieuse et une bonne organisation. Les étapes clés pour la mise en place d’un projet de dématérialisation des documents consistent principalement à :
- Définir les besoins de l’entreprise
- Évaluer les solutions disponibles sur le marché
- Établir un plan de mise en œuvre
- Préparer la migration des données
- Former les utilisateurs
- Mettre en place un processus de contrôle qualité
- Évaluer les résultats
Les bonnes pratiques pour une gestion de documents réussie
La gestion électronique de documents est devenue un outil incontournable pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion documentaire. Pour que cette gestion soit réussie, il est important de mettre en place les bonnes pratiques.
Planifier et organiser
La planification est la première étape de toute gestion de documents réussie. Il est essentiel d’avoir une vue d’ensemble de tous les documents et informations que vous devez gérer. Pour cela, vous pouvez établir une liste de tous les types de documents à stocker et à gérer, ainsi que leur fréquence de création et d’utilisation. Il est également important d’organiser les documents par catégories et sous-catégories pour faciliter la recherche.
Définir des règles de gestion
Il est important d’établir des règles de gestion des documents pour assurer une utilisation cohérente et efficace de la GED. Cela peut inclure des règles sur la manière dont les documents doivent être nommés, classés, stockés et supprimés. Les règles doivent être claires, simples et facilement accessibles à tous les utilisateurs de la solution.
Automatiser la saisie de certaines métadonnées
L’utilisation d’une numérotation unique et automatique pour certains types de document, comme les documents qualité par exemple, permet de répondre à la norme et d’assurer leur traçabilité.
Sécuriser les documents
La sécurité des documents est un aspect crucial de la gestion de documents électroniques. Il est important d’établir des niveaux d’accès pour les différents utilisateurs et de limiter l’accès aux documents sensibles. Les documents doivent également être stockés sur un serveur sécurisé, avec une sauvegarde régulière pour éviter toute perte de données.
Former les utilisateurs
La formation des utilisateurs est un élément clé pour une gestion de documents réussie. Tous les utilisateurs de la solution doivent être formés aux règles de gestion des documents et aux procédures d’utilisation. Il est également important de les sensibiliser aux risques de sécurité liés aux documents électroniques et de les informer des règles de sécurité en vigueur.
En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez optimiser votre gestion documentaire et tirer le meilleur parti de votre solution.
Conclusion
La GED est un enjeu crucial pour la gestion efficace de vos documents et processus métier. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, un tel système peut s’adapter aux besoins de votre entreprise. Cependant, pour garantir le succès de votre projet, il est essentiel de respecter les étapes clés de mise en place et les bonnes pratiques de gestion de documents.
Chez EFALIA, nous sommes des experts en matière de dématérialisation et nous pouvons vous accompagner tout au long de votre projet. Nous comprenons l’importance de la gestion efficace de vos documents et nous sommes là pour vous aider à atteindre vos objectifs. N’hésitez pas à nous contacter ou bien consulter notre blog GED, pour discuter de vos besoins et découvrir comment nous pouvons vous aider à optimiser votre gestion de documents.
