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Logiciel de gestion de contenu
Efalia ECM
Avec Efalia ECM, anciennement FileDirector, vous partagez les documents de votre organisation au sein d’espaces sécurisés, vous disposez d’une plateforme prête à l’emploi, personnalisable, afin de répondre à l’ensemble des exigences métier et accélérez la digitalisation de processus documentaires (RH, Finances, qualité...).
Efalia ECM (ex FileDirector), un logiciel ECM ouvert qui s’adapte à vos besoins et à votre SI
Efalia ECM devient votre référentiel documentaire unique pour centraliser tous les documents de votre organisation pour une meilleure productivité et une meilleure organisation.
Avec Efalia ECM, fini les pertes de documents, les multiples versions éparpillées, vous disposez d’une solution de gestion de contenu transverse à votre organisation afin de gérer l’ensemble des documents de l’organisation (fiches de paies, documents commerciaux, dossiers patients, dossiers usagers, factures, procédure qualités…) grâce à une librairie de fonctionnalités riches et intuitives.
Cette solution de gestion de contenu répond aux besoins des directions métiers en respectant les standards du marché, un socle technologique pointu et ouvert pour s’interfacer avec votre système d’information et bien entendu avec les autres briques de la suite Efalia. Efalia ECM vous accompagne dans la digitalisation de vos flux documentaires.
La plateforme Efalia ECM est disponible en Saas ou on Premise.
Découvrez les fonctionnalités
Tous les documents de l’entreprise ou administration sont stockés dans la plateforme d’ECM, il est ensuite possible de faire des analyses de données, des statistiques pour un meilleur pilotage de votre activité.
Capture multicanal et classement automatisés des documents
Numérisés depuis un scanner ou nativement numérique, les documents, mails, sont classés automatiquement dans l'outil de gestion de contenu. Le principe de la solution est de reproduire de manière digitale, le classement des armoires papiers. Ce système facilite la mise en œuvre d’armoires ayant chacun un plan de classement associé en fonction de vos besoins : nature de documents, interne, externe…
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Recherche multicritère et plein texte (OCR, indexation)
Une fois importé dans la GED les documents sont indexés grâce à des métadonnées (ou mots clés) qui permettront ensuite de les rechercher facilement. La fonctionnalité OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) permet de reconnaitre l’ensemble du contenu d’un document et effectuer une recherche dans l’intégralité du document : la recherche plein texte.
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Processus documentaires et métiers
L’arrivée d’un document déclenche le processus qui va faire circuler ce document d’acteurs en acteurs qui auront chacun une tâche précise à accomplir : Validation ou Refus, Réponse, Choix du prochain acteur. Les processus peuvent être paramétrés en fonction de métadonnées (montant de facture déclenchant un circuit de validation particulier par exemple).
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Gestion du cycle de vie du document
La vie d’un document doit être gérée pour en avoir un usage optimal. Encadrer le cycle de vie permet de faciliter le fonctionnement et la gestion des documents d’une entreprise. Le document créé est voué à être partagé, modifié, signé, transmis … avant d’être stocké en vue d’une fin de vie selon les contraintes légales en fonction de la nature des documents.
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Traçabilité et versioning
La GED, devient votre référentiel documentaire. Un document est stocké, sauvegardé dans toutes ses versions et horodaté afin de permettre son archivage longue durée dans un coffre-fort électronique par exemple. La traçabilité permettra d’attester de l’authenticité d’un document, notamment dans le cadre de la piste d’audit fiable.
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Complétude des dossiers
Selon les règles définies lors du paramétrage il est possible de suivre la complétude des dossiers c’est-à-dire faire remonter uniquement les dossiers complets ou inversement, incomplets. Quelle que soit la nature du dossier (embauche, demande de subvention, aide sociale…) cette fonctionnalité permet une gestion précise et automatique de vos dossiers pour améliorer les délais de traitement de manière significative.
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Gestion des habilitations et sécurité
La plateforme Efalia ECM permet une gestion fine des habilitations afin de respecter la confidentialité des informations et des documents. L’outil répond aux exigences en matière de RGPD et assure la protection des données personnelles.
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Diffusion – Archivage
Avec le logiciel Efalia ECM, vous diffusez des informations ou des documents auprès de collaborateurs internes à l’organisation mais aussi, le cas échéant, à des organisations externes comme des partenaires ou des prestataires de services à l’aide d’Efalia portal. Une fois la vie du document « vivant » terminée dans la GED, il est possible de poursuivre l’archivage dans un outil normé et compatible avec la solution Efalia ECM : le coffre-fort électronique Efalia Safe, en conformité avec la norme NF203CCFN.
Voir plusRéduirePourquoi choisir Efalia ECM ?
Efalia ECM met sous contrôle les informations de l’ensemble des contenus de votre organisation.
La plateforme permet ainsi d’apporter un outil central à l’ensemble de vos collaborateurs pour stocker, rechercher, diffuser les documents de travail, conforme aux normes en vigueur, accessible partout et tout le temps.
Avec Efalia ECM vous réunissez autour d’une même plateforme l’IT, le juridique, la qualité, les achats, le commerce, la direction…afin de répondre efficacement et durablement aux différents enjeux de votre organisation.
Efficacité et performance
Avec Efalia ECM, votre organisation devient plus performante avec la réduction des délais de traitements. Toutes les données sont stockées dans la GED, la recherche est instantanée, sur les mots clés ou dans l’intégralité du contenue. Chaque collaborateur est autonome, il peut accéder à l’information en mobilité, à tout moment, peu importe où il se trouve. Pour les multinationales ou les plus petites structures qui travaillent en plusieurs langues, Efalia ECM est disponible en multilingue.
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Gouvernance
Le logiciel ECM devient le référentiel unique de votre organisation pour la gestion des contenus. Vous centralisez l’ensemble des documents de l’entreprise ou administration et vous supervisez ainsi l’ensemble de vos flux documentaires. Vous standardisez l’intégration des documents en GED grâce à l’automatisation du classement dans des armoires dédiées avec un plan de classement qui leur est propre.
Voir plusRéduireSécurisée
Efalia ECM est développée sur un socle technologique solide et éprouvé.
Le RGPD impose d’avoir une gestion fine des habilitations pour contrôler les accès aux données dans la GED. La gestion des droits d’accès dans le logiciel Efalia ECM, les consultations sont enregistrées et journalisés.
Que la plateforme soit hébergée en on premise ou en Saas, les sauvegardes assurent la sécurité des données et les protègent des accidents et de la malveillance.
Enfin la traçabilité des documents requises dans de nombreux cas est ainsi assurée par l’horodatage et la journalisation des actions dans le logiciel Efalia ECM.
Ouverte
Efalia ECM est une solution ouverte aux autres logiciels, que ce soit des logiciels de numérisation, métier (par exemple la gestion des demandes d’aides sociales, la gestion des dossiers RH, ERP comptable…) ou encore des outils d’archivage numérique comme un SAE ou un Coffre-fort numérique. Il est aussi possible de faire converger des workflows de validation dédiés vers le plan de classement d’Efalia ECM afin de centraliser les informations et sauvegarder les données.
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100% paramétrable
Efalia ECM est intégralement paramétrable afin que vous puissiez disposer d’une plateforme de gestion de contenu qui vous ressemble : Plan de classement, index, habilitations, lien inter dossier, cycle de vie, processus ...
Voir plusRéduireL’accompagnement Efalia
Efalia, c’est aussi une équipe d’experts en gestion de contenu, impliquée à vos côtés pour vous accompagner dans la définition de vos besoins, la modélisation de vos processus documentaires, la formation et l’intégration parfaite de notre solution de gestion de contenu dans vos pratiques.
Formation
Efalia propose un ensemble de formations concernant aussi bien la gestion documentaire, l’administration, et l’utilisation de notre solution d'ECM, mais aussi l’intégration d’Efalia ECM avec vos applications métier … Nos formations se déroulent en intra ou inter-entreprises, en présentiel ou à distance. Toutes sont éligibles à une prise en charge par votre organisme collecteur.
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Accompagnement
Autour de vos projets, nous mettons à votre disposition des équipes de consultants, spécialistes en dématérialisation des documents en de nombreux secteurs d’activité et métiers. Nous vous accompagnons ainsi lors des phases d’AMOA, dans la dématérialisation de vos documents, dans l’installation de nos solutions ou le développement de connecteurs.
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TMA
Efalia vous propose un support fonctionnel opérationnel supplémentaire, visant à optimiser l’exploitation de notre solution de dématérialisation, au-delà du support de premier niveau. C’est le programme Alliance. En plus de la résolution des problèmes rencontrés, il comprend un suivi dans l’utilisation du produit et des scénarios d’amélioration dans son exploitation, en vue d’optimiser leur usage.
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Hébergement
Un cloud de confiance, sécurisé pour les services critiques et les données stratégiques. L’offre d’Efalia comprend un hébergement externalisé et une exploitation intégrale assurés par Efalia.
Voir plusRéduireDemandez une démo
Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts pour une démonstration personnalisée de notre solution.
Ils nous font confiance
Ils ont fait l’expérience de notre solution de dématérialisation et en parlent mieux que nous.
Tout d’abord nous avons déployé cette solution GED pour améliorer le processus de facturation, en automatisant le rapprochement des documents de transports à nos factures lors des éditions. D’autre part , nous avons diminué l’archivage papier ainsi que les temps de recherche à ces documents dans nos différents services. Pour arriver à ce résultat, il a fallu interfacer la solution d’ECM d’Efalia à notre outil métier TMS (R2000X de chez OMP informatique).
Vincent M., Directeur des Systèmes d’Informations
Ce projet est un tel succès que nous l’avons récemment dupliqué au sein de l’ARICHN (Association Régionale d’Identification du Cheptel de Haute-Normandie) pour les départements de l’Eure et de Seine-Maritime et de l’AICC (Association d’Identification du Cheptel du Calvados) pour le département du Calvados, portant le nombre d’utilisateurs de la solution à 35. Parallèlement, nous avons décidé de continuer à faire évoluer la solution tous ensemble, avec la centralisation des données sur un même serveur d’archivage et des développements futurs communs
Philippe Quitte, Directeur de l’AIAM
La suite Efalia
Efalia ECM est une solution compatible avec d'autres module de la suite Efalia
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