LE DEPARTEMENT DU NORD S’APPUIE SUR LA GED D’Efalia POUR LA GESTION DE SES DEMANDES D’AIDE SOCIALE

LE DEPARTEMENT DU NORD ET LA GED D’Efalia

Désormais, grâce à la solution de GED Efalia Doc, l’automatisation de la gestion documentaire à tous les niveaux du cycle de vie d’un dossier d’aide sociale permet de générer des gains significatifs en termes d’efficacité et de productivité : 3 clics plutôt que 3 jours. Ces bénéfices sont renforcés par l’apport d’une traçabilité totale. Avec la ville de Lille comme préfecture et principale agglomération, le Nord (59) est le département français le plus peuplé de France.

Faisant partie aujourd’hui des Hauts–de–France, c’est aussi un département avec une population jeune, qui abrite plusieurs universités dont le pôle universitaire de Lille qui est le 3ème de France.

Vivian Danckaert, statisticien au sein de la MDPH (Maison Départementale des Personnes Handicapées), déclare :

Car, depuis la décentralisation, les collectivités sont en première ligne pour gérer les besoins des citoyens : les mairies face à leurs administrés, les régions face aux entreprises, mais aussi les départements face aux bénéficiaires des aides sociales.

Ainsi, le projet initié par le département du Nord visait–il à mettre en place une GED afin de dématérialiser les documents, afin de traiter en priorité les dossiers d’aide liés à l’accompagnement des personnes handicapées.

Vivian Danckaert explique :

En lien avec la Direction Informatique du département, la suite de solutions de gestion électronique de documents Efalia Doc a été choisie pour l’extrême convivialité de son interface utilisateur. Interfacée avec le logiciel métier en place au sein du département (IODAS), Efalia Doc instruit désormais chaque dossier lié à un bénéficiaire (correspondances et pièces attachées) et ce, quelles que soient les aides sollicitées par ce bénéficiaire.

Pour l’instant, la solution gère trois grandes catégories d’aides : les aides à l’Enfance, à la Jeunesse et à la Famille, les aides aux personnes âgées et aux
personnes handicapées.

625 000 dossiers ont ainsi été créés à ce jour au sein d’Efalia Doc, représentant 6 téraoctets de documents gérés par plus de 3000 utilisateurs quotidiens, alors que la solution devrait à terme être étendue à l’ensemble des aides sociales. Ainsi, dès 2021, l’action sociale générale qui recouvre les aides ménagères, le fond de solidarité logement et le portage de repas, sera intégrée à la solution, qui sera ensuite étendue à la gestion du RSA.

Vivian Danckaert témoigne :

Aujourd’hui, plus aucun dossier n’est créé manuellement et les risques d’erreur et de glissement en termes de suivi ont quasiment disparu.

Alors que le département 59 vient d’ores et déjà de faire évoluer la solution Efalia vers sa toute dernière version, des évolutions en termes d’interface
utilisateur sont attendues de la part de l’éditeur dans les prochains mois.

A propos d’Efalia

Le groupe Efalia est reconnu comme le leader français de la dématérialisation des documents et des processus grâce à une suite logicielle riche et une expertise forte. Créé il y a 35 ans, Efalia a su constamment innover pour enrichir sa solution de Gestion Electronique de Documents (GED). Sa structure financière solide conjuguée à une croissance soutenue depuis de nombreuses années lui ont permis de réaliser des opérations ciblées de rachat d’entreprises spécialisées. Tout d’abord dans le dans le domaine de l’éditique (APPIC), puis du Business Process Management (Workey), de la
Gestion de la Relation Citoyen (6Tzen) et, plus récemment, de la signature électronique (Contrat–Privé). Le groupe Efalia dispose d’une couverture internationale sur l’ensemble des continents, soit par la présence de bureaux (Suisse, Allemagne, Angleterre), soit par la présence de partenaires distributeurs.