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Gestion du courrier
entrant et sortant
Simplifiez votre gestion des courriers et gagnez en performance grâce à la digitalisation du processus courrier.
Et si vous modernisiez la gestion et le suivi du courrier à l'aide d'un logiciel de GEC
Chaque jour, votre entreprise ou votre organisation reçoit un volume important de documents au format papier ou bien électronique.
Une distribution manuelle du courrier conjuguée à une multiplication des canaux entrants (courrier papier, recommandé électronique, mail, formulaire, téléphone, …) est source d’erreur, d’oubli et ne permet pas un pilotage efficace du traitement.
Ainsi une telle organisation manuelle au niveau du tri, de la distribution, de l’impression et de l’archivage entraîne bien souvent :
Des pertes ou des oublis provoquant des retards
Des erreurs de classement des documents
Des coûts liés aux opérations manuelles de traitement, de tri et de distribution des plis
Une gestion dématérialisée du courrier entrant et sortant permet d’améliorer considérablement l’efficacité dans la distribution, le traitement et la réponse de l’ensemble de vos courriers.
Gagnez en efficacité
La gestion électronique du courrier au sein d’une organisation privée ou publique est une activité critique qui nécessite un processus de suivi et de traitement de bout en bout.
A l’aide d’un logiciel de traitement du courrier, vous disposez d’une interface unique d’accès aux courriers à traiter. Vous pouvez facilement transférer les courriers à un service en particulier. Vous pouvez annoter chaque courrier grâce à des outils collaboratifs et d’édition en ligne. La gestion du courrier sortant est automatisée ainsi que l’ensemble de la correspondance
Réduisez vos risques opérationnels à l’aide d’une distribution sécurisée des documents
Le suivi de la distribution est assuré par des tableaux de bord. Il est donc facile de suivre en temps réel le courrier selon le service, le type (simple, lettre recommandée, accusé de réception, mail, …), la nature, l’origine, ou bien l’urgence.
En fonction de règles, il est facile de faire suivre son courrier à un destinataire. Un système de signature électronique est disponible pour signer les courriers sortants. Votre gestion du courrier devient sécurisée.
Simplifiez votre quotidien et gagnez sur tous les plans
- Gain de temps : Vous traitez les courriers de manière plus rapide et plus efficace, car ils ne nécessitent pas de tri manuel ni de déplacement physique. Vous supprimez les tâches chronophages.
- Gain de place : en numérisant les documents papier, vous réduisez l’espace physique nécessaire pour stocker le courrier, ainsi que les coûts de stockage associés.
- Meilleure gestion des données : Vous gérez plus efficacement les données et les informations contenues dans les courriers, en les indexant et en les rendant accessibles de manière centralisée et structurée.
- Amélioration de la communication : Un logiciel de gestion de courrier peut faciliter la communication au sein de l’entreprise en permettant de partager rapidement et facilement les informations avec les parties prenantes concernées.
- Réduction des coûts : en automatisant certaines tâches de gestion du courrier et en réduisant les coûts de stockage et de déplacement, une GEC permet de réaliser des économies significatives.
Pourquoi choisir Efalia Suite?
Avec notre solution vous disposez d’une application simple et intuitive qui va faciliter le quotidien des utilisateurs dans la distribution, le traitement et le pilotage de l’ensemble des courriers entrants et sortants.Vous simplifiez ainsi les tâches administratives.
Le workflow de distribution du courrier entrant va s’appliquer selon votre organigramme. Chaque service est informé et peut traiter le courrier plus facilement. La solution propose des automatismes afin de pouvoir, par exemple, générer directement un courrier réponse sortant à l’aide de modèles et de faciliter ainsi l’envoi de courriers.
Vous souhaitez ensuite archiver les courriers ? Notre module de GED est disponible ou bien notre coffre fort numérique, pour conserver et sécuriser vos contenus en toute sécurité.
Couverture fonctionnelle de la GEC
Des fonctionnalités riches pour traiter et suivre le courrier entrant et sortant
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Pilotage des courriers
Un suivi temps réel et un pilotage facile grâce à des tableaux de bord personnalisables
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Personnalisable
Une solution de gestion électronique du courrier personnalisable afin de répondre à l’ensemble de vos exigences
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Ouvert sur la GRU
Une solution ouverte à notre portail de gestion de la relation usager.
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Adoption rapide de la solution courrier GEC
Des bénéfices immédiats pour les utilisateurs, le service courrier, la DSI et la DG.
Voir plusRéduireUne mise en œuvre simplifiée et rapide grâce à la modularité de notre suite logicielle.
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Parce qu’une démo vaut mille mots, prenez contact avec nos experts en dématérialisation pour une démonstration personnalisée de notre solution de gestion électroniques du courrier.
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