Dématérialisez l'ensemble
de vos dossiers du personnel

Gagnez en performance, en sécurité et en simplicité en dématérialisant le dossier du personnel.

Et si vous passiez au dossier numérique du personnel ?

La gestion des ressources humaines fait partie des activités les plus consommatrices de papier au sein de votre organisation.

La recherche d’un arrêt de travail dans l’urgence ou bien la recherche d’un contrat de travail devient vite chronophage pour vos services. Un classement papier ou bien même numérique dans un répertoire partagé trouve vite ses limites.

Problème de confidentialité

Recherche difficile

Partage d’information non sécurisé

La dématérialisation des dossiers RH représente donc la meilleure solution afin de réduire vos dépenses, vous faire gagner du temps tout en améliorant votre performance et la sécurité des informations et des données personnelles de vos collaborateurs.

Gagnez en sécurité et en performance

Le dossier numérique du personnel est l’outil central de la gestion des ressources humaines. Il va vous permettre d’organiser, de gérer et de sécuriser tous les documents nécessaires au suivi personnalisé de chaque collaborateur de votre organisation. Il s’agit donc de transformer tous les documents papier de vos employés en supports numériques : bulletins de salaire, demande d’absence, contrats de travail, règlement intérieur, notes de frais, demandes de congès…

Initialisé dès l’embauche, le dossier personnel du collaborateur comprend, dès sa création les éléments suivants :

L’identité du collaborateur : coordonnées personnelles, numéro de sécurité sociale … avec les pièces associées (CNI, attestation sécurité sociale, RIB, …),

Les documents liés à son embauche : DPAE, bulletins d’adhésion mutuelle et prévoyance, le contrat de travail, diplômes etc.

Certains documents pourront être confidentiels et d’autres partagés avec le service formation ou bien le manager du collaborateur par exemple.

En dématérialisant le dossier du personnel, vous observez des bénéfices immédiats :

Recherche instantanée d’une information sur un collaborateur,

Une vision 360° sur le dossier RH,

Un partage de certaines informations avec d’autres services (les diplômes et les formations etc),

Un accès restreint à certaines informations confidentielles (médecine du travail et arrêt maladie etc),

Un accès contrôlé à certains documents pour des profils bien identifiés (fiche d’entretien individuel et demande de congés etc).

Une solution de gestion de contenu facilite la gestion des documents RH, en proposant à la DRH, l’accès aux informations nécessaires à leurs missions dans un espace unique, sans démultiplier le parc applicatif de l’entreprise.

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Facilitez la mise à jour du dossier salarié

Le dossier numérique du personnel est mis à jour en permanence, soit directement par votre équipe RH, en automatique depuis votre SIRH, ou bien par d’autres services habilités. Il reste donc constamment à jour tout le long de la présence du collaborateur au sein de votre organisation avec :

Les avenants au contrat de travail,

Les demandes de congés et absences,

Les avis d’arrêt de travail,

La fiche de prévention à certains facteurs de risques professionnels,

Les documents relatifs aux formations suivies par le collaborateur,

Les données relatives aux entretiens annuels (date des entretiens, objectifs et comptes rendus),

Les demandes d’acompte ou d’avance,

Toute la correspondance entre le collaborateur et l’entreprise (ex. : demande de formation, refus motivé de l’entreprise, etc),

Les éventuelles sanctions prononcées à l’encontre du collaborateur.

Enfin, en cas de départ, le dossier sera clôturé avec les éléments complémentaires suivants :

La lettre de démission ou tous les courriers liés à la procédure de rupture d’un contrat de travail

Le solde de tout compte, signé par le salarié ainsi que son certificat de travail,

L’attestation Pôle emploi,

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Modularité

Dématérialisation des documents RH, et possibilité d’étendre à d’autres domaines (finance, qualité, …) et de l’enrichir avec d’autres fonctions (workflow, signature, …)

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