Was versteht man unter einer Vertragsdatenbank?

Warum sollten Verträge in einer Vertragsdatenbank verwaltet werden?

Die Verwaltung der Verträge spielt im Leben eines Unternehmens, sei es groß oder klein, eine entscheidende Rolle. Verträge sind Rechtsdokumente, die die Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten aller an einer Geschäftstransaktion beteiligten Parteien festlegen. In dieser Eigenschaft können sie komplex und schwer zu verwalten sein, insbesondere wenn Sie mehrere Verträge mit verschiedenen Lieferanten, Kunden oder Partnern haben. Ein schlechtes Vertragsmanagement kann zu finanziellen Verlusten, rechtlichen Risiken, Projektverzögerungen und einer mangelhaften Kommunikation mit den beteiligten Parteien führen. Aus all diesen Gründen ist es wichtig, mit Hilfe einer Vertragsdatenbank eine effektive Strategie für die Verwaltung von Verträgen einzuführen.

Ein einziges sicheres Repository für alle Verträge 

In vielen Fällen werden die unterzeichneten Verträge digitalisiert und in einem gemeinsamen Verzeichnis im PDF-Format und einer mühsam auf dem neuesten Stand gehaltenen Excel-Datei gespeichert, um den Vertrag nachverfolgen zu können. Je mehr Verträge zusammenkommen und je wichtiger der Informationsaustausch wird, desto mehr stoßen Unternehmen bei diesen Aufgaben an ihre Grenzen. Juristische Dokumente sind nicht ausschließlich der Rechtsabteilung vorbehalten. 

Eine Vertragsdatenbank wird schnell unentbehrlich, um den Zugang zu Informationen zu ermöglichen und jedem Mitarbeiter, dessen Funktion den Zugang zu bestimmten Verträgen erfordert, einen autonomen Zugriff zu ermöglichen. 

So wird jeder Vertrag ungeachtet seiner Art (Lieferant, Kunde, Partner usw.) in einem einzigen Repository zentralisiert, was die Suche erleichtert. Jeder Vertrag wird mit Metadaten versehen, um den Vertrag zu charakterisieren, z.B. Name des Lieferanten, Vertragsart, Fälligkeit, Zusatzvereinbarungen. 

Erleichterter Zugang zu Informationen in allen Verträgen 

In einer Vertragsdatenbank wird also nicht nur der digitalisierte Vertrag gespeichert, sie umfasst auch eine Reihe von Informationen, die die Suche

 anhand verschiedener Kriterien erleichtern. Mit Hilfe von Filtern können mühelos die Verträge eines Lieferanten, Verträge einer bestimmten Kategorie (Wartungsverträge, Telefonie, Mietverträge usw.), oder alle Verträge, die in 3 Monaten auslaufen, aufgelistet werden. 

Der Zugriff auf einen Vertrag und die Kenntnisnahme bestimmter Klauseln ist für alle Personen, die zum Zugriff auf die Vertragsdatenbank berechtigt sind, einfach und schnell möglich. Solche Lösungen sind in der Regel als SaaS-Lösung verfügbar. 

Die Kosten für die Überwachung von Verträgen senken und Zeit sparen 

Es ist sowohl zeitaufwendig als auch riskant, Verträge in einer Excel-Tabelle zu überwachen und zu verwalten, sobald die Anzahl der Verträge groß ist. Die Verfolgung von Fälligkeiten, vertraglichen Verpflichtungen und damit die Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus wird sehr schwierig. 

Eine Vertragsdatenbank bietet automatische Funktionen, die die tägliche Verwaltung der Verträge erleichtern. 

Die Verwaltung der verschiedenen Vertragsarten wird durch eine Vielzahl von Automatismen vereinfacht. Die Zentralisierung der Verträge in einer einzigen, gesicherten und gemeinsam genutzten Vertragsdatenbank erleichtert die Verwaltung der verschiedenen Verträge, sowohl bei Verhandlungen, Verlängerungen und Kündigungen als auch bei der Archivierung. 

Eine Vertragsdatenbank ist eine an die Anforderungen Ihrer Branche angepasste Unternehmenssoftware, die die Integrität Ihrer Verträge und damit die Lebensdauer Ihrer Verträge sicherstellt. 

Warum ist die Digitalisierung einer Vertragsdatenbank sinnvoll? 

Digitalisierung von Verträgen 

Die Digitalisierung des Vertragsmanagementprozesses mit Hilfe einer Vertragsdatenbank bietet Unterstützung auf mehreren Ebenen:

Reduzierung der operativen Risiken, mehr Autonomie der mit der Verwaltung der Verträge beauftragten Teams und Steuerung Ihrer Verträge. 

Eine Vertragsdatenbank ist ein sicherer Ort für die Erfassung von Verträgen, erleichtert aber auch die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus eines Vertrags mit Hilfe von Funktionen zur Unterstützung der Vertragserstellung, der Vertragsvalidierung (Workflow), der elektronischen Unterschrift, der automatischen Erinnerung an Fälligkeiten und der Verfolgung der vertraglichen Verpflichtungen. 

Von einer einzigen Schnittstelle aus kann ein Vertrag oder eine Klausel ganz einfach über eine Suchmaschine oder eine Filterklassifizierung in Bezug auf Ihre Branche gefunden werden. 

Eine Vertragsdatenbank bietet Ihnen die folgenden Funktionen: 

• Erfassung der Verträge und Verwaltung der Nachträge
• Automatische Voreingabe von Vertragsinformationen anhand von Metadaten
• Informationssuche mit mehreren Kriterien
•  Suchfilter
• Zugriffsrechte auf Verträge
• Überwachung der Ausführung des Vertragsprozesses
• Mahnungen
• Steuerung und Reporting