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des weltweiten Wachstums1
Enterprise Content Management
(ECM)
Unternehmensdaten und -dokumente sind Teil des Unternehmensvermögens. Um ihren Wert freizusetzen und zu vervielfachen, können Sie sich auf eine Enterprise-Content-Management-Lösung verlassen.
Worin besteht das Enterprise Content Management?
Um Ihre Organisation effizienter zu machen, Ihre Kunden zufriedener zu stellen und Ihre Mitarbeiter dauerhaft zu binden, benötigen Sie eine perfekte Verfügbarkeit von Informationen, angepasste Dokumentenprozesse und automatisierte Verarbeitung.
Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) reicht daher nicht mehr aus. Nur ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) kann Sie auf die nächste Stufe bringen.
Mit einem solchen Tool haben Sie die volle Kontrolle über alle Unternehmensinhalte (Dokumente, strukturierte und unstrukturierte Daten) und die damit verbundenen Arbeitsabläufe, unabhängig von den Kanälen, über die sie gesendet oder empfangen werden.
Grund, warum ein solches Tool auf alle fachlichen Probleme eingeht: Buchhaltung, Personalwesen, Finanzen, Recht oder auch Verkauf…
Produktivität und Effizienz
Ämter und Organisation
Kundenzufriedenheit
Sicherheit und Compliance
Enterprise Content Management-Plattform
für welche Bedürfnisse? für welche Aufgaben?
Ein ECM ist ein vielseitiges Instrument, das auf die Schlüsselprobleme von Organisationen eingeht.
Zufriedenstellung
Gewährleistung der Sicherheit und von Unternehmensinhalten
Lesen Sie mehrReduzieren
Unternehmensinhalte zentralisieren
Inhalte gehen verloren, werden verlegt, haben Doppelgänger in verschiedenen Programmen oder Anwendungen und in unterschiedlichen Versionen? Ihre Teams verlieren an Effizienz und Produktivität, da die Datenmenge in Ihrer Organisation wächst.
Ein Enterprise-Content-Management-System zentralisiert alle Unternehmensinformationen und die damit verbundenen Dokumentationsprozesse. Es bildet das Rückgrat, auf das sich alle Mitarbeiter und Geschäftsbereiche stützen. Die Vorteile sind vielfältig:
Zuverlässigkeit der Informationen
Einfacherer Zugang zu Informationen
Unabhängigkeit der Mitarbeiter
Zeitgewinn
Strukturierung und Automatisierung von Dokumentenprozessen
Die Digitalisierung von zentralen Informationen ist in vielen Organisationen in vollem Gange. Sie erweist sich jedoch schnell als unzureichend, wenn sie nicht auch die Übertragung, Verarbeitung und Validierung dieser Informationen bzw. deren Verwaltung umfasst. Dies setzt voraus, dass auch die Dokumentenprozesse digitalisiert werden und sowohl im Unternehmen als auch in Telearbeit zugänglich sind.
Ein ECM digitalisiert auch die Prozesse Ihrer Organisation und automatisiert durch die Erstellung von Workflows die entsprechenden Aufgaben (Überprüfung, Validierung, Verteilung, Archivierung usw.), indem es aus einer zuverlässigen, jederzeit verfügbaren Informationsbasis schöpft. Es bietet somit:
Mehr Produktivität
Mehr Zusammenarbeit
Eine bessere Überwachung der Arbeitsabläufe
Verteilen von Unternehmensinhalten
Was ist eine Information wert, die ihre Zielgruppe nicht erreicht? Innerhalb des Unternehmens wie auch in den Beziehungen zu Ihren Kunden: nichts oder fast nichts! Wie können Sie sicherstellen, dass die Informationen die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt erreichen?
Genau das ist die Aufgabe einer Enterprise-Content-Management-Plattform: Inhalte, die für ihre Adressaten von Interesse sind und zur Erfüllung ihrer Aufgaben beitragen, auf einer zentralen Plattform zu veröffentlichen oder sogar proaktiv zu verbreiten, unabhängig von den betroffenen Berufsgruppen.
Erleichterte Kommunikation mit Teams, Kunden, Lieferanten
Einhaltung der Dokumentationsprozesse
Einhaltung von Fristen
Höhere Zufriedenheit, sowohl intern als auch extern
Nachverfolgung und Sicherung von Unternehmensinhalten
Inhalte wie Dokumente, Daten und E-Mails sind die Lebensader einer Organisation und ermöglichen es ihr, ihre Aufgaben zu erfüllen. Strukturen, die Opfer eines Cyberangriffs werden oder ohne äußeres Zutun einen schweren Fehler begehen, können rasch geschäftsunfähig werden.
Ein Enterprise-Content-Management-System birgt robuste Prozesse und Technologien, die die Sicherheit und Integrität seiner Inhaltsdatenbank unter allen Umständen gewährleisten. Durch eine sehr genaue Verwaltung der Zugriffs- und Kollaborationsberechtigungen, die Einrichtung von Passwortschutz oder Verschlüsselung und den Einsatz von Sicherungssystemen trägt ECM zum Fortbestand Ihres Unternehmens bei.
Garantierte Rückverfolgbarkeit
Ständige Versionierung
Einhaltung von Vorschriften
Welche Vorteile können Sie von einer Enterprise Content Management-Software erwarten?
Eine ECM-Plattform ist ein Leistungsbooster: Ihre Investitionsrendite macht sich auf mehreren Ebenen bemerkbar.
Steigerung der Effizienz
Der Einsatz eines ECM verringert Informationsverluste, Fehler und Doppelgänger. Die Stichhaltigkeit der Informationssuche steigt, je besser das Tool die richtigen Informationen erfassen und zur richtigen Zeit verarbeiten kann.
Arbeitskomfort und Produktivität steigen, mit spürbaren Auswirkungen auf die Qualität der Dienstleistungen, die das Unternehmen seinen Kunden bietet.
Verbesserung der Strukturierung einer Abteilung oder eines Unternehmens
Die Einführung einer Software für Enterprise Content Management ist entscheidend. Sie beinhaltet im Vorfeld die Kartierung der Aktionen, der Akteure und ihrer Verantwortungsebenen, der Fristen, die bei der Ausübung einer Aufgabe eingehalten werden müssen.
Insofern trägt ein ECM-Tool dazu bei, dass eine Organisation effizienter wird und nicht in einschränkenden Dokumentenprozessen erstarrt.
Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften und Gesetzen
Die steigenden Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien stellen Organisationen vor die Aufgabe, sich verstärkt um die Verwaltung von als Verschlusssache eingestuften Dokumenten oder wichtigen Archivdokumenten zu kümmern.
Selbst ECM-Lösungen, die als solche nicht ISO-zertifiziert sind, tragen dazu bei, diese Zertifizierungen zu erlangen. Die Daten Ihres Unternehmens sind sicher und es befolgt die Datenschutzregeln (DSGVO).
Aufwertung des immateriellen Kapitals eines Unternehmens
Die Zahl der Wissens-, Informations- und Datenbanken hat erheblich zugenommen. Sie stellen ein immaterielles Vermögen dar, das in den Unternehmen immer mehr an Bedeutung gewinnt, auch wenn sie aufgrund fehlender Mittel oft brachliegen.
Ein ECM trägt zu einer besseren Verwaltung dieses immateriellen Kapitals bei, das dann direkt zur Wertschöpfung in den Strukturen beiträgt
Mehrkanalige Sammlung und Dematerialisierung
Kategorisierung / Klassifizierung und Indexierung
Navigation und Suche
Erstellung von Workflows, Verfolgung eines Dokumentenprozesses Verarbeitung,
Zusammenarbeit und Versionierung
Nachvollziehbarkeit und Sicherheit
Datenanalyse, Statistiken und Berichterstattung
Integration in das IS
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der wöchentlichen Zeit für die Informationssuche2
14
der wöchentlichen Zeit für Kommunikation / Zusammenarbeit3
1/2
1 von 2 Arbeitnehmern findet die gesuchten Informationen nicht4
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