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Digitaler Tresor
und Archivierung von Dokumenten
Die Archivierung von Unternehmensdokumenten hat zum Ziel, die Dokumente und Daten der Organisation aufzubewahren und dauerhaft zu sichern. Außerdem soll sie deren Beweiswert sicherstellen.
Was versteht man unter der digitalen Archivierung von Dokumenten?
Die Archivierung von Dokumenten bestand früher ausschließlich aus der Ablage von Papierunterlagen. Die digitale Archivierung von Dokumenten umfasst heute neben der Aufbewahrung auch den Erhalt des Fortbestands und der Integrität eines Dokuments, um seinen Wert zu belegen.
Man unterscheidet drei Arten der elektronischen Archivierung :
Das EDM oder elektronische Dokumentenmanagement, das die Indexierung, Klassifizierung, Suche und Speicherung der als “lebend” bezeichneten Dokumente der Organisation ermöglicht.
Das EAS oder Elektronisches Archivierungssystem, das dazu dient, Dokumente langfristig aufzubewahren und ihre Authentizität gegebenenfalls vor Gericht als Beweismittel nachzuweisen.
Der digitale Tresor, der, wie der Name schon sagt, ein digitaler Tresor ist, der der sicheren Aufbewahrung von Dokumenten der Organisation gewidmet ist, um deren Integrität zu bewahren und sie langfristig zu speichern (digitale Archivierung mit Beweiswert).
Eine zertifizierte elektronische Archivierungslösung als Ergänzung zu einem DMS (Link Seite DMS-Expertise) oder einem Content-Management-System (ECM) (Link Seite ECM-Expertise) ermöglicht es Ihnen, den Fortbestand und die Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten, die den geltenden Normen entsprechen.
Um die Anforderungen an die Konformität der archivierten Dokumente zu erfüllen, ist es für eine Organisation notwendig, sich mit einem elektronischen Archivierungswerkzeug auszustatten, das unabhängig von der Art der betroffenen Dokumente beweiskräftig ist.
Effizienz und Organisation
Verwaltung und Sicherheit
Umweltschutz
Konformität und Qualität
Eine Lösung für die digitale Archivierung: Für welchen Bedarf? Zu welchem Zweck?
Eine Software zur digitalen Archivierung oder ein digitaler Tresor ist eine digitale Lösung, die die Probleme der Einhaltung von Vorschriften, der Integrität, der Authentizität und der Dauerhaftigkeit von Dokumenten löst.
Dauerhaftigkeit
Das Dokument ist über einen potenziell langen Zeitraum verfügbar und durchsuchbar
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Die Echtheit von Dokumenten bestätigen
Dokumente, die im digitalen Tresor archiviert werden, müssen im Vorfeld der Archivierung mehrere Kriterien erfüllen (ein bestimmtes Qualitätsniveau beim Scannen, eine Spur der Scanvorgänge beinhalten usw.). Alles beginnt bei der Erfassung oder Digitalisierung der Dokumente, damit das digitale Dokument (von Anfang an digital oder aus durch das Scannen von Papierunterlagen digitalisiert) als Originaldokument betrachtet wird. Anhand dieser Kriterien kann der Beweiswert der Dokumente bescheinigt werden, wie z. B. im Rahmen der zuverlässigen Protokollierung die Echtheit einer Rechnung.
Den Fortbestand von Dokumenten sicherstellen
Das Dokument ist über einen langen Zeitraum verfügbar und durchsuchbar. Zur Gewährleistung der Langlebigkeit von Dokumenten sollte dem digitalen Tresor eine DMS-Lösung (Electronic Document Management) vorgeschaltet werden, da sie die Verwaltung des Lebenszyklus eines Dokuments (DUA, UDU und Endverbleib), die Erfüllung der Anforderungen der DSGVO sowie die Verwendung langlebiger Dokumentenformate wie PDF/A ermöglicht.
Die Vollständigkeit von Dokumenten gewährleisten
Die Integrität eines Dokuments beruht auf der Gewährleistung, dass ein Dokument nicht verändert werden kann. Dazu muss ein digitaler Tresor verwendet werden, der nach CCFN (Component of Digital Safe) mit der Norm NF203CCFN zertifiziert ist. Dadurch können die Dokumente in ein Dateisystem integriert werden und später durchsucht, aber nicht verändert werden.
Im Rahmen einer zuverlässigen Protokollierung ermöglicht der digitale Tresor die Protokollierung von Vorgängen und eine Versiegelung der Protokolle.
Die Berechnung der Integrität von Dokumenten muss regelmäßig über den Zeitstempel der Dokumente erfolgen.
Elektronisch signierte Dokumente, Dokumente, die als „zuverlässige Kopie“ aus der Digitalisierung hervorgegangen sind, in DMS zurückverfolgte und mit Zeitstempel versehene Dokumente, verschlüsselte Dateien sowie Gesundheitsdaten (in diesem speziellen Fall muss auch ein spezielles HDS-Hosting vorgesehen werden), können in einem digitalen Tresor archiviert werden.
Alle diese Dokumente sind mit Metadaten (Schlüsselwörtern) versehen, mit denen das Dokument qualifiziert werden kann.
Welche Vorteile können Sie von einer Software für digitale Archivierung erwarten?
Ihre Dokumente langfristig archivieren, jederzeit darauf zugreifen können, um Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen und Beweise zu haben.
die Informationen
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die Informationen in einem Archivierungssystem
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von Dokumenten mit Beweiswert
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der Verpflichtung zum Umweltschutz
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Informationen sichern
Sie verarbeiten vertrauliche Informationen, die in Ihrer Organisation den Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) entsprechen müssen. Durch die Verwendung eines digitalen Tresors zur Archivierung Ihrer Dokumente können Sie Ihre Daten zu 100 % sicher speichern. Zeitstempel, digitale Fingerabdrücke der Dokumente und versiegelte Protokolle sorgen für die Sicherheit und Qualität der im Tresor gespeicherten Daten.
Es gibt verschiedene Berechtigungsstufen für die Benutzer, um sicherzustellen, dass bestimmte Eingriffe nicht für jeden zugänglich sind.
Informationen in einem Archivierungssystem strukturieren – Zeitersparnis
Dank der Verwaltung der Metadaten von Dokumenten erfolgt die Klassifizierung, die Suche je nach Berechtigung mit wenigen Klicks. Im Vergleich dazu kann die Suche nach einem archivierten Papierdokument mehrere Tage in Anspruch nehmen.
Dokumenten mit Beweiswert zur Verfügung haben
Um Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, ist der Beweiswert oder die Integrität von Dokumenten erforderlich. Diese Integrität wird durch den digitalen Tresor gewährleistet. Die gespeicherten Dokumente sind mit einem Zeitstempel versehen, nicht veränderbar und können im Streitfall als Beweismittel dienen.
Ökologisches Engagement und mit der physischen Speicherung verbundene Einsparungen
Heute erlaubt es die Gesetzgebung, Papierarchive zugunsten von digitalen Archiven abzuschaffen. Mit einem digitalen Tresor sparen Sie Kosten für Archivierung, Lagerung und Verwaltung (Vernichtung, Suche, Ablage).
Die unverzichtbaren Funktionsbausteine des digitalen Tresors
Eine Lösung für die digitale Archivierung besteht aus Funktionsbausteinen, die sich ergänzen, um den Dokumentenfluss der Organisation optimal zu verfolgen.
Aufzeichnen Ereignisse an digitalen Objekten: Protokollierung von Aktivitäten
Sammeln und lesen Metadaten: Erzeugen des digitalen Fingerabdrucks von Dokumenten
Verwalten Berechtigungen mit Zugriffsebenen.
Speichern und Dokumente sichern
Garantieren Sie die Integrität der Dokumente
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