FRANCE TÉLÉVISIONS & DIE DIGITALISIERUNG DER VERTRÄGE: Gewählt wurde Efalia

Wachsender Digitalisierungsbedarf bei France Télévisions…

Efalia spricht mit Marie LOMBARDO, Leiterin der Abteilung Technisches Engineering und Informationssysteme bei France Télévision, Januar 2014.

Warum haben Sie die Einführung einer Digitalisierungs- und DMS-Lösung in Betracht gezogen?

Die wichtigsten Herausforderungen bei der Einführung dieser Lösung waren die Zentralisierung der Informationsspeicherung und natürlich der Informationsfluss zwischen den Abteilungen.
Aufgrund der bei den Sendern France 5 und France 3 gesammelten guten Erfahrungen wurde die Ausweitung auf alle Sender der Gruppe vorgeschlagen. 

Bearbeiten Sie nur die Produktionsverträge? Wenn ja, auf welche Weise?

 Die Produktionsordner enthalten etwa zwanzig Arten von Dokumenten, darunter auch den Vertrag. Je nach Art der Dokumente beteiligen sich mehrere Abteilungen an der Digitalisierung.

Jede Abteilung, die „Eigentümer“ eines bedeutenden Volumens an zu digitalisierenden Dokumenten ist, besitzt einen dedizierten Arbeitsplatz mit einem Scanner für etwa 4 bis 5 Personen.

Jeder DMS-Beitragende besitzt ein auf seinem Arbeitsplatz bereitgestelltes Kollaborationspaket, das den Import bereits gescannter Dokumente in den Aktenplan ermöglicht.

Auf den überall bei FTV vorhandenen Multifunktionskopierern kann auf sichere Weise ein direkter Scan-Link zu einer Efalia Doc-Ablage mit dem Ausweis des Benutzers angeboten werden. Dadurch können sowohl hohe Dokumentenvolumen (mit mehr als 30 Seiten) effizienter bewältigt werden als auch kleinere Volumen, die keine Einrichtung eines dedizierten Scan-Arbeitsplatzes erfordern.

Weitere Vorteile im Zusammenhang mit der Digitalisierung?

Die Digitalisierung ermöglicht die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten mit einer optimalen Ablage, auf die dank einer benutzerfreundlichen Suche zugegriffen werden kann.

Dies ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, wobei eine einzige Version an einem einzigen Ort gespeichert wird: Optimierung der Speicherung, des Zugriffs und des Informationsaustauschs zwischen den Abteilungen.

Warum haben Sie sich für die elektronische Dokumentenmanagement-Lösung von Efalia entschieden? 

Wegen der einfachen Implementierung und Nutzung, der funktionalen Flexibilität und der umfangreichen praktischen Verwaltungsoberfläche. 

Wie fanden Sie die Schulungen?

Wir fanden die vom Efalia-Team durchgeführten Schulungen sehr gut. Die Schulungsleiter haben ihre technischen Fähigkeiten unter Beweis gestellt und sind sehr pädagogisch vorgegangen.

Und die Zukunft?

Die DMS-Lösung von Efalia auf andere Abteilungen als die Sender ausweiten, um verschiedene Arten von Dokumenten (Papierkorrespondenz, Verträge, Rechnungen …) mit LAD/RAD-Lösungen für bestimmte Arten von Dokumenten zu digitalisieren.

Die Webservices werden es ermöglichen, die Anwendung unsichtbar zu machen, indem das Dokument direkt aus der Fachanwendung aufgerufen wird.

Marie LOMBARDO
Leiterin der Abteilung Technisches Engineering und Informationssysteme