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Digitalisieren Sie die Gesamtheit
Ihrer Personalakten
Gewinnen Sie an Leistung, Sicherheit und Einfachheit, indem Sie die Personalakte papierlos machen.
Wie wäre es mit einer Umstellung auf eine digitale Personalakte?
Die Personalverwaltung gehört zu den papierintensivsten Tätigkeiten in Ihrer Organisation.
Vertraulichkeitsprobleme
Schwierige Suche
Ungesicherter Informationsaustausch
Die Digitalisierung von Personalunterlagen stellt daher die beste Lösung dar, um Ihre Ausgaben zu reduzieren, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Leistung zu verbessern und die Sicherheit der Informationen und persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter zu erhöhen.
Arbeiten Sie flüssiger und effizienter
Die digitale Personalakte ist das zentrale Instrument der Personalverwaltung. Sie ermöglicht es Ihnen, alle Dokumente zu organisieren, zu verwalten und zu sichern, die Sie für die persönliche Betreuung jedes einzelnen Mitarbeiters Ihrer Organisation benötigen. Dazu werden alle Papierdokumente Ihrer Mitarbeiter digitalisiert: Gehaltsabrechnungen, Abwesenheitsanträge, Arbeitsverträge, Betriebsordnung, Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge usw.
Die Personalakte des Mitarbeiters wird bei der Einstellung erstellt und enthält ab diesem Zeitpunkt die folgende Elemente:
Die Identität des Mitarbeiters: persönliche Daten, Sozialversicherungsnummer ... mit den dazugehörigen Dokumenten (Personalausweis, Sozialversicherungsbescheinigung, Bankverbindung usw.),
Dokumente im Zusammenhang mit seiner Einstellung: Formalitäten, Versicherungsunterlagen für Krankenkasse und Vorsorge, Arbeitsvertrag, Diplome usw.
Einige Dokumente bleiben vertraulich, während andere z. B. mit der Ausbildungsabteilung oder dem Manager des Mitarbeiters geteilt werden.
Die Digitalisierung der Personalakte ist mit unmittelbar spürbaren Vorteilen verbunden:
Sofortige Suche nach einer Information über einen Mitarbeiter,
Komplette Übersicht über die Personalunterlagen,
Freigabe bestimmter Informationen für andere Abteilungen (Abschlüsse und Ausbildungen usw.),
Eingeschränkter Zugriff auf bestimmte vertrauliche Informationen (Arbeitsmedizin und Krankenstand etc.),
Kontrollierter Zugriff auf bestimmte Dokumente für klar identifizierte Profile (Personalgesprächsbogen und Urlaubsantrag usw.).
Eine Content-Management-Lösung erleichtert die Verwaltung von HR-Dokumenten, indem sie der Personalabteilung Zugang zu den für ihre Aufgaben notwendigen Informationen in einem einzigen Raum bietet, ohne für das Unternehmen eine Vervielfältigung der Zahl der Anwendungen mit sich zu bringen.
Erleichtern Sie die Aktualisierung der Mitarbeiterakte
Die digitale Personalakte wird ständig aktualisiert, entweder direkt von Ihrem HR-Team, automatisch aus Ihrem HR-Informationssystem oder von anderen berechtigten Abteilungen. Sie bleibt also während der gesamten Anwesenheit des Mitarbeiters in Ihrer Organisation ständig auf dem neuesten Stand und umfasst:
Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag,
Urlaubsanträge und Abwesenheiten,
Krankmeldungen,
Präventionsblatt zu bestimmten beruflichen Risikofaktoren,
Unterlagen über die von der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter besuchten Schulungen,
Daten zu den Jahresgesprächen (Datum der Gespräche, Ziele und Protokolle),
Anträge auf Anzahlung oder Vorschuss,
Die gesamte Korrespondenz zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen (z. B. Antrag auf Ausbildung, begründete Ablehnung durch das Unternehmen usw.),
Maßnahmen, die eventuell gegen den/die Mitarbeiter/in beschlossen wurden.
Schließlich wird die Akte im Falle eines Ausscheidens mit folgenden zusätzlichen Elementen geschlossen:
Das Kündigungsschreiben oder alle Schreiben im Zusammenhang mit dem Verfahren zur Beendigung eines Arbeitsvertrags
Die von der/dem Beschäftigten unterschriebene Haftungsablösung sowie das Arbeitszeugnis,
Bescheinigung für das Arbeitsamt,
Warum ist Efalia ECM die richtige Wahl?
Modularität
Digitalisierung von HR-Dokumenten und die Möglichkeit, diese auf andere Bereiche (Finanzen, Qualität, ...) auszudehnen und mit weiteren Funktionen (Workflow, Signatur, ...) auszubauen
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Einstellbar
Sie richten den Aktenplan der Personalakte nach Ihren Regeln, Ihren Attributen ein.
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Sicherheit
Jedes Dokument ist gesichert und nachvollziehbar. Sie verwalten die Berechtigungen.
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Öffnung
Nach außen hin offene Plattform, die sich leicht in ein HR-Informationssystem oder Geschäftsanwendungen integrieren lässt.
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Warum die Personalunterlagen digitalisieren?
Zeitersparnis und Effizienz
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Weniger Papierverbrauch
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Erreichbarkeit überall und jederzeit
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Sécurité de l'information RH
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