Elektronische Unterschriftenmappe und elektronische Signatur – sollte man sie nebeneinander verwenden?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen, die ihre Effizienz und Produktivität steigern wollen, unumgänglich geworden. Zu den am häufigsten verwendeten digitalen Instrumenten in diesem Bereich gehören die elektronische Unterschrift und die elektronische Unterschriftenmappe. Obwohl diese beiden Tools oft austauschbar verwendet werden, ist es wichtig, ihre Unterschiede und vor allem ihre Komplementarität zu verstehen.

Die elektronische Unterschriftenmappe ist ein Tool, mit dem der Dokumentenfluss innerhalb eines Unternehmens verwaltet werden kann. Sie vereinfacht und sichert insbesondere die Prozesse der Validierung und Unterzeichnung von Dokumenten, indem sie die Papierversion durch eine digitale Version ersetzt. Auf diese Weise können Dokumente elektronisch signiert werden und in elektronischer Form zwischen den verschiedenen Beteiligten zirkulieren.

Die elektronische Signatur ist eine Methode der Unterschrift, die den gleichen rechtlichen Wert wie die handschriftliche Unterschrift hat. Sie macht es möglich, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, so dass ihre Authentizität und Integrität gewährleistet sind. Sie ist besonders nützlich für Unternehmen, die Verträge, Vereinbarungen, Rechnungen oder Angebote auf schnell, einfach und unter Gewährleistung der Sicherheit unterzeichnen müssen.

Die Hauptunterschiede zwischen der elektronischen Unterschriftenmappe und der elektronischen Signatur liegen in ihrer Funktion und ihrem Anwendungsbereich. Die elektronische Unterschriftenmappe dient der Verwaltung des Dokumentenflusses innerhalb eines Unternehmens, während mit der elektronischen Signatur Dokumente elektronisch unterzeichnet werden können, wobei ihre Authentizität und Integrität gewährleistet wird. Die elektronische Unterschriftenmappe ist also ein bereichsübergreifendes Tool, das die Validierung und Unterzeichnung von Dokumenten ermöglicht, während die elektronische Unterschrift auf die Unterzeichnung beschränkt ist.

Was die Vorteile für Unternehmen betrifft, so vereinfacht und sichert die elektronische Unterschriftenmappe die Validierungsprozesse von Dokumenten, indem sie die Bearbeitungszeiten und -kosten verringert. Sie erleichtert auch die Verwaltung des Dokumentenflusses und ermöglicht die Überprüfung der Rückverfolgbarkeit der Dokumente. Die elektronische Signatur wiederum ermöglicht die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten, wodurch ebenfalls die Bearbeitungszeiten verkürzt werden und die Sicherheit und Integrität der Daten gewährleistet wird.

Fazit: Die elektronische Unterschriftenmappe und die elektronische Unterschrift sind zwei sich ergänzende Instrumente, die zu mehr Effizienz führen und gleichzeitig die Sicherheit und Integrität der Daten gewährleisten.