DSM HR, die Ergänzung zu Ihrem HR-IS

Einführung

Das elektronische Dokumentenmanagement (DMS) für das Personalwesen (HR) ist ein wichtiges Instrument zur Verbesserung der Effizienz der HR-Managementprozesse in Unternehmen. Es ermöglicht Mitarbeitenden und dem Personalmanagement einen einfachen Zugang zu aktuellen und relevanten Informationen, während es die Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten reduziert und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern erleichtert.

Welchen Zweck erfüllt ein Dokumentenmanagement für das Personalwesen?

Ein elektronisches Dokumentenmanagement (DMS) für das Personalwesen (HR) ist ein Dokumentenmanagementsystem, das die elektronische Speicherung, Verwaltung und Weitergabe von Dokumenten ermöglicht, die im Zusammenhang mit den Mitarbeitenden eines Unternehmens stehen. IEs ermöglicht den Beschäftigten und den HR-Managern einen einfachen Zugang zu Informationen wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträgen, Schulungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Unternehmensrichtlinien und Verfahren für das Leistungsmanagement.

Die gängigen Funktionen umfassen die Verwaltung von Personaldaten, Einstellungsprozessen, Unternehmensrichtlinien, Ausbildungsprozessen, von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen sowie des Leistungsmanagement.

Es kann auch Instrumente zur Automatisierung von Verwaltungsaufgaben und Talentmanagementprozessen enthalten, die es den Mitarbeitern und Führungskräften ermöglichen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Ein HR DMS kann auch Berichts- und Überwachungsfunktionen für Personalmanager bereitstellen, um ihnen zu helfen, strategische Entscheidungen auf Basis aktueller Daten zu treffen und die Talentmanagementprozesse zu verbessern.

HR-DMS und HR-IS – sollte man sie nebeneinander verwenden?

Ein Dokumentenmanagement für das Personalwesen (HR) kann ergänzend zu einem integrierten Personalmanagementsystem (HR-IS) eingesetzt werden, um eine höhere Effizienz der Prozesse im Personalwesen zu erreichen.

Ein HR-IS ist ein umfassendes Instrument, das vom Talentmanagement über die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung der Unternehmensrichtlinien, die Ausbildung, die Sozialleistungen und die Leistungsüberwachung alle HR-Managementprozesse verwaltet.

Eine HR DMS-Lösung kann verwendet werden, um mitarbeiterbezogene Dokumente wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Schulungsmaterial, Gehaltsabrechnungen, Unternehmensrichtlinien und Leistungsmanagementverfahren aufzubewahren, zu verwalten und elektronisch auszutauschen. Diese Dokumente können leicht in das HR-IS integriert werden, um eine bessere Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Durch den Einsatz eines HR-DMS in Verbindung mit einem HRIS können die Mitarbeitende und das HR-Management leicht auf aktuelle und relevante Informationen zugreifen und gleichzeitig administrative Aufgaben automatisieren, um eine effektivere Verwaltung zu ermöglichen.

Die zentralen Funktionen

Einige der wichtigsten Funktionen eines DMS für die Personalabteilung (HR) sind:

• Die Verwaltung von Bewerbungsunterlagen: Elektronische Aufbewahrung, Verwaltung und Weitergabe von Bewerbungsunterlagen, Lebensläufen und Anschreiben von Bewerberinnen und Bewerbern.
• Die Verwaltung von Arbeitsverträgen: Elektronische Aufbewahrung, Verwaltung und Weitergabe von Arbeitsverträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen von Mitarbeitenden.
• Die Verwaltung von Schulungsunterlagen: Elektronische Aufbewahrung, Verwaltung und Weitergabe von Schulungsunterlagen und Zeugnisse der Mitarbeitenden.
• Die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen: Elektronische Aufbewahrung, Verwaltung und Weitergabe von Gehaltsabrechnungen und Informationen über Gehaltszulagen der Mitarbeiter.
• Die Verwaltung von Unternehmensrichtlinien: Elektronische Aufbewahrung, Verwaltung und Weitergabe von Unternehmensrichtlinien und Leistungsmanagementverfahren.
• Die Zugriffs- und Rechteverwaltung: Verwaltung des Zugriffs auf Dokumente und der Zugriffsrechte von Mitarbeitern und Personalmanagern, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.
• Die Dokumentensuche: Dokumente können mithilfe von Schlüsselwörtern und Filtern gesucht werden, um effizienter zu arbeiten.
• Die Integration mit anderen Systemen: Das DMS kann mit anderen Systemen, wie z. B. Lohnabrechnungssystemen oder Talentmanagementsystemen integriert werden, um eine bessere Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Welche Vorteile bietet ein HR-DMS

Mit der Verwendung eines DMS sind viele Vorteile und Nutzen verbunden:

• Eine effizientere Dokumentensuche: Es ermöglicht Mitarbeitern und Personalmanagern den einfachen Zugriff auf aktuelle und relevante Informationen, indem sie mithilfe von Schlüsselwörtern und Filtern nach Dokumenten suchen können, was Zeit spart und die Effizienz der Personalprozesse erhöht.
• Weniger Kosten für die Aufbewahrung von Unterlagen in Papierformat: Es ermöglicht die elektronische Aufbewahrung, Verwaltung und Weitergabe von Dokumenten, wodurch die Kosten für die Aufbewahrung von Papierdokumenten sinken und weniger Raum benötigt wird.
• Vereinfachung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden: Durch den in Echtzeit möglichen Austausch von Dokumenten und Informationen wird die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und HR-Managern erleichtert, was zu einer besseren Entscheidungsfindung führt.
• Automatisierung von Verwaltungsaufgaben: Es kann Tools zur Automatisierung von Verwaltungsaufgaben umfassen, wie z.B. die Verwaltung von Einstellungsprozessen, Schulungsprozessen, Lohn-, Gehaltsabrechnungs- und Gewinnprozessen sowie das Leistungsmanagement.
• Reporting und Nachverfolgung für HR-Manager: Es kann Reporting- und Monitoring-Funktionen für das HR-Management bereitstellen, um ihnen zu helfen, strategische Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Daten zu treffen.
• Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen: Es kann den Zugriff auf Dokumente sowie die Zugriffsrechte von Mitarbeitenden und des HR-Managements verwalten, um die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen zu gewährleisten.