BPM-Software: 13 Fragen, die man sich vor einer solchen Investition stellen sollte

In einem stark wettbewerbsorientierten Umfeld mit zunehmender Verbreitung von Telearbeit ist es für jedes Unternehmen, das wachsen und seine Rentabilität aufrechterhalten möchte, von entscheidender Bedeutung, so effizient wie möglich zu arbeiten. Soweit nichts Neues.

Was viele jedoch noch nicht erkannt haben, ist, dass trotz der vielen Technologie zahlreiche Prozesse immer noch ganz oder teilweise manuell verwaltet werden. Eine Vielzahl von Prozessen ist nicht durchgängig digitalisiert. Die daraus folgende händische Abwicklung traditioneller Prozesse bedeutet, dass Ihre Teams Zeit und Geld für Aufgaben benötigen, die keinen Mehrwert für Ihr Unternehmen bringen. Hier kommt eine BPM-Lösung ins Spiel.

Wenn Sie die Funktionsweise einer BPM-Plattform im Detail verstehen möchten, lesen Sie bitte den entsprechenden Artikel. Zusammenfassend ist BPM, die Abkürzung für Business Process Management, ein Konzept zur Verbesserung des Workflows und der Geschäftsprozesse in einem Unternehmen. Konkret handelt es sich also um ein Werkzeug zur Automatisierung von Prozessen.

Grundsätzlich hilft Ihnen eine BPM-Software bei der Abbildung Ihrer täglichen Prozesse, um:

• Ihre täglichen Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten;
• Die Effizienz der an Ihren Prozessen beteiligten Personen zu gewährleisten;
• Risiken und Fehlerquellen zu reduzieren;
• Zeitraubende Aufgaben zu identifizieren und zu eliminieren;
• Die Kosten Ihres Unternehmens mit Hilfe einer effektiven Prozesssteuerung kontrollieren.

Die Verwaltung der Geschäftsprozesse (BPM) ist somit eine Kombination aus Vorgehensweisen, deren Ziel die Schaffung von Wert für das Unternehmen ist, indem eine Kultur der kontinuierliche Verbesserung der Prozesse gefördert wird.

Wie finde ich heraus, ob mein Unternehmen in eine BPM-Lösung investieren sollte?

Die Konzepte des BPM und die Vorteile einer Prozessmanagementlösung haben sich Ihnen erschlossen. Sie fragen sich jedoch, ob es für Ihr Unternehmen an der Zeit ist, eine solche Lösung einzuführen. Um diesbezügliche Unklarheiten auszuräumen, haben wir eine Liste der Herausforderungen zusammengestellt, mit denen unsere Kunden häufig konfrontiert sind. Verschaffen Sie sich Klarheit, indem Sie diese Punkte mit Ihren eigenen Problemstellungen vergleichen:

1- Schwierigkeiten, Prozesse rechtzeitig abzuschließen.

Wie lange brauchen die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, um einen Arbeitsvorgang in einem Prozess abzuschließen? Haben Sie Kontrolle über den Fortschritt des Prozesses und/oder darüber, was getan wird??

2- Schwierigkeiten, Entscheidungen zu treffen.

Verfügt die Geschäftsleitung über die notwendigen Informationen, um wichtige Entscheidungen in Bezug auf den Prozess zu treffen? Sind die Informationen leicht zu finden? Sind sie zentralisiert?

3- Viel Geld investiert, wenig Rendite.

Hat Ihr Unternehmen in Prozesse investiert, die nicht rentabel sind? Können Sie vor der Einführung eines Prozesses abschätzen, wie lange es dauern wird, ihn abzuschließen und welche Kosten er verursachen wird?

4- Beeinträchtigung der Wettbewerbsfähigkeit aufgrund von Lieferverzögerungen.
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Muss Ihr Unternehmen aufgrund des zunehmenden Wettbewerbs die Verkaufszeit für sein Produkt verkürzen? Müssen Sie die Qualität Ihrer Produkte/Dienstleistungen verbessern?

5- Ziele der Organisation werden nur unzureichend erreicht.

Kann Ihr Unternehmen trotz aller Bemühungen Ihrer Teams die organisatorischen Ziele nicht erreichen?

6- Inkonsistente Lieferung von Produkten/Dienstleistungen, gepaart mit unzufriedenen Kunden.

Beschweren sich Ihre Kunden über Lieferverzögerungen, fehlerhafte Produkte usw.?

7- Ineffizient arbeitende Mitarbeiter.

Hat die Produktivität Ihrer Mitarbeiter nachgelassen? Sind Ihre Mitarbeiter gezwungen, Zeit mit sich wiederholenden manuellen Aufgaben zu verschwenden?

8- Unzureichende Informationen über den jeweils ausgeführten Prozessschritt.

Wie kontrollieren Sie den Fortschritt der Aktivitäten innerhalb eines Prozesses? Wie schwierig ist es, diese Informationen zu erhalten?

9- Feststellung der Nichteinhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

Risikoreiche Prozesse werden nicht von Ihrem Informationssystem abgedeckt. Werden bestimmte Validierungen, die für Ihr Unternehmen verbindlich sind, nur per E-Mail oder z.B. durch den Austausch von Excel-Dateien durchgeführt?

10- Schwierigkeiten bei der Priorisierung von Prozessen.

In Ihrem Unternehmen gibt es viele Dinge zu tun, aber keiner weiß, was dringend und was wichtig ist. Wären Sie in der Lage, unter den Prozessen diejenigen zu definieren, die mit größerer Dringlichkeit ausgeführt werden müssen?

11- Unfähigkeit, die Effizienz der Prozesse zu bewerten und sie abzubilden.

Wissen Sie, welche Prozesse tatsächlich zu Ergebnissen führen? Können Sie eine Liste derjenigen erstellen, die abgeschafft werden können? Können Sie die Punkte bestimmen, die verbessert werden müssen (bzw. die Prozesskartierung verstehen)?

12- Schwierigkeiten bei der Bestimmung der Prozessschritte, die keinen Mehrwert erbringen und wo Verschwendung vorliegt.

Sind Sie sicher, dass alle Schritte in einem Prozess wesentlich sind? Werden sie auf die richtige Weise durchgeführt? Werden sie innerhalb des Zeitrahmens und des Budgets abgeschlossen?

13- Unfähigkeit, die Ergebnisse eines Prozesses zu bewerten.

Können die Führungskräfte die Prozesse von Anfang bis Ende messen und sie mit den erwarteten Ergebnissen vergleichen? Ist es möglich, die Prozesse zu quantifizieren?

Wenn Sie einen Großteil der oben genannten Punkte angekreuzt haben, würde es sich für Ihr Unternehmen lohnen, in eine BPM-Lösung investieren, um die Verwaltung dieser Prozesse zu rationalisieren und zu erleichtern.

Wenn Sie dennoch zweifeln, ob die Anschaffung eines BPM sinnvoll ist, können wir Ihnen helfen, Ihre Überlegungen zu vertiefen – denn wir wissen, dass eine solche Lösung von Ihrer Geschäftsleitung nur dann akzeptiert wird, wenn sich die Investition schnell bezahlt macht.
In diesem Sinne bieten wir Ihnen als zusätzliche Entscheidungshilfe an, ein Modell von einem Ihrer Prozesse zu erstellen, der Ihnen Probleme bereitet.

Auf dieser Grundlage können Sie sich ein Bild davon machen, wie relevant unsere Plattform – und unser Fachwissen – ist und wie gut sie Ihre Erwartungen und abdeckt.