Comment choisir son logiciel de GED : Éviter les écueils, maximiser les bénéfices

La gestion électronique de documents (GED) joue un rôle essentiel dans la stratégie informatique de toute entreprise moderne. Les directeurs des systèmes d’information (DSI) ont une responsabilité majeure dans le choix et la mise en place d’une solution de GED adaptée. Dans cet article, nous explorerons les aspects clés du choix d’un logiciel de GED pour votre entreprise, en mettant en avant les pièges à éviter, les meilleures pratiques à suivre, ainsi que les conséquences d’une décision mal avisée.

Le paysage de la Gestion Électronique de Documents

Le marché de la gestion électronique de documents propose une multitude de solutions, allant de la plus simple à la plus complexe, de la plus fermée à la plus évolutive, qu’elle soit disponible en mode SaaS ou en local (On-Premise), voire les deux. Le choix dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise, mais il est essentiel de ne pas négliger certains aspects cruciaux.

Éviter les erreurs

Sous-estimer les besoins

L’une des erreurs les plus courantes consiste à sous-estimer les besoins en matière de gestion électronique de documents. Une solution de GED doit être envisagée à long terme, sur une période d’au moins 5 ans. Même si vous commencez avec un périmètre restreint, il est crucial de prévoir un déploiement à l’échelle de toute l’entreprise pour répondre aux besoins de numérisation. Ignorer les processus métier spécifiques, certains services, et la croissance attendue des volumes de données peut entraîner une sous-utilisation de la solution, des coûts de mise à niveau prématurée élevés, voire la nécessité de rechercher une nouvelle solution.

Exemple concret : Une entreprise décide d’implémenter une solution de GED sans tenir compte de la nécessité de gérer efficacement les documents contractuels du service juridique. La solution choisie ne prend pas en charge cette fonctionnalité, ce qui entraîne des retards et des coûts supplémentaires.

Ignorer l’évolutivité

Un logiciel de GED doit être capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise, que ce soit en termes de périmètre couvert, de modules complémentaires pour répondre à de nouveaux besoins, ou de la capacité à traiter de plus gros volumes de données. Ignorer cette évolutivité peut conduire à des migrations coûteuses ou à des interruptions de service.

Négliger l’expérience utilisateur

L’expérience utilisateur est cruciale. Ignorer l’ergonomie et la convivialité peut entraîner une résistance de la part des collaborateurs et une adoption difficile de la solution. Interrogez-vous également sur l’accompagnement offert par l’éditeur ou le prestataire, la qualité de la formation proposée, ainsi que la disponibilité de modules d’apprentissage en ligne (e-learning) pour faciliter la prise en main de la solution.

Les meilleures pratiques

Évaluation complète des besoins

Avant de choisir un logiciel de GED, menez une évaluation exhaustive des besoins de votre entreprise. Identifiez les processus métier essentiels, les flux de travail documentaires, les types de documents et les volumes de données. Impliquez toutes les parties prenantes pour obtenir une vision globale. Évaluez également vos préférences en matière d’hébergement, afin d’orienter votre choix vers une solution On-Premise ou SaaS, avec des options de réversibilité.
Vous avez aussi besoin de savoir si votre GED permettra de répondre aux besoins spécifiques de votre secteur. Par exemple, dans l’immobilier, l’aspect mobilité est essentiel.

Évolutivité et flexibilité

Assurez-vous que la solution de GED que vous choisissez est évolutive et flexible. Elle doit être capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise et de prendre en charge de nouvelles fonctionnalités au fil du temps, comme la gestion des processus métier via un module de BPM, la signature électronique, l’archivage et la validation légale des documents importants grâce à un module de coffre-fort numérique.

Formation et adoption

Investissez dans la formation des utilisateurs pour garantir une adoption réussie de la solution. Offrez un soutien continu pour répondre aux questions et résoudre les éventuels problèmes.

Les Conséquences d’un mauvais choix

Un mauvais choix de logiciel de GED peut avoir des conséquences néfastes pour votre entreprise.

Perte d’efficacité

Une solution inadaptée peut entraîner une perte d’efficacité dans la gestion documentaire. Les collaborateurs peuvent avoir du mal à trouver, partager ou modifier des documents, ce qui entraîne des retards et des erreurs.

Coûts supplémentaires

Un logiciel de GED mal choisi peut entraîner des coûts supplémentaires, que ce soit pour des mises à jour, l’intégration avec des applications métier, des migrations ou des formations approfondies.

Opter pour un choix éclairé

Le choix d’un logiciel de GED est une décision cruciale pour les DSI. Il ne s’agit pas seulement d’une question technique, mais aussi d’une stratégie commerciale. Éviter les erreurs courantes, évaluer correctement les besoins, choisir une solution évolutive et investir dans la formation sont autant de clés pour maximiser les bénéfices de la gestion électronique de documents. La mise en concurrence des solutions est bien entendu nécessaire, mais n’hésitez pas à formuler une demande de POC (Proof Of Concept), afin de vérifier sur un cas concret que la solution retenue pourra vous accompagner sur plusieurs années.

En résumé, choisir le bon logiciel de gestion électronique de documents nécessite une planification minutieuse, une évaluation approfondie des besoins et une attention particulière à l’évolutivité et à l’expérience utilisateur. En évitant les erreurs courantes et en adoptant les meilleures pratiques, vous pouvez maximiser les avantages de la GED pour votre entreprise tout en minimisant les risques associés à un choix inadapté.