COLAS DIGITAL modernise sa gestion documentaire RH

Plateforme de services documentaires Efalia chez COLAS

Efalia Compose & Efalia Doc

Fiche d’Identité du client

Nom : COLAS

COLAS est un leader français du BTP et branche Route du groupe Bouygues. L’entreprise gère les documents RH de plus de 35 000 collaborateurs et compte 970 gestionnaires RH et paie répartis dans de nombreuses entités.

Secteur d’activité: Bâtiment / Route
Taille de l’entreprise: Grand compte

Transformation digitale des processus documentaires RH

COLAS optimise la gestion de ses documents RH avec la suite Efalia

COLAS a remplacé son système obsolète de gestion documentaire RH basé sur Crystal Report et SAP BO par les solutions Efalia Compose et EfaliaDoc. Ce projet d’envergure a transformé la génération et le stockage des documents RH pour 35 000 collaborateurs, tout en automatisant les bulletins de paie et leur distribution en coffre-fort numérique, libérant ainsi les gestionnaires RH des tâches manuelles chronophages.

Chiffres clés

Défi

Après 20 ans d’utilisation du même système, COLAS faisait face à plusieurs défis critiques:

• Obsolescence technique de son système d’édition documentaire RH basé sur Crystal Report et SAP BO
• Nécessité de moderniser l’infrastructure avec une petite équipe de seulement 2,5 ETP
• Exigences élevées en cybersécurité dans un contexte technique complexe
• Besoin de souveraineté et de maîtrise totale sur la production documentaire
• Recherche d’une solution pérenne, simple, robuste et facilement intégrable

Solution

Une architecture intégrée combinant plusieurs solutions Efalia a été déployée:

MOTEUR / APP / TECHNO

Efalia Compose et EfaliaDoc

• HR Access: Production des données sur moteur AIX avec formats variés (txt, csv, xml)
• Efalia Compose: Génération des documents PDF sur VM Linux et envoi vers coffre-fort numérique
• Efalia Doc: Stockage et gestion documentaire avec plan de classement adapté à l’entreprise
• Efalia Login: Authentification SSO facilitant l’accès sécurisé

Résultats

Transformation numérique complète

• Automatisation complète: Gestion de 21 types d’éditions à la demande, 9 types mensuels et 24 types post-paie
• Communication entre systèmes: Développement d’un lien spécifique entre HR Access, Compose, le coffre-fort numérique et EfaliaDoc
• Sécurité renforcée: Gestion des certificats, proxy et firewall dans un contexte international
• Déploiement progressif: Projet réalisé en deux phases sur 2 ans (phase 1: 6 mois, phase 2: 18 mois)
• Taux de couverture: Objectif 100% atteint avec gestion complète de tous les documents RH

Retour sur investissement

• Économies d’échelle: Réduction du nombre de prestataires et rationalisation des coûts de maintenance
• Gains d’autonomie: Indépendance totale dans la conception des documents RH et leur stockage
• Industrialisation: Capacité à reproduire facilement de nouveaux états à la demande des RH

“La mise en place de toute la suite Efalia Compose et Efalia Doc nous a permis de remplacer notre outil historique qui devenait complexe à maintenir, tant techniquement que fonctionnellement, du fait des départs des sachants. Nous avons pu mettre en place une solution complète, simple d’utilisation, et robuste (elle sera encore là dans 20 ans aussi !).”

— Sébastien Beck, Chef de projet AMOA RH