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et archivage de documents
L’archivage des documents d’entreprise a pour objectif la conservation et la pérennité des documents et données de l’organisation. Il doit aussi en assurer la valeur probante.
Qu’est-ce que l’archivage numérique des documents ?
Autrefois associé au papier exclusivement, aujourd’hui l’archivage numérique des documents consiste, en plus de la conservation, à préserver la pérennité et l’intégrité d’un document pour attester de sa valeur.
On distingue 3 types d’archivage électronique :
- La GED ou gestion électronique des documents qui permet l’indexation, le classement, la recherche et le stockage des documents appelés « vivants » de l’organisation.
- Le SAE ou Système d’Archivage Electronique, qui a pour vocation de conserver des documents dans la durée et de prouver leur authenticité, s’il y a lieu, devant un tribunal en tant que preuve.
- Le coffre-fort numérique, qui, comme son nom l’indique est un coffre-fort digital dédié au stockage sécurisé des documents de l’organisation pour en préserver l’intégrité et les stocker à long terme (archivage numérique à valeur probante).
Une solution d’archivage électronique certifiée, en complément d’une solution de GED ou d’une solution de Gestion de contenus (ECM) vous permettra d’assurer la pérennité et l’intégrité de vos données, conforme aux normes en vigueur.
Pour répondre aux exigences en matière de conformité des documents archivés il est nécessaire pour une organisation de s’équiper d’un outil d’archivage électronique à valeur probante quelle que soit la nature des documents concernés.
Efficience et organisation
Gouvernance et sécurité
Respect de l’environnement
Conformité et Qualité
Une solution d’archivage numérique : pour quels besoins ? / pour quoi faire?
Un logiciel d’archivage numérique ou coffre-fort numérique est une solution digitale qui répond aux problématiques de conformité, d’intégrité, d’authenticité et de pérennité des documents.
L’objectif est d’obtenir la même valeur probante pour un document numérique que pour un document papier.
Toutes les tailles et tous les types de structures ont besoin d’un coffre-fort numérique pour prouver la valeur des documents qui y sont stockés.
Pérennité
Le document est disponible et consultable sur une durée potentiellement longue
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Attester de l’authenticité des documents
Les documents qui seront archivés dans le coffre-fort numérique doivent respecter plusieurs critères en amont de l’archivage (un certain niveau de qualité de numérisation, avoir une trace des opérations de numérisations…). Tout commence lors de la capture ou numérisation des documents afin que le document numérique (nativement numérique ou issue de la numérisation papier) soit considéré comme un document original. Ces critères permettront d’attester de la valeur probante des documents, comme par exemple, dans le cadre de la PAF (Piste d’Audit Fiable) l’authenticité d’une facture.
Assurer la pérennité des documents
Le document est disponible et consultable sur une durée longue. Pour assurer la pérennité des documents il est préférable d’utiliser une solution de GED (Gestion Electronique des Documents) en amont d’un coffre-fort numérique, car elle permet de gérer le cycle de vie d’un document (DUA, DUC et sort final), de répondre aux exigences RGDP, d’utiliser des formats de documents pérenne comme le PDF/a.
Garantir l’intégrité des documents
L’intégrité d’un document réside dans l’assurance qu’un document ne peut être modifié. Pour cela il faut utiliser un coffre-fort numérique certifié CCFN (composant de coffre-fort numérique) avec la norme NF203CCFN. Il permettra aux documents d’être intégrés dans un système de fichiers, rendant possible la recherche mais pas la modification.
Dans le cadre de la piste d’audit fiable, le coffre-fort numérique permet la journalisation des opérations et un scellement des journaux.
Le calcul de l’intégrité des documents doit être effectué régulièrement via l’horodatage des documents.
Les documents signés électroniquement, les documents issus de la dématérialisation « copie fiable », des documents tracés et horodatés en GED, des fichiers chiffrés, les données de santé (dans ce cas précis il faut prévoir aussi un hébergement spécifique HDS) …peuvent être archivés dans un coffre-fort numérique.
Tous ces documents sont dotés de métadonnées (mots clés) qui permettent de qualifier le document,
Quels bénéfices attendre d’un logiciel d’archivage numérique ?
Archiver vos documents sur le long terme, y accéder à tout moment afin de faire face à vos obligations légales et de disposer des éléments de preuve.
Sécuriser les informations
Vous traitez des informations confidentielles, qui doivent répondre aux exigences du RGPD (Règlement Général de la Protection des Données) au sein de votre organisation. L’utilisation d’un coffre-fort numérique pour l’archivage de vos documents vous permettra de stocker vos données de manière 100% sécurisée. L’horodatage, l’empreinte numérique des documents et le scellement des journaux assurent la sécurité et la qualité des données sauvegardées dans le coffre-fort.
Il existe plusieurs niveaux d’habilitations pour les utilisateurs afin de s’assurer que certaines manipulations ne soient pas accessibles à tous.
Structurer les informations dans un système d’archivage – gain de temps
Grâce à la gestion des métadonnées de documents, le classement, la recherche s’effectuent en quelques clics en fonction des habilitations. En comparaison, la recherche d’un document papier archivé peut prendre plusieurs jours.
Bénéficier de documents avec une valeur probante
Pour faire face à vos obligations légales, la valeur probante ou intégrité des documents est nécessaire, cette intégrité est garantie par le coffre-fort numérique. Les documents stockés sont horodatés, non modifiables et peuvent servir de preuve en cas de litige.
Engagement écologique et économie liée au stockage physique
Aujourd’hui la législation permet de supprimer les archives papier au profit des archives numériques. Vous réalisez des économies sur les frais d’archivages, de stockages, de gestion (destruction, recherche, classement) grâce à un coffre-fort numérique.
Les briques fonctionnelles indispensables du coffre-fort numérique
Une solution d’archivage numérique est composée de modules fonctionnels qui se complètent afin d’assurer un suivi optimal des flux documentaires de l’organisation.
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