Workflow documentaire, quelles spécificités ?

Introduction

Le workflow est un sujet vaste et complexe qui peut parfois sembler difficile à appréhender, surtout lorsqu’on considère les différentes variations existantes, à savoir les workflows documentaires, les workflows de formulaire, les workflows métier ou bien les workflows de production.

 

Workflow et processus documentaire, définition

Un workflow documentaire, est un processus consistant à faire circuler des documents d’un utilisateur à un autre, en suivant un trajet prédéfini. Toutefois, il convient de préciser que cela ne concerne ni le traitement métier ni l’intégration aux applications de l’entreprise.

Le processus documentaire se concentre sur la circulation et le routage des documents, pouvant être modifié par l’un des participants au cours du processus, si cela est autorisé par l’outil utilisé. Il peut être séquentiel ou complexe, conditionné par les métadonnées portées par le document. Par ailleurs, il est possible d’inclure dans ce type de processus des étapes de validation en groupe, des retours à l’expéditeur, des sauts d’étapes conditionnels, et bien plus encore.

Workflow Documentaire et GED

Les outils de workflow documentaire proposent bien souvent des fonctionnalités de manipulation des documents que l’on retrouve dans les solutions de GEIDE, telles que la conversion au format PDF ou l’enrichissement par une application bureautique. Ces fonctionnalités viennent enrichir le processus documentaire en prenant en charge une partie des traitements du document, afin de minimiser les tâches à faible valeur ajoutée précédemment attribuées aux utilisateurs.

Pour illustrer concrètement ce concept, prenons l’exemple d’un processus qualité de création de document. Ce processus peut débuter par une demande de création, suivie de la rédaction du document à partir d’un modèle Word, puis de la relecture, de la correction, de la validation, de la publication et enfin du classement du document dans la GED : Gestion Électronique des Documents.

Ce parcours représente une procédure documentaire typique, qui permet de faciliter la circulation, l’enrichissement, la classification et la publication des documents tout en optimisant les tâches à faible valeur ajoutée qui étaient auparavant attribuées aux utilisateurs. Ce type de circuit s’intègre naturellement aux applications bureautiques et est conçu pour être centré sur l’utilisateur, afin de répondre au mieux à ses besoins.

Un flux de travail documentaire peut être rendu plus complexe pour intégrer de nombreux acteurs, des enchaînements d’actions multiples, des validations plus nombreuses et une publication sur plusieurs canaux. En définitive, il vient enrichir les solutions de GED pour faciliter la circulation, l’enrichissement, la classification et la publication des documents. Ce type de processus se fond de manière naturelle dans les applications bureautiques et est conçu pour répondre aux besoins des utilisateurs.

Pour maximiser les bénéfices, comprendre comment tirer parti des workflows associés à une GED est crucial. Cela implique une analyse minutieuse des besoins de l’entreprise et la détermination des processus pouvant être automatisés avec efficacité.

En fin de compte, une gestion électronique des documents bien orchestrée, associée à des workflows fluides, crée un environnement où la productivité et l’efficacité prospèrent. En suivant les bonnes pratiques et en restant à l’avant-garde des technologies de GED, chaque organisation peut façonner son avenir de manière intelligente et compétitive

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