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Briques additionnelles
Sécurisez vos achats
digitalisez le processus Procure-to-Pay
Gagnez en efficacité, en simplicité et réduisez vos risques opérationnels en dématérialisant le processus achat
Et si vous mettiez fin aux achats sauvages ?
Combien de demandes d’achat sont réalisées hors politique d’achat ? En dehors de tout processus ? Et ce malgré des situations bien connues que nous constatons chaque jour :
Les achats sauvages se traduisent par une multitude de commandes, de fournisseurs à créer, de transactions à traiter, de livraisons à réceptionner et bien souvent, cela échappe à tout contrôle.
L’ensemble de ces processus consomme du temps, de l’argent et ne sont pas sans conséquence pour votre entreprise.
Perte de temps et d’efficacité
Risques opérationnels
Expérience collaborateur dégradée
N’attendez plus et mettez sous contrôle ce processus à l’aide d’une solution de Purchase to pay.
Sécurisez votre politique achat avec un processus Procure-to-Pay
La digitalisation des achats hors production
La question ne se pose plus pour les achats stratégiques ou cœur business. Ils font l’objet depuis fort longtemps d’une gestion structurée à l’aide de processus de gestion bien établis et de logiciels ou de solutions intégrées. Ce n’est pas le cas des achats indirects qui, pour 80% des entreprises, sont mal gérés :
- Aucune vérification du niveau d’engagement de dépense par rapport au budget
- Aucune validation hiérarchique
- Une commande passée auprès d’un fournisseur non référencé
- Une facture qui sera reçue par le service comptabilité sans en connaître l’origine
- Une facture réglée sans bon à payer
Pourtant, la gestion des achats indirects ou achat non stratégique mérite d’être optimisée car ces achats ponctuels ou irréguliers, s’ils sont bien gérés, peuvent constituer un véritable gisement d’économie.
Stoppez les achats sauvages
Pilotez et sécuriser la totalité du processus : de l’achat au paiement
Réconciliez achat et finance
Rationalisez le nombre de fournisseurs
En digitalisant le processus achat à l’aide d’une solution de Business Process Management, vous gérez tout le cycle de vie de la fonction achat : création, validation, rapprochement commande/facture, intégration comptable, bon à payer et gestion des litiges.
Maitrisez la piste d’audit fiable, assurez la conformité réglementaire
En dématérialisant les différents documents comptables supportant la piste d’audit fiable (PAF), vous attestez l’origine de vos factures.
La commande
Le bon de livraison/réception
La preuve de paiement
La facture
Le contrat
Les documents sont stockés, classés, sécurisés dans un espace documentaire. La recherche d’une pièce en cas de contrôle est immédiate, et vous reconstituez la PAF automatiquement.
Pilotez et mesurez votre performance financière
La digitalisation du processus P2P (Procure-to-Pay) permet de tracer puis de recueillir de nombreuses informations exploitables et présentables au travers de tableaux de bord.
Vous mesurez ainsi la performance du processus Procure-to-Pay à l’aide de différentes métriques :
Nombre de demandes d’achat par mois
Nombre de commandes par mois
Factures en attente de BAP
Factures en litige...
De même vous mesurez la performance financière à l’aide d’indicateurs clés :
Ventilation des achats par centre de coût
Montant des commandes réceptionnées non facturées
Montant des factures réceptionnées non réglées...
Et pour finir, vous analysez la performance de vos fournisseurs :
Montant des achats par fournisseur
Nombre de factures en litige par fournisseur...
Pourquoi choisir Efalia suite ?
La digitalisation du processus Procure-to-Pay constitue un véritable levier de performance pour votre entreprise en général et pour le service achat en particulier. Un tel processus automatisé permet de garantir que les activités achats contribuent de manière significative à la rentabilité en réduisant significativement les coûts de traitement, en minimisant les risques opérationnels et en améliorant l’efficacité et le contrôle. Vous supprimez les tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
Cela permet aux directions des Achats de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée en éliminant les activités chronophage.
Pourquoi digitaliser le processus Procure-to-Pay ?
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