Procédure de gestion des Non-Conformités

Objectif de la procédure NC

L’objectif de cette procédure est de définir les étapes pour la détection, l’enregistrement, le traitement curatif et correctif des non-conformités, ainsi que la mesure de l’efficacité des actions prises. Elle vise à assurer la qualité des produits et services tout en répondant aux attentes des clients.

Champ d’application de la procédure

Cette procédure s’applique à toutes les non-conformités détectées dans les processus, les produits et les services de l’entreprise. Elle concerne tous les collaborateurs impliqués dans ces domaines.

Définitions

• Non-conformité (NC) : Écart par rapport aux exigences spécifiées (normes, spécifications, attentes des clients).
• Action curative : Mesure prise pour traiter une NC immédiatement afin de la contenir.
• Action corrective : Mesure prise pour éliminer la cause d’une NC détectée et prévenir sa réapparition.

Liste des responsabilités

• Responsable qualité : Supervise l’ensemble du processus de gestion des non-conformités.
• Équipe opérationnelle : Identifie et rapporte les non-conformités.
• Responsable de processus : Analyse les non-conformités et propose des actions correctives.
• Équipe d’audit : Vérifie l’efficacité des actions correctives.

Surtout, bien définir les responsabilités de chacun

Matrice de RACI

Procédure détaillée

1.     Détection des Non-Conformités

• Identification : Toute personne (opérateur, technicien, auditeur) identifiant une non-conformité doit la signaler immédiatement.
• Signalement : Utiliser un formulaire de rapport de non-conformité  pour documenter la non-conformité avec des détails pertinents (description, date, lieu, responsable).

2.     Enregistrement des Non-Conformités

• Enregistrement initial : Le Responsable Qualité reçoit le formulaire de NC, vérifie les informations et enregistre la non-conformité dans le registre des non-conformités.
• Attribution de la référence : Chaque non-conformité reçoit une référence unique pour suivi.

3.     Actions curatives

• Mise en œuvre immédiate : L’équipe opérationnelle met en œuvre des actions curatives pour contenir la non-conformité (isolement du produit défectueux, arrêt du processus, etc.).
• Rapport d’action curative : Documenter les actions curatives

4.     Analyse et actions correctives

• Analyse de la cause racine : Le Responsable de processus effectue une analyse des causes racines en utilisant des méthodes appropriées (5 Pourquoi, Diagramme d’Ishikawa).
• Plan d’action corrective : Développer un plan d’action corrective incluant les mesures spécifiques, les responsables et les délais.
• Mise en œuvre : Les actions correctives sont mises en œuvre par les responsables désignés.

5.     Suivi et mesure de l’efficacité

• Vérification : L’équipe d’audit effectue des vérifications pour s’assurer que les actions correctives ont été correctement mises en œuvre.
• Évaluation de l’efficacité : Mesurer l’efficacité des actions correctives par des indicateurs de performance (diminution du taux de non-conformités, satisfaction client, audits internes).
• Rapport de clôture : Documenter les résultats de la vérification et de l’évaluation et clôturer la non-conformité dans un registre.

6.     Revue et amélioration continue

• Réunion de revue : Organiser des réunions périodiques pour analyser les tendances des non-conformités et identifier des opportunités d’amélioration.
• Mise à jour des processus : Ajuster les processus et les procédures en fonction des leçons apprises et des tendances identifiées.

et pour une plus grande efficacité, appliquez la procédure à l’aide d’une solution adaptée