3 bonnes raisons d’utiliser un logiciel de gestion des non-conformités et abandonner Excel

Les limites d’un tableur

Il est fréquent d’utiliser des feuilles de calcul Excel pour le traitement des non-conformités. Un tableur Excel peut être utile pour stocker des informations simples, mais il est rapidement limité pour gérer des processus complexes tels que la gestion des non-conformités. Par exemple :

1. Incohérences et erreurs : Avec un tableur Excel, il est facile de faire des erreurs de saisie ou de mettre en place des formules incorrectes qui peuvent affecter la qualité des données.
2. Accessibilité limitée : Avec un tableur Excel, il n’est pas possible de partager facilement les données avec d’autres collaborateurs ou de les accéder depuis différents endroits.
3. Automatisation limitée : Excel ne peut pas automatiser les processus complexes tels que les notifications et les suivis de non-conformités.
4. Manque de fonctionnalités de reporting : Excel ne fournit pas de fonctionnalités de reporting détaillées pour suivre les non-conformités, ce qui rend difficile la prise de décisions basées sur des données fiables.

Les enjeux d’un traitement efficace des non conformités

Un  processus de traitement des incidents qualités peut rapidement devenir fastidieux et peu fiable si on se limite à les traiter à l’aide d’un tableur Excel. Pour rappel, le traitement des NC est une partie importante de la management de la qualité et peut aider les entreprises à maintenir leur engagement envers la qualité, à respecter les réglementations et à améliorer la confiance des clients.

La gestion des non-conformités nécessite par conséquent une organisation rigoureuse et un suivi en temps réel.

La déclaration d’une non conformité doit être simple et accessible à l’ensemble des collaborateurs. C’est là qu’un logiciel de gestion des non-conformités peut être d’une grande aide.

Quels sont les avantages d’une solution de traitement des non-conformités ?

En utilisant un logiciel dédié à la gestion des non-conformités, vous bénéficiez de nombreux avantages par rapport à Excel :

• Accessibilité : Chaque collaborateur peut déclarer une NC directement depuis un formulaire accessible en ligne depuis son poste de travail ou en mobilité. La saisie est facilitée grâce à des assistants, des listes déroulantes, …
• Accès en temps réel : Vous pouvez accéder à tout moment aux informations sur les non-conformités et à leur statut.
• Gestion des plans d’actions : vous pouvez créer des actions correctives ou préventives associées à la NC tout en assurant la traçabilité
• Alerte automatique : Vous recevez des notifications lorsque des actions sont requises pour traiter une non-conformité.
• Workflow automatisé : Le logiciel vous guide à travers les étapes nécessaires pour traiter une non-conformité, de la déclaration à la clôture.
• Suivi en temps réel : Vous pouvez suivre en temps réel l’avancement de chaque non-conformité.
• Reporting : Vous pouvez générer des rapports détaillés sur les non-conformités, leur fréquence et leur gravité.
• Partage de l’information : Vous pouvez partager les informations sur les non-conformités avec d’autres personnes au sein de votre entreprise.

Conclusion

En résumé, utiliser un logiciel de gestion des non-conformités en lieu et place d’un tableur, offre trois avantages majeures :

1/ une meilleure organisation

2/ une meilleure transparence

3/ une meilleure fiabilité.

Une solution de traitement des non-conformités vous permet de traiter les non-conformités de manière plus efficace et de prendre des décisions plus informées. Alors, pour une gestion optimale des non-conformités, abandonnez Excel et optez pour un logiciel dédié.