LE LEXIQUE DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

La facturation électronique obligatoire approche et pour vous aider à mieux comprendre, nous vous proposons un glossaire des termes de la facturation électronique.

 

Annuaire

Géré par PPF et nourri par le PPF et le PDP, le répertoire répertorie les acheteurs et si besoin leurs PDP (s). C’est une base centralisée et unique accessible via le portail de facturation publique (PPF) et les plates-formes de dématérialisation partenaires (PDP).
Il permet de déterminer si un acheteur utilise le PPF ou un PDP pour recevoir ses factures.
Les principes du répertoire sont:

• Centralisation: grouper toutes les parties prenantes qui sont concernées par la réforme.
• Assurer l’interopérabilité : fournir un répertoire accessible par tous les utilisateurs
• Information: garantir un niveau d’informations élevé permettant une adresse de facturation, de statut et de facture appropriée.
• Sécurisation: garantie la sécurité et la traçabilité des données dans le répertoire

API (Application Programming Interface)

Les API permettent aux applications d’échanger entre elles facilement. Les API permettent d’améliorer l’expérience des utilisateurs, et aussi de faciliter le travail des développeur.

 

B2B domestique (Business to Business)

Désigne les transactions réalisées entre assujettis à la TVA établis en France et soumises aux règles de facturation françaises

 

B2B international

Représente les transactions réalisées entre deux assujettis à la TVA dont l’un est établi en France et l’autre au sein de l’UE ou hors de l’UE. Cela peut viser aussi des opérations imposables à la TVA en France réalisées entre deux assujettis établis à l’étranger.

 

B2C (Business to Customer)

Ce sont les transactions entre un assujetti à la TVA (fournisseur) et des non assujettis (acheteur).

 

Chorus Pro

C’est la solution de facturation mutualisée déjà mise en place pour tous les fournisseurs (privés ou publics) du secteur public (État, départements…) pour répondre aux obligations légales dans le cadre de la facturation électronique. L’Administration Fiscale a indiqué que le Portail Public de Facturation (PPF) allait être construit sur le modèle de Chorus Pro.

 

Circuits de facturation

Différentes possibilités d’échange de factures et de transmission des données. Ces modalités sont notamment décrite dans le schéma en Y.

 

Clearance

L’Administration Fiscale suit en temps réel et sécurise la collecte de la TVA avec CTC (Continuous Transaction Control).

 

Coffre-fort numérique

Coffre-fort certifié NF 203 CCFN
Un coffre-fort certifié NF 203 CCFN garantit dans le temps l’intégrité, la valeur probante et la confidentialité des documents archivés.

 

Contrôles

De nombreux contrôles seront assurées par le PPF et notamment des contrôles sur l’intégration des flux transmis : techniques flux, applicatifs, fonctionnels, les contrôles métiers. Si le contrôle n’est pas réussi les flux pourront être déclarés irrecevables, la facture pourra quant à elle être refusée

 

CTC (Contrôle continu des transactions)

Les autorités Fiscales effectuent un Contrôle en Continu des Transactions en temps réel.

 

Cycle de vie

“Il permet de suivre l’évolution du traitement de la facture (dépôt, mise à disposition, validation, paiement, etc.). Le cycle de vie est défini par 2 périmètres: un socle de statuts obligatoires essentiels à l’administration et un socle de statuts communs à tous les acteurs de la chaine de facturation.”

 

DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques)

Direction Générale des Finances Publiques. D’après économies.gouv elle “exerce ainsi une grande variété de missions relevant de la fiscalité et de la gestion publique.”

 

EDI (Echange de données informatisé)

INSEE « L’échange de données informatisé (EDI) est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison,…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence. »Les organisations utilisent l’EDI  pour échanger des documents commerciaux avec ses partenaires externes tels que ses fournisseurs, ses clients, sa banque… Il suffit que ces partenaires soient en mesure de traduire et d’intégrer ces données dans leur propre SI.”

 

EFI (Échange de Formulaires Informatisés)

L’Échange de Formulaires Informatisés (EFI) fonctionne via un portail dédié mis à la disposition du fournisseur par son client (appelé Grand Donneur d’Ordre ou GDO).
Ce procédé implique pour le fournisseur de ressaisir les données de la facture sur le portail.

 

E-invocing

Le E-invoicing (en anglais) porte aussi le nom de E-facturation ou encore facturation électronique. Le E-invoicing regroupe l’émission et la réception de factures via une plateforme de dématérialisation. Il concerne toutes les entreprises soumises à l’obligation de facturation électronique. Ces entreprises devront transmettre à l’Administration Fiscale diverses données de facturation. Les données permettent d’effectuer les déclarations de TVA et de déterminer la TVA collectée.

 

EN16931

La norme EN16931 définitif un modèle de données sémantique d’une facture principale.

 

Entreprises

Les fournisseurs, acheteurs ou leurs mandataires équipés ou non d’une solution de dématérialisation en interne ou en externe (prestataire).

 

E-reporting

Le e-reporting constitue la transmission (sous format structuré) des données relatives aux transactions. Les entreprises sont dans l’obligation de de transmettre à l’administration fiscale, dans un format électronique, certaines données relatives aux transactions (pas comprises dans l’obligation de e-invoicing (transactions B2B internationales et B2C) ) et certaines données de paiement des transactions où la TVA est exigible à l’étape de l’encaissement.

 

Factur-X

Ce type de facture électronique combine le format pdf et le format XML, permettant ainsi d’être facilement lisible par l’humain mais aussi intelligible pour la machine.
Bien entendu, la Factur-X répond aux normes européennes notamment la norme EN16931. Elle comprend ainsi toutes les informations nécessaires.

 

Facturation électronique obligatoire

Selon Finances.gouv, “la réforme de la facturation électronique est le fruit d’une large concertation et s’inspirant de plusieurs partenaires européens dont l’Italie, l’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 prévoit que les assujettis à la TVA en France devront, à terme, émettre, transmettre et recevoir les factures sous format électronique, dans leurs transactions avec d’autres assujettis. Ils devront également  transmettre à l’administration fiscale les données de facturation, ainsi que les données relatives aux opérations non domestiques ou avec une personne non assujettie. La confidentialité de ces données sera protégée par l’administration”.

 

Facture électronique

“Une facture considérée comme électronique est une facture qui est émise et reçue sous format électronique.
L’émetteur et le récepteur doivent garantir, à compter du moment de l’émission ou la réception de la facture et jusqu’à la fin de sa période de conservation (cf. Bulletin Officiel des Impôts, BOI-CF-COM-10-10-30-10) :

• l’authenticité de l’origine
• l’intégrité du contenu
• la lisibilité de la facture

En plus de ces 3 conditions, une facture électronique doit être archivée en sécurité et rester accessible pour une durée de 10 ans.

 

Flux

Dans les PPF, il existe 4 types de flux : Les flux e-invoicing, Les flux de cycle de vie, Les flux e-reporting et Les flux annuaire.

 

Formats

Il a plusieurs formats qui sont prédéfinis par l’administration fiscale et qui facilitent les échanges ainsi que l’exploitation des données, tout en respectant la norme européenne EN16931. Les formats sont de format sémantique ou de format syntaxique.
concerne la cohérence des données du fichier électronique dans lequel figurent les données de facturation.
Le format est la forme du fichier électronique dans lequel les données de facturation doivent être soit transmises (sans recours à une PDP) soit converties. L’administration peut ensiote en extraire les données requises (intervention d’une PDP). Les formats admis CII: « cross industry Invoice » (CII), UBL « Universal = business language » et Factur X: un standard mixte composé d’un fichier XML (CII16b) et d’un fichier PDF (norme PDF/A3).

 

Formats structurés

C’est une certaine sémantique et une structure qui encode le contenu du message. Chaque élément d’un texte encodé à l’aide d’un langage se voit attribuer des balises qui le délimitent et l’identifient.

 

Formats mixtes

Format structuré; auquel est associé une image de la facture au format PDF. Le format mixte est donc constitué d’un format de code informatique accompagné d’un visuel de la facture. Exemple : Factur-X (image de la facture au format PDF avec un fichier structuré de données au format XML)

 

Interopérabilité

capacité de l’écosystème de la facturation électronique (PPF et PDP) à permettre à tous les systèmes impliqués de communiquer entre eux grâce notamment à un socle minimum de formats, l’interconnexion entre les acteurs, les moyens mis en œuvre pour identifier les utilisateurs et sécuriser l’accès et le recours à l’annuaire.

 

Lisible

La lisibilité d’une facture est le fait que celle-ci “puisse être lue sans difficulté par l’utilisateur et par l’Administration, sur papier ou sur écran” (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10 § 100).

 

Mentions obligatoires

Ce sont les mentions qui doivent apparaitre obligatoirement dans les factures,selon les dispositions légales prévues à la fois par le CGI (article 242 nonies A de l’annexe II) et par la réglementation économique. Ces mentions sont vouées à évoluer pour la réforme de la facturation électronique.

 

Numéro d’identité

Dans le cadre du e-reporting et du e-invoicing, c’est un numéro d’identification unique de l’entreprise. Il peut correspondre au numéro SIREN ou SIRET.

 

OD

L’opérateur de dématérialisation ou “l’OD” peut intervenir comme intermédiaire lors de l’émission ou la réception des factures. Les OD offrent des services de dématérialisation des factures mais qui ne sont pas immatriculés par l’administration. Ces opérateurs ne peuvent pas transmettre directement les factures électroniques à leurs destinataires mais doivent être raccordés soit au PPF soit à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Efalia est Opérateur de dématérialisation.

 

Opérations exonérées des obligations (« CGI, art. 261 à 261 E ») :

“les opérations exonérées en application des articles 261 à 261 E du CGI sont exclues des nouvelles obligations de e-invoicing et e-reporting. Ces exonérations recouvrent par exemple les prestations de soins, d’enseignement, certaines opérations bancaires et financières ou encore certaines opérations de locations.”

 

Original

Original : désigne la facture d’origine, soit la facture émise et transmise dans son format initial. Dans le cadre de la réforme, il ne sera désormais plus fait référence à la notion d’original.

 

PAF (Piste d’Audit Fiable)

La PAF, selon l’administration fiscale, regroupe l’ensemble des dispositifs que doit mettre en œuvre l’entreprise pour être en capacité de démontrer à l’administration fiscale la réalité économique de l’opération facturée.

Ainsi, l’objectif principal de la Piste d’Audit Fiable est de pouvoir reconstituer de façon irréfutable la chronologie complète du processus de facturation.
Ce processus complexe couvre différentes étapes et démarre à partir de la contractualisation pour aller jusqu’au paiement. Plus précisément le processus couvre cinq grandes étapes qu’il est nécessaire de formaliser, de décrire conformément aux exigences de la Piste d’Audit Fiable :

• La contractualisation (devis, contrat)
• La commande
• La logistique (livraison/réception)
• La facturation
• La trésorerie

PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire)

prestataire privé, immatriculé en tant que tel auprès de l’administration fiscale, offrant un socle minimal de services sécurisés à ses adhérents qui couvrent la dématérialisation de factures, la transmission directe des factures entre émetteurs et destinataires et l’extraction et la transmission au PPF des données obligatoires. Une liste des PDP immatriculées sera publiée par l’administration fiscale.

 

PPF (Portail Public de Facturation)

Le tiers de confiance public offrant un service minimum et concentrant les factures et les données de facturation pour l’administration fiscale (DGFIP). ce portail public est opéré par l’Agence pour l’informatique financière de l’Etat (AIFE), il s’appuiera sur le modèle de Chorus Pro (facturation aux acheteurs publics dite « B2G »). Le PPF est la plateforme qui assure la transmission de l’ensemble des données relatives aux transactions économiques que les entreprises devront lui communiquer, soit dans le cadre de leur facturation (e-invoicing), soit au titre de toute autre transaction économique (e-reporting).

 

Schéma en Y

Il représente le schéma de transmission des factures et des données prévu pour la facturation électronique obligatoire.

Statut de la facture

La PDP du fournisseur envoie les données de facturation  au PPF dans un des 3 formats obligatoires: Statut déposé
La PDP de l’acheteur effectue des contrôles sur la facture et peut la rejeter pour des raisons techniques: Statut rejeté
Si la facture est conforme, elle constitue l’original fiscal du côté de l’acheteur ainsi que l’archivage, et est prise en charge par ce dernier. Suivi du workflow s’il y en a un, et quand paiement transmis: Statut encaissé
Dans le cas contraire  elle est refusée par l’acheteur: Statut refusé

 

UBL et CII

Il s’agit de 2 formats standards censés faciliter le traitement des factures.Un fichier UBL ou CII c’est une facture qui se présente sous la forme d’un fichier XML et qui comprend toutes les informations figurant dans une facture PDF classique. Il a l’avantage d’avoir un  format structuré et fixe. Les outils compatibles avec ces formats peuvent importer ces documents et charger  automatiquement toutes les données de facturation, comme le montant, la date et la TVA.

 

XML

“Extensible Markup Language, XML est un langage informatique de balisage générique.
Sa syntaxe est dite « extensible ». On le reconnait par son usage des < > qui encadrent les noms des balises.
L’objectif du format XML est avant tout l’interopérabilité. Il permet que soient échangées facilement des contenus complexes entre des SI différents.”