Vos besoins métier
Finance et Juridique
Qualité
RH
Services généraux et relations usagers
Commerce
Les modules de la suite
Briques additionnelles
84
Des professionnels estiment perdre du temps à chercher une information*
Gestion documentaire
GED
Une GED ou Gestion électronique des documents est aujourd’hui une solution incontournable du Système d’Information d’une organisation publique ou privée.
Ainsi vous pourrez classer, annoter, diffuser, collaborer, effectuer des recherches … sur l’ensemble des documents de votre organisation
Les problématiques rencontrées sans outil de Gestion documentaire
30min à 1j
C’est le temps moyen journalier dédié à la recherche d’un document/information sans référentiel unique type GED
93%
Des interrogés souhaitent un point d’accès unique pour les données et documents de l’organisation**
86%
Des professionnels interrogés pensent qu’utiliser une GED leur permettrait d’être plus efficace dans leur travail*
*source E-book plateformes documentaires 2021 - Archimag
**source gouvernance de l’information 2022 – Archimag/SERDA
Qu’est-ce que la gestion documentaire ou Gestion électronique des documents ?
Afin d’améliorer l’efficacité de votre organisation, de réduire les tâches chronophages de vos collaborateurs et leur permettre de se concentrer sur des missions à valeur ajoutée, les informations et les documents doivent être disponibles tout de suite, partout et tout le temps.
Une GED est une solution qui, très souvent sur le marché, est ouverte et s’intègre dans votre écosystème. Un système de gestion documentaire seul vous fera gagner en efficacité, l’interfacer avec vos outils métiers et l’intégrer pleinement dans votre SI vous permettra d’avoir une vision globale et efficiente de tous vos documents d’entreprise.
Une solution de gestion documentaire vous permet de gérer l’ensemble des informations de l’entreprise en harmonisant le classement des dossiers, en sécurisant leur accès, et en facilitant la recherche d’information. Optez pour système de classement efficace et optimisez le flux de documents à l’aide de circuits de validation.
Ainsi, une solution de GED vous assure une gestion optimale de vos informations pour une meilleure collaboration de vos équipes et ce, quelle que soit la problématique métier rencontrée : RH, finance, achats, qualité, commerciale, juridique, …
Efficience et organisation
Gouvernance et sécurité
Satisfaction client
Conformité et Qualité
Une solution de gestion documentaire : pour quels besoins ? pour quoi faire?
Une GED est une solution multifonction, qui répond aux problématiques clés des organisations, d’autant plus dans un contexte de mobilité, de télétravail où la collaboration est centrale.
Toutes les tailles et tous les types de structures ont besoin d’une GED.
Centraliser les documents de l’organisation
Vous constatez régulièrement des informations manquantes, des documents perdus, ou à l’inverse répliqués dans différentes applications ? Différentes versions ? Des documents papiers, d’autres numériques… Les pertes de temps et la lassitude s’installent chez vos collaborateurs.
Avec une solution de gestion des documents, vous centralisez l’ensemble des documents et informations de votre organisation, peu importe leur origine : papier, numérique, application métier… L’outil devient alors la pierre angulaire de votre SI, avec de nombreux bénéfices à la clé :
Rapidité d’accès aux informations
Un seul point d’accès facile aux informations,
Autonomie des collaborateurs
Efficience de l’organisation
Structurer et automatiser les processus documentaires
Pour tirer le meilleur parti d’une plateforme de gestion documentaire, il est important qu’elle s’intègre dans votre écosystème et que les processus documentaires soient répliqués dans l’outil (en digitalisant les informations, les documents mais aussi les workflows pour la transmission, le traitement et la validation des documents).
Ces documents administratifs peuvent provenir de sources diverses : applications métiers, courriers papiers, mails, documents numériques…
Dans un contexte de mobilité les processus ne sont donc pas ralentis, ils suivent leurs cours de manière digitale voire sont accélérés grâce aux notifications et à des tableaux de bords de suivis.
Avec la dématérialisation des processus documentaires dans l’outil de GED, l’intégration des documents est automatisée, tout comme les workflows ainsi que certaines tâches (révision, versioning, validation, archivage, …).
Optimisation des flux d’information
Optimisation de la collaboration avec des informations à un seul endroit
Productivité améliorée
Classer, rechercher et stocker des informations de l’entreprise
Collecter des informations c’est bien, la rendre accessible aux bonnes personnes et au bon moment c’est mieux. Que ce soit en interne ou auprès des clients, une information qui n’atteint pas sa cible est inutile. Il faut donc s’assurer que ces informations soient diffusées correctement.
Une plateforme de gestion documentaire est centrale dans une organisation et permet de classer, rechercher, indexer et stocker tous vos documents. L’indexation sur l’ensemble des documents permet de définir des métadonnées (mots-clés) utiles pour le classement, la recherche et ensuite le stockage. Ce stockage peut s’effectuer en GED et peut être complété par l’archivage dans un coffre-fort numérique certifié.
Partage de l’information facilité (interne et externe)
Classement respecté
Respect des délais
Satisfaction accrue de trouver les informations à l’instant T
Assurer la sécurité et la conformité des documents d’entreprise
Les données de l’entreprise sont la pierre angulaire d’une organisation. La perte des données (mauvaise manipulation, diffusion impromptue ou cyber-attaque) ou un problème d’accès aux données risquent de paralyser une entreprise voire de mettre en péril l’entreprise concernée.
La valorisation des données de l’entreprise est primordiale pour assurer le bon fonctionnement de l’entité.
Un outil de GED est équipé de processus permettant d’assurer la sécurité et l’intégrité des informations de l’entreprise à tout moment. La gestion fine des habilitations, le versioning, la traçabilité, le chiffrement ou encore les sauvegardes automatiques sont l’assurance de la pérennité de votre entreprise en toute circonstance.
Traçabilité garantie
Horodatage des documents et versioning
Conformité réglementaire
Confidentialité des informations respectée
Quels bénéfices attendre d’un logiciel de gestion documentaire ?
Une plateforme de GED est un booster de performance : son retour sur investissement se manifeste à de multiples niveaux.
Gagner en productivité et sécuriser les informations
Grâce à une gestion documentaire performante, vous économisez sur les temps de recherche, de classement et de manipulation… Sur l’ensemble des flux documentaires grâce à l’automatisation des processus métier, l’indexation et le classement des documents. Vous profitez d’une vision à 360° et vos équipes peuvent donc se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée et vous supprimez les tâches répétitives.
Les informations sont sécurisées grâce aux contrôles d’accès, un journal d’activités enregistre les accès, des sauvegardes sont effectuées régulièrement que vous choisissiez un hébergement on premise ou en Saas.
Structurer les informations dans un référentiel unique et standardisation du classement
Chaque document est présent dans un référentiel unique, en un seul exemplaire et donc sans doublon, avec la possibilité de le retrouver rapidement selon différents critères (métadonnées).
Contrairement à un classement physique, une solution de GED propose un plan de classement dynamique en fonction du type de document ce qui facilite ensuite la navigation dans l’espace documentaire. Les documents ne sont donc plus classés par ordre alphabétique.
Le nommage ainsi que la méthode de classement des documents sont configurés afin de faciliter ensuite l’exploitation des dossiers, disponibles et à jour.
Optimiser la communication interne et la satisfaction interne/externe
Les habitudes de travail ont évolué, avec une accélération depuis la crise sanitaire, notamment sur la transition digitale et le besoin d’accéder aux ressources de l’entreprise en mobilité ou télétravail. Grâce à une plateforme de gestion documentaire, la communication interne est facilitée, les ressources sont accessibles à l’ensemble des collaborateurs et favorisent la collaboration.
Ainsi, on constate une amélioration de la satisfaction des équipes internes dont les demandes sont traitées plus rapidement, pour un meilleur suivi client et des délais respectés…
Mise en conformité facilitée et engagement écologique
Grâce à la gestion documentaire, vous pouvez répondre aux exigences et obligations de conformité de vos documents : traçabilité et horodatage, durée de conservation, délais de traitement, sécurité et confidentialité des données.
L’engagement des entreprises à réduire leurs émissions de carbone les incitent à se tourner vers des solutions digitales. L’élément le plus marquant est la réduction drastique de l’utilisation du papier au profit de processus documentaires et archivage digitaux.
Les briques fonctionnelles indispensables de la gestion documentaire
Une solution de gestion électronique des documents est composée de modules fonctionnels qui se complètent afin d’assurer un suivi optimal des flux documentaires de l’organisation.
Vous démarrez votre projet avec une base fonctionnelle indispensable puis des modules optionnels peuvent être ajoutés soit au départ soit dans un second temps. Vous maîtrisez ainsi la mise en place de votre système documentaire.
Capture et OCR
Indexation et classement
Recherche et consultation
Traitement et versioning
Création des workflows et diffusion
Traçabilité et sécurité
Stockage, archivage centralisé et conservation des documents
Intégration au SI, ouverture aux applications métiers
Parce qu’une démo vaut mille mots…
Sollicitez un rendez-vous et demandez à l’un de nos experts GED une présentation personnalisée de notre solution de gestion électronique des documents. Découvrez ses fonctionnalités, son ergonomie et ses usages.
Les principales attentes avec l’implantation d’une solution de GED
71%
Gagner en efficacité (fluidifier et optimiser la communication et les processus, le collaboratif)
55%
Rendre l’information disponible, au bon moment
45%
Meilleure traçabilité et sécurité des informations
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