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de croissance mondiale1
Gestion de contenu
d’entreprise (ECM)
Les données et documents d'entreprise font partie du patrimoine de l’entreprise. Pour en libérer la valeur, la démultiplier, vous pouvez compter sur une solution de gestion de contenu d'entreprise.
Qu’est-ce que la gestion de contenu d’entreprise ?
Pour rendre votre organisation plus efficiente, satisfaire plus largement vos clients et embarquer durablement vos équipes, vous avez besoin d’une disponibilité parfaite des informations, de processus documentaires ajustés et de traitements automatisés.
Dès lors, l’utilisation d’un système de gestion documentaire (GED) ne suffit plus. Seul un système de gestion des contenus d’entreprise (ECM pour Enterprise Content Management) peut vous faire passer à la vitesse supérieure.
Un tel outil vous assure une maîtrise parfaite de l’ensemble des contenus d’entreprise (documents, données structurées ou non structurées) et des flux de travail qui y sont liés, quels que soient les canaux d’émission ou de réception.
Raison pour laquelle un tel outil répond à l’ensemble des problématiques métiers : comptabilité, ressources humaines, finances, juridique ou encore vente…
Productivité et efficacité
Gouvernance et organisation
Satisfaction client
Sécurité et conformité
Plateforme de gestion de contenu d’entreprise :
pour quels besoins ? pour quoi faire ?
Un ECM est un outil polyvalent, qui répond aux problématiques clés des organisations.
Il s’adapte à tous types de secteurs d’activité, toutes tailles de structure.
Centraliser les contenus d’entreprise
Contenus perdus, égarés, dupliqués dans différents logiciels ou applications et selon des versions différentes ? Vos équipes perdent en efficacité et en productivité, à mesure que la quantité de données croît dans votre structure.
Un système de gestion des contenus d’entreprise centralise l’ensemble des informations de l’entreprise et les processus documentaires qui y sont liés. Il est la colonne vertébrale sur laquelle s’appuient l’ensemble des collaborateurs et des métiers. Les avantages sont multiples :
Fiabilisation des informations
Accès facilité à l’information
Autonomie des collaborateurs
Gain de temps
Structurer et automatiser les processus documentaires
La digitalisation des informations clés est en marche dans nombre d’organisations. Elle s’avère vite insuffisante si elle n’embrasse pas aussi leur transmission, traitement, validation. En bref : leur gestion, ce qui suppose de dématérialiser aussi les processus documentaires, opérables dans l’entreprise comme en télétravail.
Un ECM dématérialise aussi les process de votre organisation et automatise, par la création de workflows, les tâches qui s’y prêtent (révision, validation, distribution, archivage…), en puisant dans une base d’informations fiabilisée, disponible à tout moment. Il apporte ainsi :
Plus de productivité
Plus de collaboration
Une meilleure supervision des flux de travail
Diffuser le contenu d’entreprise
Que vaut une information qui ne touche pas sa cible ? Au sein de l’entreprise comme dans les relations avec vos clients, rien ou presque ! Comment vous assurer que l’information touche la bonne personne, au bon moment ?
C’est justement le rôle d’une plateforme de gestion de contenu d’entreprise que de publier sur une plateforme centralisée, voire diffuser de manière proactive, les contenus qui intéressent leurs destinataires et contribuent à l’exercice de leurs missions, quels que soient les métiers concernés.
Communication facilitée avec les équipes, les clients, les fournisseurs
Respect des processus documentaires
Tenue des délais
Satisfaction accrue, en interne comme à l’externe
Tracer et sécuriser le contenu d’entreprise
Les contenus -documents, données, emails- sont l’oxygène d’une organisation ; ils rendent possible l’exercice de sa mission. Si vous êtes victime d’une cyberattaque, ou plus simplement d’une lourde erreur de manipulation, votre entité peut rapidement se retrouver paralysée.
Un système de gestion de contenu d’entreprise est doté de processus et de technologies robustes qui assurent la sécurité et l’intégrité de sa base de contenus, en toute circonstance. Grâce à une gestion fine des autorisations d’accès et de collaboration, à la mise en place de protection par mot de passe ou chiffrement et au déploiement de systèmes de sauvegarde, l’ECM contribue à la pérennité de votre entreprise.
Traçabilité garantie
Versioning permanent
Conformité réglementaire
Quels bénéfices attendre d’un logiciel de gestion de contenu d'entreprise ?
Une plateforme d’ECM est un booster de performance : son retour sur investissement se manifeste à de multiples niveaux.
Gagner en efficacité
L’utilisation d’un ECM diminue les pertes d’information, les erreurs, les doublons. La recherche d’information est d’autant plus utile que l’outil permet d’identifier et de traiter la bonne information et en temps voulu.
Le confort de travail et la productivité en sont améliorés, avec des impacts notables sur la qualité de service rendue par l’entreprise à ses clients.
Améliorer la structuration d’un service ou d’une entreprise
Le déploiement d’un logiciel de gestion de contenu d’entreprise est déterminant. Il implique en amont de cartographier les actions, les acteurs et leurs niveaux de responsabilités, les délais à respecter dans l’exercice d’une tâche….
En cela, un outil d’ECM contribue à rendre une organisation plus efficace, sans pour autant la figer dans des processus documentaires contraignants.
Assurer la conformité réglementaire ou juridique
L’intensification des exigences réglementaires et de conformité soumet les organisations à une attention accrue concernant la gestion des documents classifiés ou des documents d’archives essentiels.
Si les solutions d’ECM ne sont pas certifiées ISO en tant que telles, elles contribuent à l’obtention de ces certifications. Vos données sont en sécurité et respectent la confidentialité des données (RGPD).
Valoriser le capital immatériel de l’entreprise
Les bases de connaissances, d’informations et de données ont considérablement augmenté. Elles constituent un patrimoine immatériel dont le poids va croissant dans les entreprises, même si elles sont souvent laissées en jachère faute de moyens.
Un ECM contribue à une meilleure gestion de ce capital immatériel qui contribue alors directement à la création de valeur dans les structures.
Les briques fonctionnelles indispensables de l’ECM
Un logiciel de gestion de contenu d'entreprise comporte un certain nombre de modules fonctionnels essentiels qui se complètent, pour un suivi optimisé des flux d’information en entreprise.
Selon les éditeurs, l’ensemble de ces briques sont packagées et livrées dans le produit ou sont activables au fur et à mesure des besoins du client.
Collecte et dématérialisation multicanal
Catégorisation / classement et indexation
Navigation et recherche
Création de workflow, suivi d’un processus documentaire
Traitement, collaboration et versionning
Traçabilité et sécurité
Analyse de données, statistiques et reporting
Intégration au SI
Parce qu’une démo vaut mille mots…
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19%
du temps hebdomadaire en recherche d’information2
14%
du temps hebdomadaire en communication / collaboration3
1/2
1 salarié sur 2 ne trouve pas l’information recherchée4
1Statista
2 3McKinsey
4IDC
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