Comment modéliser simplement des processus ?

Comment modéliser des processus ?

La gestion des processus métier et leur modélisation ne doivent pas être réservées à quelques initiés, mais doivent être accessibles par tout un chacun sans avoir besoin de recourir à un langage de modélisation complexe, technique et composé de 100 concepts.

En revanche, la modélisation de processus doit s’appuyer sur une méthode et un langage. La méthode OSSAD, définie dans le cadre d’un projet européen trouve parfaitement sa place dans cet exercice de modélisation.

OSSAD : Office Support System Analysis and Design

La méthode Ossad vient combler le fossé d’incompréhension qui existe très souvent entre les différents intervenants d’un projet d’organisation (consultant, utilisateur, décideur) et plus particulièrement entre maîtrise d’œuvre et maîtrise d’ouvrage. Elle propose un langage commun facilement assimilable par tous les acteurs du changement.

Ossad permet d’aboutir simplement et rapidement à une vision partagée de l’organisation et du système d’information afin de les faire évoluer ensuite plus facilement pour satisfaire les exigences métier de votre entreprise. La méthode Ossad permet ainsi d’aborder l’organisation et le système d’information de pair, et non l’un après l’autre.

La méthode fournit les moyens et énonce des règles générales pour s’en servir au mieux dans un projet d’organisation. Cette approche peut être décrite, de manière simplifiée, sous la forme de réponses à quatre questions successives :

• Comment représenter les objectifs de l’organisme ?
• Comment représenter la répartition des moyens humains pour atteindre ces objectifs ?
• Comment représenter la circulation des informations pour atteindre ces objectifs ?
• Comment décrire avec précision l’ensemble des moyens (humains et matériels), ainsi que le déroulement des procédures pour atteindre ces objectifs ?

 Les différents niveaux de modélisation

A chacune de ces questions, la méthode Ossad propose des réponses au travers de l’élaboration de représentations graphiques ou modèles :

• Le modèle abstrait qui décrit les objectifs de l’organisation, indépendamment des moyens et des ressources mises en œuvre pour y parvenir. Ce niveau de modélisation permet de répondre aux questions QUOI ? et POURQUOI ? et permet de visualiser les flux qui relient les fonctions de votre organisation
• Le modèle descriptif qui décrit les moyens humains et les ressources technologiques de l’organisation. Il représente les procédures de l’organisation (= manière de réaliser une activité), ainsi que les rôles (= qui participent à quelle activité) et les ressources mises en œuvre (avec quoi est réalisée l’activité). Il répond aux questions QUI ? et COMMENT (dans quel ordre, en combien de temps) ?

Un langage, une méthode de modélisation de processus compréhensible par le métier

Ainsi, la méthode Ossad ne propose pas une approche de modélisation linéaire ou vite incompréhensible par le métier comme on peut le voir trop souvent et qui montre vite ces limites :

• Un seul niveau d’abstraction
• Les rôles ou les unités organisationnelles ne sont pas ou mal représentés
• Le document (Facture, Commande, Contrat, …) qui est le support de travail quotidien du métier, est rarement représenté
• Le cycle de vie de l’information n’est pas représenté, afin de répondre aux questions de base du type : Quel est le statut de la facture, de la commande, …
• Les logigrammes sont longs et vite illisibles
• Il y a très souvent peu d’uniformité entre les symboles utilisés
• et enfin beaucoup trop de losanges !

A l’inverse, elle propose différents niveaux de modélisation en prenant en compte à la fois la vision macroscopique, relationnelle et détaillée de l’organisme étudié (modèle abstrait), mais aussi la communication entre procédures, les procédures et les instructions (modèle descriptif) avec comme élément pivot le cycle de vie du dossier (ou document) qui va faire l’objet d’un traitement.

La méthode Ossad propose ainsi une méthode normalisée qui conjugue à la fois, un vocabulaire, une syntaxe et une grammaire. C’est une méthode de bon sens, simple à appréhender, formelle et qui plus est, libre de droit. Bref, le couteau suisse pour mener à bien un projet d’organisation que ce soit pour le choix d’un progiciel, d’une certification ISO et bien entendu, dans le cadre d’un projet de GED ou de workflow. C’est notamment la raison pour laquelle la solution de BPM Efalia s’appuie sur cette méthodologie de construction de processus.