Comment le Musée du Louvre a automatisé certains de ses processus avec Efalia

Dans le cadre de sa transformation digitale, le Musée du Louvre a opéré un choix stratégique en adoptant la solution BPM (Business Process Management) d’Efalia, marquant ainsi une étape significative dans l’optimisation de ses processus internes. Ce changement ambitieux a été présenté lors du salon Documation, illustrant comment le Louvre a réussi à dématérialiser plus de 15 processus, une avancée notable pour l’une des institutions culturelles les plus prestigieuses au monde.

L’automatisation des processus a permis au Musée du Louvre de gagner en efficacité et en réactivité, des aspects cruciaux pour une institution accueillant des millions de visiteurs chaque année. Parmi les processus dématérialisés figurent la gestion des collections, la billetterie, et d’autres opérations clés qui nécessitaient auparavant une importante charge manuelle et administrative.

Le contexte de la mise en place des processus et les objectifs

Le Musée Du Louvre et ses défis en matière de gestion des processus

Le Musée du Louvre se compose de deux musées distincts, huit départements, un jardin, ainsi qu’un centre de conservation. Au quotidien, plus de 2 300 employés y œuvrent, épaulés par un nombre presque équivalent de collaborateurs externes. En 2022, ce lieu emblématique a accueilli près de 7,8 millions de visiteurs.

Avec une collection de 33 000 œuvres réparties sur une surface de 244 000 mètres carrés, le Louvre s’engage à offrir un service de première qualité à ses visiteurs. La grandeur du Musée nécessite une maintenance, des travaux et des améliorations constantes. La gestion des demandes de travaux a notamment été automatisée pour plus d’efficience.

Objectifs visés par l’implémentation de la solution Efalia Process.

En 2010, la direction a initié une démarche visant à améliorer la qualité des opérations, axée sur une analyse détaillée des processus internes. Un chargé de mission a été désigné pour cartographier les processus et procédures en vigueur, utilisant Excel, bien que cette méthode se révélait chronophage et peu pratique. La nécessité d’un outil dédié à la modélisation des processus s’est imposée, visant à optimiser la cartographie et la gestion des activités critiques ou stratégiques.

Une demande métier sur 2 axes : 1 outil pour cartographier les processus et un outil pour placer sous contrôle certains processus sensibles ou stratégiques.

Mise en œuvre de la Solution Efalia Process

L’approche adoptée pour l’implémentation de Efalia Process au Musée du Louvre : commencer par un premier processus

Le premier test s’est porté sur le processus de demande de congés, un système jusqu’alors entièrement papier, de la demande à la transmission, jugé inefficace. Cette procédure a été choisie comme pilote car elle impliquait l’ensemble du personnel, touchant ainsi une large majorité des agents.

Les principaux processus ciblés et dématérialisés grâce à la solution.

En plus des processus de demande de congés, de demandes de travaux, et autres processus interne, le Musée a déployé l’automatisation d’autres processus. Suite au confinement, la nécessité de dématérialiser certaines opérations du Musée du Louvre est devenue plus pressante.

LE PARAPHEUR ELECTRONIQUE :

Les procédures telles que le parapheur électronique devaient abandonner leur format papier.

LES DEMANDES D’ORDRE DE MISSION

Un autre processus a aussi été digitalisé: les demandes d’ordre de mission, un processus préliminaire pour approuver les demandes des agents pour partir en mission. (Ex : archéologues…)

LES VOYAGES INTERNES DES AGENTS ET DES OEUVRES

Le Centre de Conservation de Liévin, qui abrite les œuvres du Musée du Louvre, voit ses agents effectuer fréquemment des navettes entre le musée et Liévin. Pour optimiser ces déplacements, le musée a instauré un processus via une agence de voyage dédiée, permettant une organisation centralisée de ces “voyages internes”.

Efalia Process s’est désormais imposé comme un élément essentiel au quotidien du musée.

« Aujourd’hui Efalia Process est un outil qui fait partie intégrante de la vie du Musée, un outil qui vit sa vie avec la disparition et la création de processus, il est en phase avec la vie du Musée »

LE PARAPHEUR ELECTRONIQUE

Comment fonctionne Efalia Process

Découvrez le module en vidéo :

Les défis, les bonnes pratiques d’implémentation

Les clés et les conseils d’Anthony Girard

Les clés d’une mise en œuvre réussie :

1- L’appui d’un sponsor au sein de la direction est crucial, mais cela nécessite une réponse rapide aux requêtes et évolutions de l’outil.

2- Un partenaire : Efalia a su répondre rapidement à toute demande d’amélioration. Le musée devait être autonome via un outil efficace. Initialement, maîtriser l’outil de développement représentait un défi, particulièrement pour les novices. Cependant, Efalia Process a évolué pour devenir très intuitif, permettant la modélisation des processus par de simples glisser-déposer. Le musée est capable de gérer et créer ses processus de manière indépendante.

3- Création d’une communauté : Pour encourager l’adoption de l’outil, le musée a formé un groupe de responsables de processus, incluant un responsable de processus,  pour faire le lien et le relais entre les utilisateurs, les règles de gestion, le métier, et la DSI pour la partie développement. Cette communauté travaillait ensemble, permettant d’évaluer les processus et d’être réactif
Cette collaboration a facilité l’évaluation et l’optimisation des processus.

4- Écoute des utilisateurs : Il est essentiel de tenir compte des retours des utilisateurs, même exigeants, pour s’améliorer. Envisager chaque processus comme une application à part entière, destinée aux utilisateurs qui doivent pouvoir l’exploiter rapidement, est possible avec Efalia Process.

Quand on développe un processus il faut le voir comme une mini application mise à disposition des utilisateurs. Pouvoir mettre une application informatique au bout de 3 jours au service des utilisateurs qui peuvent l’utiliser immédiatement on peut le faire avec Efalia Process.

Analyse des résultats obtenus suite à l’utilisation de “Efalia Process”.

L’adoption de l’outil par les utilisateurs

Les applications étaient créées au fur et à mesure des besoins, notamment grâce à la simplicité de l’outil.

Efalia Process est une solution que l’on peut qualifier de “boîte à outils”. Il faut rompre avec l’idée de formulaire, et concevoir avec l’approche de workflow.
Il faut prendre de la hauteur et définir qui intervient, quels allers-retours, quelles destinations. Cette méthode a l’avantage de pouvoir être faite en temps réel. La mise en place d’atelier permet de modéliser le processus rapidement. C’est une méthode Agile.

Bénéfices concrets pour le Musée du Louvre en termes d’efficacité, de réduction des délais, et d’amélioration de la gestion.

Cette transition vers une gestion plus agile et numérique ouvre de nouvelles perspectives pour améliorer l’expérience des visiteurs et optimiser la conservation et la mise en valeur des collections.

Efalia et Le Louvre travaillent comme partenaires.

L’équipe Efalia composée d’experts, sait accompagner ses clients en fonction de leurs besoins et de leurs problématiques particulières. Grâce à cette agilité

Ils ont choisi Efalia Process