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Briques additionnellesQu’est-ce qu’un parapheur électronique ?
Un parapheur électronique est un outil en ligne qui permet de dématérialiser ses documents, de les classer et de les faire valider , de les faire signer électroniquement sans avoir besoin de les imprimer et de les signer manuellement. Il simplifie tout le processus et permet de gérer facilement le cycle de validation et de signature dans les entreprises. Les circuits de validation sont préalablement définis. Les visas hiérarchiques sont facilement paramétrables, les utilisateurs définis simplement, les actions suivies, les habilitations gérées et vous disposez d’une vision 360.
Le parapheur électronique est aussi bien utilisé dans les collectivités locales que dans les entreprises privées pour la gestion des documents administratifs, tels que les contrats, les factures, et les devis, les notes internes…
Pourquoi le parapheur cartonné est il obsolète ?
Dans vos entreprises et organisations publiques, les documents doivent être signés, validés et approuvés de manière régulière et par différents services : les RH, les équipes de Gestion financière, la comptabilité, la Direction Générale … Cependant, les processus de validation des documents et de signature traditionnels, tels que la signature manuscrite et l’envoi postal, sont devenus obsolètes. Le parapheur électronique s’impose pour sécuriser, simplifier les circuits de validation des documents, pour accélérer le processus de signature et améliorer l’efficacité des organisations. Le parapheur électronique permet de gérer conjointement des actions de validation et signature.
Comment fonctionne un parapheur numérique ?
Le parapheur numérique permet de définir et suivre un circuit de validation de documents et les signer électroniquement.
Les étapes:
- Définition des circuits de validation: choisissez un circuit pré-paramétré ou créez le vôtre
- La préparation du document : le document est préparé dans le format approprié (PDF par exemple) et est téléchargé sur le parapheur électronique.
- La sélection des intervenants: les viseurs et les signataires sont choisis. Ils peuvent être internes ou externes à votre organisation.
- La validation et la signature du document : Une notification est envoyées aux personnes concernées. Délais, documents, annexes, notes complémentaires, tout est disponible au même endroit. Les intervenants signent électroniquement le document. Vous déterminez le bon niveau de signature électronique ( simple ou qualifiée) et assurez la sécurité.
- Le suivi et le pilotage: Vous avez une vision globale de l’état d’avancement. Vous suivez toutes les étapes et l’évolution du statut du parapheur
- L’archivage du document : une fois signé, le document est archivé de manière électronique et peut être consulté à tout moment. (GED)
Quels sont les avantages ?
L’utilisation d’un parapheur électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :
- Gain de temps : Les délais de visas sont raccourcis. le processus de signature électronique est plus rapide. Les documents peuvent être signés et transmis en quelques minutes.
- Économie de coûts et de papier : l’utilisation d’un parapheur électronique permet d’économiser les coûts liés à l’utilisation de papier.
- Sécurité : Le parapheur garantit la sécurité des données et assure la confidentialité des informations échangées
- La signature électronique sécurisée: Vous gagnez en sécurité et en agilité.
- Traçabilité : le parapheur électronique permet de suivre le processus de validation et de signature et d’identifier les personnes impliquées.
- Adoption rapide: Son adoption est rapide et son utilisation simple et intuitive. Les utilisateurs n’ont pas besoin de compétences informatiques spécifiques pour utiliser l’outil.
L’utilisation d’un tel outil numérique est un choix judicieux pour les entreprises et organisations qui souhaitent améliorer leur efficacité opérationnelle, réduire leurs coûts sécuriser le processus de validation et de signature.
