Comment dématérialiser les documents ?

Quand on parle de GED, il y a forcément en amont une réflexion sur le processus de gestion documentaire et dématérialisation. La dématérialisation est devenue une nécessité pour de nombreuses entreprises, qui souhaitent améliorer leur efficacité, leur productivité et leur impact environnemental. Cette pratique consiste à convertir les documents physiques en fichiers numériques, pour les stocker, les partager et les traiter plus facilement.

La dématérialisation peut s’appliquer à une grande variété de documents, tels que les factures, les contrats, les bulletins de paie, les rapports, les dossiers de santé, les documents RH, etc.

Mais comment les dématérialiser ? Dans cet article, nous vous présentons les étapes à suivre pour réussir cette transition.

Pourquoi dématérialiser les documents ?

La dématérialisation des documents présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

• Une meilleure gestion de l’information : grâce à la numérisation des documents, il est plus facile de stocker, rechercher et retrouver des informations importantes. Les documents peuvent être classés, organisés et archivés plus efficacement, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
• Une réduction des coûts : la dématérialisation permet de réduire les coûts liés au stockage, à l’impression, à l’envoi postal et au traitement manuel des documents. Elle permet également de réduire les risques de perte ou de vol des documents.
• Un impact environnemental réduit : la dématérialisation permet de réduire l’utilisation du papier et de l’encre, ainsi que les émissions de gaz à effet de serre liées à la production et au transport des documents.

Les étapes pour dématérialiser les documents

La dématérialisation des documents est une opération qui peut être réalisée en interne ou par une entreprise spécialisée. Les étapes à suivre sont les suivantes :

Les outils pour dématérialiser les documents

Il existe de nombreux outils disponibles pour aider à la dématérialisation des documents. Les scanners de bureau, les photocopieurs multifonctions et les scanners de production sont des exemples d’outils qui peuvent être utilisés pour numériser les documents papier. Les logiciels de numérisation et de conversion de fichiers, tels que Efalia Capture, peuvent aider à la conversion des fichiers numérisés dans un format approprié. Enfin, un logiciel de GED, tels que Efalia Doc,  aide à stocker, organiser et gérer les fichiers numériques.

Les avantages de la dématérialisation des documents

La GED offre de nombreux avantages pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion documentaire.

Gain de temps

La dématérialisation permet de réduire considérablement le temps nécessaire pour gérer les documents. Les documents sont facilement accessibles à partir d’un ordinateur, ce qui élimine la nécessité de chercher manuellement des documents dans des classeurs ou des boîtes d’archives. Les processus de traitement des documents, tels que la saisie de données et la validation, sont également accélérés.

Économie d’espace de stockage

Les documents papier prennent beaucoup de place dans les bureaux et les espaces de stockage. La dématérialisation permet de libérer de l’espace en éliminant le besoin de stocker des documents physiques. Les documents peuvent être stockés dans leur format numérique sur des disques durs, dans le cloud, et bien évidemment dans une GED.

Sécurité des données

La dématérialisation permet de mieux sécuriser les données sensibles des entreprises. Les documents numériques peuvent être cryptés et stockés dans des environnements sécurisés. Les données peuvent également être sauvegardées régulièrement pour éviter les pertes de données en cas de catastrophe.

Accessibilité accrue

Les documents numériques peuvent être accessibles à tout moment et de n’importe où avec une connexion Internet. Cela facilite la collaboration à distance entre les employés, les partenaires et les clients.

Écologie et développement durable

La dématérialisation permet de réduire la consommation de papier et d’encre, ainsi que la production de déchets. Cela contribue à la protection de l’environnement et à la mise en place d’une gestion documentaire plus durable.

En somme, la dématérialisation des documents apporte de nombreux avantages pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. C’est une étape importante à franchir pour optimiser la gestion documentaire et pour se conformer aux nouvelles réglementations.

Les précautions à prendre lors de la dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents présente de nombreux avantages, mais elle nécessite également certaines précautions à prendre pour garantir la sécurité et la fiabilité des informations numérisées.

Voici quelques précautions à prendre lors de la dématérialisation des documents :

• Respecter les normes en vigueur : avant de commencer la dématérialisation, il est important de se renseigner sur les normes en vigueur dans votre pays ou votre secteur d’activité. Ces normes définissent les règles à respecter pour garantir la validité juridique des documents numérisés.
• Prévoir des sauvegardes régulières : la dématérialisation implique la suppression des documents originaux au profit de leur version numérique. Il est donc essentiel de prévoir des sauvegardes régulières pour éviter la perte de données en cas de problème technique.
• Sécuriser les données : les documents numérisés peuvent contenir des informations sensibles qui doivent être protégées. Il est recommandé d’utiliser des outils pour sécuriser les données et d’adopter une politique de gestion des accès pour limiter les personnes qui ont accès aux documents.
• Vérifier la qualité des numérisations : pour éviter les erreurs de lecture ou les documents illisibles, il est important de vérifier la qualité des numérisations. Les documents numérisés doivent être clairs et précis pour garantir leur utilisation future.
• Former les collaborateurs : la dématérialisation implique un changement dans la manière de travailler. Il est donc essentiel de former les futurs utilisateurs aux outils de numérisation et de gestion des documents pour assurer une transition en douceur.

Conclusion

En conclusion, la dématérialisation des documents offre de nombreux avantages en termes de gestion documentaire, de sécurité des données et de productivité. Cependant, il est important de prendre certaines précautions pour s’assurer que la dématérialisation se fasse dans les meilleures conditions. Il est donc recommandé de se faire accompagner par des experts en dématérialisation pour garantir la réussite de votre projet.

N’oubliez pas que la dématérialisation est un enjeu majeur pour l’entreprise, qui permet de se moderniser et de rester compétitive dans un monde en constante évolution. Alors, n’hésitez plus, lancez-vous dans un tel projet et profitez de tous les avantages que cela peut vous apporter !