La Communauté de Communes des Portes du Luxembourg simplifie la Gestion de la relation usager avec Efalia E-gov

La CCPL est la Communauté de Communes des Portes du Luxembourg. Elle regroupe 50 communes et 20 500 habitants. Elle a choisi la solution Gestion de la Relation Usager (GRU) E-gov d’Efalia pour dématérialiser ses démarches administratives. Une solution de GRU/GRC  a pour objectif de faciliter et de digitaliser la relation avec ses partenaires et usagers.

La Communauté de Commune des Portes du Luxembourg

La Communauté de Communes des Portes du Luxembourg (CCPL) se trouve dans le département des Ardennes, en Grand Est.
Elle comprend 50 communes et une population d’environ 20 500 habitants, répartie sur un territoire de 500 km2.
Le Conseil Communautaire est composé de 73 conseillers élus et membres du Bureau Communautaire. Il est responsable de plusieurs missions, dont :

• Collecte des déchets
• Développement économique et touristique
• Politique du logement et du cadre de vie
• Service aux familles
• Santé publique
• Équipements culturels et sportifs
• Aménagement du territoire
• Mise en valeur de l’environnement
• Mobilité.

Pourquoi ce projet de dématérialisation ?

La Communauté de communes a lancé un projet de dématérialisation de ses procédures administratives, dans le cadre d’un programme plus large de modernisation de l’administration publique appelé « Action Publique 2022 ».
Cette initiative fait suite à la crise sanitaire et vise à accélérer la transformation de l’administration publique.

Dans le cadre de ce projet, la CCPL a mis en place une solution centralisée de gestion électronique des courriers et un portail accessible aux partenaires. L’idée était de simplifier les tâches administrative et d’accélérer les processus métier.
À l’avenir, ce portail sera étendu à tous les publics concernés, tels que les administrés (à l’exception de l’état civil), les communes, les entreprises et les partenaires, ainsi qu’une solution de Gestion électronique des documents plus globale.

Arrivée il y a deux ans pour porter prioritairement ce projet resté en souffrance par manque de ressources, nous souhaitions trouver l’outil adéquat et ‘sur-mesure’ capable de s’adapter à notre organisation et à nos processus.

Lola Gaudefroy, Secrétaire Générale de la CCPL

Pourquoi la CCPL a choisi la solution de Gestion de la Relation Utilisateurs Efalia E-gov ?

Gestion de courriers, portail utilisateurs, gestion de la relation usagers

Actuellement, le module GRU (Gestion de la relation usagers) a été mis en place pour faciliter la communication avec les partenaires, et environ 6 283 fiches partenaires ont déjà été intégrées dans le logiciel de GRU. En même temps, un portail usager est en cours de développement, qui permettra de gérer en ligne, outre les formulaires d’urbanisme CERFA, les primes à la mobilité et d’autres aides destinées aux agriculteurs, aux entreprises et aux associations.

En pratique, une interface a été développée pour connecter la boîte e-mail de l’accueil de la CCPL à la solution Efalia E-gov et améliorer la gestion du courrier entrant. (sous format numérique et en courriers papiers).

Cette intégration automatique permet de récupérer tous les courriers entrants qu’il arrive sous format numérique ( par email) ou papier ( il est alors numérisé) et  permet aux agents de compléter les informations manquantes dans les formulaires avant de les envoyer dans le bac de traitement approprié.

Ainsi la CCPL profite d’une gestion électronique de courriers qui simplifie le quotidien de ses agents.

La solution d’Efalia nous a permis de faire gagner du temps à nos différents agents et représente également une économie significative pour l’organisation.
Par ailleurs, elle permet d’améliorer et de simplifier le traitement et le suivi des dossiers pour un meilleur service à nos usagers, le tout dans un environnement fiable et sécurisé favorisant la conformité et la collaboration.
Lola Gaudefroy

Réussir son projet de dématérialisation avec Efalia

Montée en puissance de la dématérialisation des documents et processus

L’accès au portail sera étendu aux communes qui seront formées à son utilisation. Par la suite, la CCPL augmentera l’intégration de nouveaux formulaires. Cela permettra de faciliter la collaboration entre les différents acteurs et de garantir la conformité des processus.

Déploiement d’une plateforme de gestion des documents

La CCPL envisage, par la suite,  le déploiement d’une véritable plateforme de gestion documentaire à destination de l’ensemble de ses collaborateurs, partenaires et administrés.

L’utilisation d’une plateforme de gestion documentaire permettra aux communes et aux collaborateurs de la CCPL d’accéder facilement à tous les documents et processus nécessaires, le tout dans un environnement sécurisé.

Parlez-nous de votre projet

Faîtes comme la communauté de Communes des Portes du Luxembourg: passez au digital pour simplifier les tâches administratives,  améliorer la relation utilisateurs, accélérer le traitement des demandes et garantir l’accès aux documents. Nous vous accompagnons dans toutes les étapes de vos projets.