LA FONDATION VALERY ET LE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT : LE CHOIX D’Efalia

Les challenges de la Fondation :

• Assurer le suivi de plusieurs projets simultanés au long terme : demandes, paiements, suivi et vision transverse.

1. LA DEMANDE : Le demandeur fait sa demande de subvention simplement, via un formulaire sur le site web de la fondation.
Elle est alors automatiquement prise en compte par la solution Efalia qui l’introduit automatiquement dans le lancement du processus « affaires ». Le demandeur complète directement son formulaire via la solution Efalia en y ajoutant les pièces justificatives obligatoires.
2. L’ADMINISTRATION DU DOSSIER : Les membres de la fondation habilités peuvent consulter le dossier et administrer les preuves.
3. LA VALIDATION DE LANCEMENT : Le directeur visualise les demandes de subvention complètes depuis la solution Efalia, et peut choisir de valider la demande, la refuser, ou demander des modifications au demandeur.
4. LE VOTE : Une fois validée, l’outil BPM Efalia génère des bulletins de votes à destination de votants (Comité de subvention) identifiés au préalable dans l’application. Chaque personne vote séparément et confidentiellement sur l’outil Efalia.
Une table ronde permet de donner un vote final, facilité par les étapes précédentes.
5. LA SIGNATURE : La solution BPM d’Efalia génère alors automatiquement le document de convention du financement pour que le directeur le signe.
6. LE FINANCEMENT : Le processus de financement est alors lancé via la solution BPM d’Efalia, qui envoie l’annonce et la confirmation du paiement ainsi que le montant proposé au demandeur.
Le demandeur se connecte à la solution Efalia pour confirmer le paiement.
7. LE SUIVI : Des alertes, mails automatiques de rappels et notifications sont automatiquement envoyés selon le processus établi en amont. Le demandeur envoie des rapports annuels.

En conclusion : Tout le processus est totalement automatisé, digitalisé. Plus de papier !