BPM : 13 questions à se poser avant d’investir

Le BPM, en quelques mots

Dans un environnement hautement concurrentiel où le télétravail est de plus en plus adopté, il est essentiel pour toute entreprise qui souhaite se développer et maintenir sa profitabilité, d’être aussi efficace que possible. Jusqu’à présent, rien de nouveau.

Mais, ce que beaucoup n’ont pas encore réalisé, c’est qu’au milieu de tant de technologie, un grand nombre de processus reste encore géré manuellement ou bien partiellement. De nombreux processus ne sont pas digitalisés de bout en bout. Conséquence de tout cela une exécution manuelle des processus traditionnels revient à faire en sorte que vos équipes consacrent du temps et de l’argent à des activités qui n’apportent aucune valeur ajoutée pour votre entreprise. C’est là qu’une solution BPM entre en jeu.

Si vous souhaitez comprendre en détail le fonctionnement d’une plateforme de BPM, je vous invite à lire l’article correspond. Mais en synthèse le BPM , acronyme de Business Process Management, et gestion des processus métier en français, est une approche pour améliorer le workflow (flux de travail) et les processus métier d’une entreprise. C’est donc un outil d’automatisation des processus.

D’une manière générale, un logiciel BPM vous aide à cartographier vos processus pour :

• Rendre vos processus quotidiens aussi efficaces que possible ;
• Garantir l’efficacité des personnes impliquées dans vos processus.
• Réduire les risques et sources d’erreur
• Identifier et éliminer les tâches chronophages ;
• Contrôler les coûts de votre entreprise à l’aide d’un pilotage efficace des processus

Ainsi, la gestion des processus métier (BPM) est une combinaison de pratiques visant à créer de la valeur organisationnelle grâce à une culture d’amélioration continue des processus.

 

Comment savoir si mon entreprise doit investir dans le BPM ?

Vous avez saisi les concepts du BPM et les avantages d’une solution de gestion des processus. Cependant, vous vous demandez si le moment est venu pour votre entreprise d’adopter une telle solution. Pour dissiper ces doutes, nous avons dressé une liste des défis fréquemment rencontrés par nos clients. Alors, à vous de cocher maintenant ceux qui correspondent à votre réalité quotidienne :

13 questions sur le BPM, 13 réponses

1- Difficulté à terminer les processus à temps.

Combien de temps faut-il aux employés de votre entreprise pour achever une activité dans le cadre d’un processus ? Avez-vous un contrôle sur l’état d’avancement du processus et/ou sur ce qui est fait ?

Un logiciel de BPM apporte les bénéfices suivants :

• Amélioration de l’Efficacité Temporelle: Le BPM permet de définir des étapes claires, réduisant le temps nécessaire pour compléter chaque activité.
• Suivi en Temps Réel: Grâce au BPM, vous avez un contrôle en temps réel sur l’avancement des processus, permettant une gestion proactive

2- Difficulté à prendre des décisions.

La direction dispose-t-elle des informations nécessaires pour prendre des décisions importantes concernant le processus ? Les informations sont-elles faciles à trouver ? Sont-elles centralisées ?

Réponse :  Le BPM centralise les informations cruciales pour une prise de décision rapide. Des processus bien définis garantissent que les données nécessaires sont accessibles, facilitant la direction dans ses choix.

3- Beaucoup d’argent investi, peu de rendement.

Votre entreprise a-t-elle investi dans des processus qui ne sont pas rentables ? Avant de lancer un processus, pouvez-vous évaluer le temps qu’il faudra pour le mener à bien et les dépenses qu’il entraînera ?

Réponse : Avant le lancement, le BPM permet une évaluation approfondie du temps et des coûts associés à chaque processus, assurant un investissement rentable

4- Perte de compétitivité due aux retards de livraison.

Votre entreprise doit-elle réduire le délai de vente de son produit en raison d’une concurrence accrue ? Avez-vous besoin d’améliorer la qualité de vos produits/services ?

Réponse : Le BPM aide à réduire les retards de livraison en optimisant les processus, maintenant ainsi la compétitivité

5- Manque de réalisation des objectifs de l’organisation.

Malgré tous les efforts de vos équipes, votre entreprise ne parvient-elle pas à atteindre ses objectifs organisationnels ?

Réponse : Alignant les processus sur les objectifs, le BPM facilite la réalisation des objectifs organisationnels, assurant une cohérence entre les activités et la stratégie.

6- Livraison incohérente de produits/services, associée à l’insatisfaction des clients.

Vos clients se plaignent-ils de retards de livraison, de produits défectueux, etc.

Réponse : Le BPM contribue à améliorer la qualité des produits/services, réduisant les plaintes des clients, grâce à une meilleure traçabilité, réactivité. En garantissant des processus fiables, la satisfaction client augmente.

7- Inefficacité des employés.

La productivité de vos employés a-t-elle diminué ? Vos employés perdent-ils du temps à effectuer des tâches manuelles répétitives ?

Réponse : Le BPM automatise les tâches manuelles et répétitives, augmentant l’efficacité des employés. La réduction des tâches chronophages permet de recentrer vos collaborateurs sur des tâches à valeur ajoutée.

8- Manque d’informations sur l’étape du processus en cours d’exécution.

Au sein d’un processus, comment contrôlez-vous la progression des activités ? Quel est le niveau de difficulté pour obtenir ces informations ?

Réponse : Le BPM offre une visibilité complète sur le déroulement des activités grâce à des tableaux de bord qui listent l’ensemble des activités en cours avec leur statut respectif.

9- Constatation de la non-conformité aux dispositions légales.

Des processus à risque ne sont pas couverts par votre système d’information. Est-ce que certaines validations engageantes pour votre entreprise se font uniquement par mail ou par échange de fichiers Excel par exemple ?

Réponse : Le BPM assure la conformité en couvrant les processus à risque et en facilitant les validations nécessaires et en contribuant ainsi à réduire les risques opérationnels.

10- Difficulté à hiérarchiser les processus.

Votre entreprise a beaucoup de choses à faire, mais ne sait pas ce qui est urgent et ce qui est important. Parmi les processus, savez-vous comment définir ceux qui doivent être exécutés avec plus d’urgence ?

Réponse : la cartographie des processus et leur complétude par rapport à votre système d’information permet d’identifier les processus urgents à modéliser et à exécuter depuis une plateforme de BPM.

11- Incapacité à évaluer l’efficacité des processus et à les cartographier.

Savez-vous quels sont les processus qui apportent réellement des résultats ? Pouvez-vous dresser une liste de ceux qui peuvent être éliminés ? Pouvez-vous identifier les points d’amélioration ? (comprendre la cartographie des processus)

Réponse : Les outils de BPM permettent de cartographier facilement les processus et ce avec l’aide des directions métier. Grâce à un langage de modélisation simple et compréhensible par tous, la cartographie permet d’identifier facilement les axes d’amélioration.

12- Difficulté à déterminer les étapes du processus qui n’apportent pas de valeur ajoutée et où se trouve le gaspillage.

Êtes-vous sûr que toutes les activités d’un processus sont essentielles ? Sont-elles réalisées de la bonne manière ? Sont-elles achevées dans les délais et dans les limites du budget ?

Réponse : Le BPM identifie les étapes non essentielles, réduisant les temps de traitement et améliorant l’efficacité

13- Incapacité à évaluer les résultats d’un processus.

Les gestionnaires peuvent-ils mesurer les processus de bout en bout et les comparer aux résultats escomptés ? Est-il possible de quantifier les processus ?

Réponse : Les fonctionnalités du BPM permettent aux gestionnaires de mesurer et quantifier les résultats des processus. Cette évaluation continue favorise une amélioration constante

Conclusion

Si vous avez coché la plupart des points ci-dessus, votre entreprise devrait idéalement investir dans une solution de gestion des processus métier afin de rationaliser et de faciliter la gestion de ces processus.

Mais si vous avez encore des doutes sur l’opportunité d’investir dans le BPM, nous souhaitons vous aider un peu plus, car nous savons très bien que ce type de solution ne sera validé par votre direction que si le retour sur investissement est rapide.
C’est dans cet esprit – et pour vous donner un coup de main supplémentaire – que nous vous proposons de réaliser une maquette à partir d’un de vos processus qui vous pose problème.

Avec une telle approche, vous pouvez mesurer la pertinence de notre plateforme et son adéquation à couvrir vos attentes et toute notre expertise.